Usługi w Niemczech

usługi w NiemczechPolskie firmy pracują coraz częściej w Niemczech, w szczególności polskie firmy budowlane podbijają niemiecki rynek. Jak świadczyć usługi w Niemczech? Czy można mieć działalność w Polsce, a wykonywać pracę w Niemczech? Czy może lepiej założyć firmę w Niemczech? Jakie obowiązki ma firma budowlana w Niemczech? Poniżej przedstawiamy artykuł przewodni z linkami do poszczególnych artykułów, z których można dowiedzieć się, jakie formalności musi spełnić polska firma w Niemczech, jak wygląda oddelegowanie do Niemiec pracowników i jakie dokumenty powinna mieć polska firma w Niemczech.


W celu uzyskania jeszcze dokładniejszych informacji warto sięgnąć po przekrojowe artykuły opublikowane na naszej stronie:

Wykonywanie usług budowlanych w Niemczech – o czym warto pamiętać? Część I – kwestie pracownicze

Wykonywanie usług budowlanych w Niemczech, polska firma budowlana w Niemczech

Budowa światłowodów w Niemczech – rejestracja firmy w Niemczech

 

1. Firma w Polsce czy w Niemczech?

Polska firma otrzymuje kontrakt na wykonanie usługi w Niemczech. Pierwszą wątpliwością, która się pojawia, jest to, czy można świadczyć usługi w Niemczech przez polską firmę, czy też trzeba zarejestrować firmę w Niemczech. Zarejestrowana działalność w Polsce a praca w Niemczech jest jak najbardziej możliwa. Nie jest konieczne założenie firmy w Niemczech.Spełniając określone wymogi można nawet przez dłuższy czas pracować w Niemczech, nie płacąc tam podatków oraz ubezpieczenia społecznego. Jest to w szczególności istotne dla jednoosobowych działalności gospodarczych świadczących usługi w Niemczech. Jeżeli chodzi o ZUS, warto zapoznać się z artykułem polska firma jednoosobowa w Niemczech (samozatrudnienie) – składki ZUS. Dla polskiej firmy wykonującej usługi w Niemczech szczególnie ważne jest zachowanie określonego obrotu w Polsce (ma to wpływ na podatki i ZUS). Optymalnie, gdy obrót w Polsce przekracza 25% w skali roku, ale i przy obrocie powyżej 5%, nie stoimy koniecznie na straconej pozycji. Musimy pamiętać jedynie o ryzyku uchylenia A1 przez ZUS.

W mojej ocenie, co potwierdzone jest także licznymi przykładami z praktyki, zakładanie nowego podmiotu najczęściej mija się z celem. O wiele korzystniej jest pozostać na polskiej działalności i wykonywać transgranicznie usługi w Niemczech. Konieczna jest wtedy tylko rejestracja polskiej firmy w Niemczech w różnych instytucjach. Podstawowe zalety polskiej działalności w Niemczech to:

  • niższe podatki w Polsce – jest to w szczególności widoczne przy firmach budowlanych, które rozliczają się niewysokim ryczałtem od przychodów (np. 5,5%), podatek dochodowy w Niemczech może być znacznie wyższy i sięgać nawet 45%;
  • możliwość delegowania pracowników do Niemiec (ubezpieczenie społeczne i podatki od pracownika są najczęściej nadal opłacane w Polsce i to w niższych stawkach niż w Niemczech – warto zapoznać się z porównaniem kosztów pracy delegowanego do Niemiec pracownika i zatrudnionego na miejscu w Niemczech;
  • niższe koszty obsługi prawnej i księgowej;
  • brak bariery językowej z urzędami skarbowymi i instytucjami ubezpieczania społecznego;
  • uprawnienia zawodowe – właściciel firmy w Niemczech potrzebuje często szczególne uprawnienia potwierdzone np. dyplomem mistrzowskim, przy czymw Polsce nie ma takich regulacji; zatem przykładowo malarz z firmą w Polsce może bez przeszkód świadczyć usługi w Niemczech, a po założeniu firmy w Niemczech musi zdobyć tytuł mistrza (co jest w praktyce bardzo utrudnione);
  • mniejszy nakład pracy administracyjnej – wiele kwestii, jak np. wspomniane uprawnienia zawodowe, badania lekarskie dla pracowników, BHP, zrzeszenia zawodowe, izby rzemieślnicze, jest znacznie bardziej skomplikowane w Niemczech.

Warto zatem skorzystać z możliwości, które stwarza Unia Europejska. Świadczenie usług w Niemczech przez polską firmę jest jak najbardziej możliwe i często jest to najefektywniejsze rozwiązanie pod kątem podatków i ubezpieczenia społecznego. Także zatrudnienie personelu w ramach oddelegowania pracownika za granicę wiąże się w typowym przypadku z mniejszymi kosztami niż zatrudnienie pracownika w Niemczech.

2. Podatek dochodowy

Jeżeli świadczymy usługi w Niemczech jako polska firma, to co do zasady podatki dochodowe (CIT, PIT) płaci się nadal tam, gdzie jest siedziba firmy. Właściciele firm często narzekają na wysokość podatków w Polsce, ale jak się je porówna z podatkiem dochodowym w Niemczech, to nagle okazuje się, że w Polsce nie jest tak źle. W szczególności opłacalne mogą być ryczałty od przychodów dla działalności z branży budowlanej czy elektrycznej (np. 5,5%). Jeżeli firma nie ma zbyt wielu kosztów, to obciążenie podatkowe pozostaje na bardzo niskim poziomie. Także opodatkowanie podatkiem liniowym 19% często jest korzystniejsze, niż niemiecka skala podatkowa.

Są sytuacje, w których przed podatkiem dochodowym w Niemczech nie uciekniemy. Dzieje się tak w szczególności wtedy, gdy powstaje nam tzw. zakład podatkowy w Niemczech. Zakład podatkowy przy transgranicznym świadczeniu usług powstaje w szczególności, jeżeli prace na jednym projekcie trwają ponad 12 miesięcy. Na powstanie zakładu podatkowego w Niemczech narażone są w szczególności polskie firmy budowlane, montażowe czy z branży elektrotechnicznej. Niemieckie urzędy nie sprawdzają jedynie poszczególnych projektów, ale patrzą, czy nie są one ze sobą powiązane. Jeżeli dochodzi do takiego powiązania (ten sam zleceniodawca, ten sam obszar geograficzny), to urzędnik zliczy poszczególne prace. Wtedy można nawet nieświadomie przekroczyć 12 miesięcy. Często bowiem polskie firmy w Niemczech nawiązują współpracę z jednym kontrahentem, który podzleca część prac na różnych projektach. Niby firma pracuje miesiąc tu, miesiąc tam, ale dla urzędnika jest to jedna budowa przekraczająca 12 miesięcy.

Inną pułapką, w które wpadają polskie firmy w Niemczech, jest brak obrotów w Polsce. Firma zarejestrowana w Polsce z czasem zaczyna wykonywać tylko usługi w Niemczech, zaniedbując polski rynek. Jest to bardzo niebezpieczna sytuacja. Można wypaść z polskich ubezpieczeń społecznych (ZUS uchyli A1 ). Inne ryzyko polega na tym, że niemiecki urząd skarbowy uzna naszą polską działalność za niemiecką firmę. Urzędnicy wychodzą z założenia, że siedziba firmy jest nie tam, gdzie firma jest formalnie zarejestrowana, ale tam, gdzie znajduje się miejsce zarządu. Dotyczy to w szczególności jednoosobowych działalności świadczących usługi w Niemczech. Skoro właściciel firmy wykonuje osobiście ponad 90% zleceń w Niemczech, nie pracuje w ogóle w Polsce, to niemiecki urząd skarbowy uzna, że miejsce zarządu (zarząd tutaj to właściciel firmy) jest w Niemczech i nakaże zapłacić podatek w Niemczech.

Polskie firmy, w szczególności firmy budowlane, zobowiązane są do corocznego wykazywania braku obowiązków podatkowych w Niemczech. Najczęściej przy takiej weryfikacji obowiązku podatkowego urzędy dopatrują się zaległych zobowiązań podatkowych w Niemczech. Dokumenty należy złożyć do 31.07 każdego roku. Jeżeli tego nie zrobimy, to urząd wyśle nam pismo, w którym zobowiąże polską firmę do złożenia deklaracji podatkowych w Niemczech.

3. Podatek budowlany – Bauabzugsteuer

W Niemczech już od ponad 20 lat funkcjonuje podatek budowlany (zwany także podatkiem od usług budowlanych). Więcej na temat tego podatku można poczytać w artykule Podatek budowlany w Niemczech lub we wpisie Jak uzyskać Freistellung?.

Pisząc w skrócie, podatek budowlany w Niemczech nie jest prawdziwym podatkiem. Jest to coś, co ma zmusić polskie firmy do kontaktów z niemieckim urzędem skarbowym. Czemu niemieckim urzędom skarbowym zależy tak na tym, by zgłaszały się do nich polskie firmy budowlane? Sprawa oczywista, by móc te firmy opodatkować, jak trafi się ku temu okazja. Podatek budowlany i zwolnienie z niego (zaświadczenie o zwolnieniu z podatku budowlanego nazywa się Freistellung, czytaj „frajsztelung”) jest to klasyczna metoda kija i marchewki. Jeżeli polska firma budowlana w Niemczech zgłosi się do urzędu skarbowego, to otrzyma zwolnienie z podatku budowlanego. Na pewien czas, może to być 3, 6 lub czasem 12 miesięcy. Przy każdym przedłużeniu Freistellung trzeba dostarczyć informacje o wykonywanych pracach, delegowanych do Niemiec pracownikach itd. Urząd od razu ma możliwość wyłapania polskich firm, które podlegają podatkowi dochodowemu w Niemczech.

Jeżeli firma budowlana nie uzyska Freistellung, to zleceniodawca ma obowiązek potrącić 15% z każdej wypłacanej faktury. Zatem firma, mimo że wykonała swoje usługi w Niemczech, nie dostanie całości wynagrodzenia. Potrącone kwoty przelane zostaną do niemieckiego urzędu skarbowego. Można je odzyskać (pamiętajmy, podatek budowlany to nie żaden prawdziwy podatek, raczej taka kaucja gwarancyjna), ale trzeba dostarczyć informacji na temat budów w Niemczech, delegowanych pracowników itd. Czyli i tak i tak będziemy zmuszeni do kontaktu z niemiecką skarbówką. Nawet jak byśmy sobie chcieli spisać te potrącone 15% na straty, to i tak urząd będzie nas wzywał do rejestracji.

Co ważne, każda firma, w tym polska, powinna mieć takie zwolnienie z podatku budowlanego. Jeżeli zatrudniamy 10 podwykonawców z polski (firmy jednoosobowe bez pracowników), to także każdy podwykonawca musi się zarejestrować w Niemczech i uzyskać zwolnienie. Jeżeli zwolnienia nie posiada, a zleceniodawca wypłaca całość faktury, to zleceniodawca ryzykuje tym, że będzie zmuszony wyłożyć 15% z własnej kieszeni. Freistellung jest zatem podstawowym dokumentem przy świadczeniu usług budowlanych w Niemczech. Pamiętajmy, by zawsze mieć aktualnie obowiązujące i wymagać tego od podwykonawców, skądkolwiek by byli. O Freistellung nie można wnioskować wstecz! Zawsze weryfikujmy, czy jest ono ważna na dzień płatności faktury.

Zwolnienie z podatku budowlanego jest konieczne, jeżeli mamy do czynienia z usługami budowlanymi. W przypadku usług projektowych w Niemczech lub produkcyjnych taki obowiązek nie powstaje.

4. Podatek VAT w Niemczech

Świadcząc usługi w Niemczech nie można zapominać o podatku VAT. Wiele firm wychodzi z założenia, że fakturę wystawia się z odwrotnym obciążeniem i podatek VAT rozlicza nabywca usługi. Jest tak, ale jedynie w przypadku usług świadczonych na rzecz przedsiębiorców. Jednak obowiązek rejestracji do VAT w Niemczech może powstać z innych przyczyn, np. nabycia usługi budowlanej od podwykonawcy, przemieszczenia własnych towarów do Niemiec itd.

Polska firma świadcząca usługi w Niemczech ma obowiązek rejestracji do VAT w Niemczech między innymi w następujących przypadkach:

  • wykonania usługi związanej z nieruchomością (np. usługi budowlanej, usługi montażowej) na rzecz osoby prywatnej;
  • nabycia usługi związanej z nieruchomością od podwykonawcy z zagranicy (np. polska firma budowlana w Niemczech nabywa usługę od polskiego podwykonawcy – nabywca usługi otrzyma fakturę z odwrotnym obciążeniem i powinien rozliczyć nabycie usługi w Niemczech, nawet jeżeli w Polsce podwykonawca jest zwolniony podmiotowo z VAT);
  • przemieszczenie własnych towarów do Niemiec (np. polska firma budowlana w Niemczech wykonuje usługę z wykorzystaniem własnych materiałów budowlanych).

Więcej o obowiązku rejestracji do VAT w Niemczech można przeczytać <<TUTAJ>>.

Jeżeli powstał obowiązek rejestracji do VAT w Niemczech, to niezbędna będzie rejestracja do VAT w Niemczech.

Rejestracja do VAT w Niemczech następuje w tym samym urzędzie skarbowym, w którym składany jest wniosek o zwolnienie z podatku budowlanego (Freistellung). Obie procedury można połączyć i jednocześnie zawnioskować o Freistellung i zarejestrować się do VAT. Po rejestracji VAT w Niemczech trzeba składać cyklicznie (na początku miesięcznie) deklaracje VAT. Po zakończeniu danego roku należy złożyć deklarację roczną. Podatek VAT w Niemczech przybliżony został dokładniej <<TUTAJ>>.  Warto zwrócić też uwagęna to, jak wystawić fakturę VAT dla niemieckiego kontrahenta.

Jeżeli w stosunku do firmy wystąpił obowiązek rejestracji do VAT w Niemczech, to nie można odzyskać podatku VAT w ramach procedury VAT-Ref. Zwrot podatku VAT z Niemiec powinien nastąpić w ramach cyklicznie składanych deklaracji. Należy o tym pamiętać, jeżeli mamy faktury zakupowe (lub paragony do kwoty 250 euro brutto) z niemieckim podatkiem VAT, np. za paliwo, noclegi, materiały budowlane itd. Zakupy te należy rozliczać na bieżąco w deklaracji. Jeżeli nie powstaje obowiązek rejestracji do VAT w Niemczech, to podatek VAT z Niemiec odzyskamy w ramach wniosku VAT-Ref, który należy złożyć do 30 września roku następnego.

5. Zgłoszenia w Niemczech

Wykonując usługi w Niemczech, w szczególności usługi budowlane, należy dopełnić szeregu formalności, by legalnie świadczyć tam usługi. Niezbędne będzie przede wszystkim:

  • zgłoszenie pracowników urzędu celnego (Zollamt)
  • rejestracja do kasy urlopowej SOKA-Bau
  • rejestracja polskiej firmy w Niemczech w urzędzie skarbowym w celu uzyskania zwolnienia z podatku budowlanego (Freistellung)
  • rejestracja do VAT w Niemczech
  • zgłoszenie do izby rzemieślniczej (Handwerkskammer)
  • zgłoszenie w związku z wjazdem do Niemiec związane z pandemią COVID-19.

Więcej informacji na temat zgłoszeń w Niemczech przy pracach budowlanych można znaleźć <<TUTAJ>>.

6. Delegowanie pracowników do Niemiec

Świadcząc usługi w Niemczech trzeba najczęściej wysłać własny personel na miejsce, by wykonać usługę. Takie czasowe wysłanie personelu nazywamy delegowaniem pracownika. Pamiętajmy przy tym, że niemieckie władze nie rozróżniają między umową o pracę a innymi formami zatrudnienia (umowa zlecenia, umowa o dzieło). Jako delegowanie pracownika należy zatem rozumieć także delegowanie zleceniobiorcy czy wykonawcy dzieła.

Oddelegowanie pracownika za granicę związane jest z szeregiem obowiązków. Jeszcze przed wyjazdem należy uzyskać dla pracownika lub zleceniobiorcy zaświadczenie A1. Dzięki temu zaświadczeniu nie opłacamy składek społecznych w Niemczech, pracownik nadal zostaje ubezpieczony w Polsce. Mamy dwie podstawy prawne do otrzymania A1. Pierwsza (art. 12 rozporządzenia) ma zastosowanie przy klasycznym oddelegowaniu, gdzie pracownik jest wysyłany na pewien okres (maksymalnie do 24 miesięcy) do innego kraju. Pracuje on wtedy wyłącznie w kraju oddelegowania (np. w Niemczech). Inna możliwość (art. 13 rozporządzenia) to wykonywanie pracy w dwóch lub więcej krajach. Pracownik np. wykonywać będzie równolegle pracę w Polsce i w Niemczech (np. dwa tygodnie w Polsce, dwa tygodnie w Niemczech i ten schemat powtarza się). Ta druga możliwość daje więcej elastyczności i nie zmusza do składania wniosku o A1 przy każdym wyjeździe.

Pracownik (zleceniobiorca) powinien uzyskać także przed wyjazdem kartę EKUZ.

Delegując pracownika do Niemiec powinniśmy przed wyjazdem zawrzeć z nim aneks do umowy, który wskazywać będzie na fakt oddelegowania lub wykonywania pracy równolegle w dwóch krajach.

Pracownikowi należy się niemiecka płaca minimalna za pracę w tym kraju. Należy zatem sprawdzić stawki minimalne w Niemczech.  Pracownikowi zapewnić należy także minimalne warunki pracy w Niemczech, są one różne w zależności od branży.

Od 30 lipca 2020 r. wprowadzono szereg dodatkowych obowiązków związanych z delegowaniem pracowników za granicę. Z nowymi regulacjami dot. delegowania pracownika do Niemiec można zapoznać się w poniższych artykułach:

Zmiany w delegowaniu pracowników do Niemiec od 30 lipca 2020 

Delegowanie pracowników do Niemiec po zmianach – praktyczny poradnik 

Delegowanie pracownika do Niemiec jest złożonym procesem prawnym i podatkowym. Więcej informacji można uzyskać z naszych opracowań:

Delegowanie pracowników do Niemiec – pytania i odpowiedzi

Delegowanie pracowników za granicę – wybrane interpretacje podatkowe

Delegować do Niemiec można pracowników nie tylko w ramach transgranicznie wykonywanej usługi (np. usługi budowlanej), ale także w ramach agencji pracy. Aby móc delegować do Niemiec pracowników tymczasowych niezbędne jest wpierw uzyskanie specjalnego zezwolenia. Leasing pracowników (Arbeitnehmerüberlassung) jest formą zatrudnienia, która w Niemczech jest ściśle nadzorowana i wiąże się z licznymi kontrolami. Zapraszamy do artykułu jak zarejestrować agencję pracy w Niemczech.

Przy temacie delegowania pracowników do Niemiec pojawiają się często pytania o możliwość delegowania cudzoziemców (np. z Ukrainy) do Niemiec. Najczęściej tego rodzaju delegowanie cudzoziemca do Niemiec wymaga specjalnej wizy Vander Elst. Wizę taką jest bardzo trudno uzyskać, ponieważ niemiecka ambasada w Niemczech ogranicza liczbę terminów w samej ambasadzie. Zapotrzebowanie na wizy jest wielokrotnie wyższe, niż liczba wydawanych wiz Vander Elst. Wiele polskich firm żyje jednak w przekonaniu, że wystarczy pozwolenie na pracę w Polsce i zaświadczenie A1. Nieświadome firmy narażają się na bardzo poważne konsekwencje delegując pracownika spoza UE do Niemiec bez wizy. Zanim wyślemy cudzoziemca do Niemiec do wykonania usługi, skonsultujmy to z prawnikiem. Pozwoli nam to uniknąć niespodzianek w postaci gigantycznych jak na polskie warunki kar (do 500.000 euro).

7. Podwykonawca z polski w Niemczech

Jak widać, delegowanie pracownika do Niemiec wiąże się z wieloma obostrzeniami i obowiązkami. Pracownikowi trzeba wypłacać płacę minimalną, zapewnić minimalne warunki pracy (urlop, nadgodziny) oraz wszelkie dodatki, przestrzegać ściśle czasu pracy itd. Wiele polskich firm stara się obejść te obowiązki, korzystając z instytucji samozatrudnienia. Zamiast zatrudniać pracowników, korzystają z usług podwykonawców na własnych działalnościach. Brak własnego personelu i zatrudnianie podwykonawców ma pewne zalety (brak obowiązku zapłaty płacy minimalnej, dodatków, wynagradzania nadgodzin, zgłoszeń do SOKA-Bau i Zollamt). Wiąże się jednak też z dodatkowymi obowiązkami (podwykonawca powinien zgłosić się do urzędu skarbowego w Niemczech i uzyskać zwolnienie z podatku budowlanego, zleceniodawca ma obowiązek rozliczać VAT w Niemczech itd.).

Instytucja samozatrudnienia jest często zatem w Niemczech nadużywana i stosowana do osób, które tak naprawdę wykonują pracę jak pracownik. Nazywamy to fikcyjnym samozatrudnieniem i w Niemczech to zjawisko jest tępione. Podstawowym błędem, które popełniają polskie firmy, są rozliczenia godzinowe z podwykonawcą, brak uregulowań typowych dla umowy o roboty budowlane lub dzieło (odbiory, rękojmia, odpowiedzialność za wady), ścisły nadzór nad podwykonawcą (np. prowadzenie listy godzin pracy i obecności), uzależnienie podwykonawcy od zleceń jednego zleceniodawcy (zasada 5/6 – jeżeli powyżej 5/6 pracy podwykonawca świadczy na rzecz jednego podmiotu, to istnieje domniemanie, że mamy do czynienia z pracownikiem a nie samozatrudnionym).

Angażując podwykonawców z Polski lub z Niemiec (na tzw. Gewerbe) należy przede wszystkim zaopatrzyć się w porządne umowy o prace, które uwzględniać będą specyfikę pracy w Niemczech i pomogą zminimalizować ryzyka związane z fikcyjnym samozatrudnieniem w Niemczech.

8. Fachowa pomoc prawna i podatkowa w Niemczech

Świadczenie usług w Niemczech przez polską firmę jest jak najbardziej możliwe i często bardzo opłacalne. Do wyjazdu do Niemiec należy się jednak dobrze przygotować, by nie czekały na nas przykre niespodzianki. Warto skorzystać z fachowej pomocy prawnej i podatkowej w Niemczech.

Kancelaria JLT dysponuje wieloletnim doświadczeniem w świadczeniu usług na rzecz polskich firm świadczących usługi w Niemczech. Przed wyjazdem polskiej firmy do Niemiec pomagamy przeanalizować wszystkie obowiązki związane z pracami w Niemczech, dobrać odpowiednią formę delegowania pracowników. Dokonujemy też wszystkich zgłoszeń w Niemczech niezbędnych przed i w trakcie wyjazdu. Pomagamy też przy wszystkich rozliczeniach podatkowych w Niemczech. Towarzyszymy polskim firmom w Niemczech od początku do końca projektu, załatwiając dla niej wszelkie formalności w Niemczech. Zaufaj naszemu doświadczeniu i skorzystaj z naszych usług. Zapraszamy do kontaktu.

Zapisz się na nasz newsletter!

Michał Jadżyn

radca prawny i doradca podatkowy

Rechtsanwalt und Steuerberater

JLT Jadżyn Legal & Tax

Poznań / Posen

JLT doradztwo prawne i podatkowe dla firm radca prawny i doradca podatkowy kancelaria Poznań