Kiedy ZUS może uchylić zaświadczenie A1

Zaświadczenie A1 z ZUS jest konieczne do delegowania pracownika do innego kraju Unii Europejskiej. Potwierdza ono, że dany pracownik podpada pod polski system ubezpieczeń społecznych. Tym samym składki ZUS od takiego pracownika są dalej odprowadzane w Polsce, pomimo że czasowo wykonuje on pracę w innym kraju. Czy jednak ZUS może uchylić wydane już zaświadczenie A1? Zobacz, co może zrobić ZUS, by cofnąć zaświadczenie A1.

Procedura uchylenia zaświadczenia A1

Przepisy polskie jak i wspólnotowe nie zabraniają ZUS prawa do zmiany oceny dokonanej wobec osoby, która otrzymała zaświadczenie A1, potwierdzające podleganie ubezpieczeniom społecznym na terenie kraju zamieszkania.

Zatem ZUS nie tylko wydaje A1, ale w pewnych przypadkach może również uchylić zaświadczenie A1.

Jednakże, aby doszło do wycofania zaświadczenia A1, ZUS powinien przeprowadzić tzw. procedurę uzgodnieniową ze swoim odpowiednikiem w kraju oddelegowania celem wyjaśniania powstałych wątpliwości. Od powyższej reguły przepisy w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego nie przewidują żadnego wyjątku. Oznacza to, że wycofanie zaświadczenia A1 bez przeprowadzenia powyższej procedury (zwanej też jako procedury dialogu i konsultacji) jest niedopuszczalne, ponieważ ma ona zapobiegać sytuacjom, w których ubezpieczony mógłby zostać wyłączony w ogóle z systemu ubezpieczenia społecznego w jakimkolwiek państwie członkowskim. Przepisy prawa w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia upoważniają tylko i wyłącznie instytucje ubezpieczeniowe państw członkowskich do wszczęcia i przeprowadzenia procedury uzgodnieniowej. ZUS zatem nie może takich uzgodnień przeprowadzać np. z zagraniczną inspekcją pracy. Partnerem do konsultacji jest instytucja ubezpieczeniowa, a nie dowolny zagraniczny organ państwowy.

Zatem zagraniczna instytucja nie może nam sama uchylić zaświadczenia A1. Może to zrobić tylko ZUS, czyli organ, który wydał nam zaświadczenie. Instytucja zagraniczna może co najwyżej zawnioskować do ZUS o wycofanie zaświadczenia A1. ZUS może się także sam wykazać inicjatywą w tym zakresie, jeżeli stwierdzi w ramach kontroli lub postępowania wyjaśniającego, że zaświadczenie A1 nie powinno być wydane lub na tyle zmieniły się okoliczności, że zaświadczenie A1 powinno być uchylone.

<<TUTAJ>> można uzyskać informację, o instytucjach kontaktowych w sprawie ubezpieczenia społecznego w innych krajach UE i EOG.

Praktyczny przebieg procedury uchylenia A1

W praktyce procedura uzgodnieniowa z zagraniczną instytucją przebiega w następujący sposób. ZUS zostaje poinformowany w formie pisemnej przez instytucję ubezpieczeniową z kraju oddelegowania, że w wyniku podjęcia przez nią postępowania wyjaśniającego, czy też kontrolnego (np. w zakładzie pracy, czy też na prowadzonej budowie, na której pracę wykonują osoby oddelegowane) ustalono okoliczności do wycofania tego zaświadczenia. Tego rodzaju wnioski najczęściej przychodzą z Francji i Belgii. Te Państwa najczęściej kwestionują zaświadczenia A1. W Niemczech, gdzie polskie firmy najczęściej delegują pracowników, takie przypadki nie są częste, choć też się zdarzają.

Również ZUS samodzielnie może powziąć wątpliwości co do zasadności wydanego zaświadczenia i po uprzednio przeprowadzonym postępowaniu kontrolnym oraz uzgodnieniu ze swoim odpowiednikiem w państwie oddelegowania, w formie decyzji uchyla wydane zaświadczenie A1.

Zatem mamy tutaj do czynienia z wymianą informacji oraz dokumentów ubezpieczeniowych, które powinny doprowadzić do ustaleń i zebrania takich dowodów w kwestii potwierdzenia zasadności wydanego zaświadczenia, albo jego braku. W toku prowadzonego postępowania przed ZUS zarówno pracodawca/zleceniodawca, jak i pracownik/zleceniobiorca, a także osoba wykonująca pracę na własny rachunek mogą brać czynnie udział poprzez wskazywanie dowodów na poparcie zasadności i celowości wydanego zaświadczenia oraz prawdziwości danych zawartych we wniosku o wydanie tego zaświadczenia. Niejednokrotnie ZUS wzywa do przedłożenia stosownej dokumentacji.  W szczególności ma to miejsce, gdy jest prowadzona kontrola np. domaga się przedłożenia konkretnych umów o pracę w zakresie ustalenia praw i obowiązków stron stosunku pracy, zależności, podporządkowania bądź nadzoru, czy też stricte dokumentacji finansowej w zakresie ustalenia wysokości obrotu przedsiębiorstwa delegującego (sprawozdania finansowe, bilans zysków i strat, umowy z kontrahentami, rejestr faktur, faktury dochodowe i kosztowe, deklaracje VAT, dokumentację osobowo – płacową dot. pracowników czy zleceniobiorców). Ponadto ZUS przesłuchuje świadków, np. pozostałych pracowników, zleceniobiorców, księgowych czy też zarządu lub właściciela firmy. Wszystko to ma dać pełen obraz, czy uchylić zaświadczenie A1.

W sytuacji, gdy ZUS po wyczerpaniu procedury uzgodnieniowej (albo bez jej przeprowadzenia, co czasami nadal ma miejsce) ustali, że trzeba uchylić zaświadczenie A1, zobligowany jest do wydania decyzji administracyjnej. Stwierdza się w niej, że osoba zainteresowana (np. pracownik) nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z tytułu wykonywania np. umowy o pracę. Decyzja dotyczy konkretnego płatnika składek (pracodawca, zleceniodawca) oraz konkretnego przedziału czasowego. Dodatkowo decyzja stwierdza, że ZUS uchyla / wycofuje konkretne zaświadczenie A1.

Skutki uchylenia zaświadczenia A1 przez ZUS

Zaświadczenie A1 zaświadcza, że dana osoba (pracownik, zleceniobiorca, właściciel firmy) podlega pod polski system ubezpieczeń społecznych. Uchylenie zaświadczenia A1 przez ZUS wywołuje poważne skutki prawne i finansowe.

Uchylenie zaświadczenia A1 powoduje:

• wyłączenie osoby z polskiego systemu zabezpieczenia społecznego z okresem wstecznym, co z kolei powoduje konieczność złożenia odpowiednich dokumentów ubezpieczeniowych oraz
• konieczność zgłoszenia do systemu zabezpieczenia społecznego innego państwa członkowskiego,
• konieczność ewentualnego zwrotu otrzymanych świadczeń (np. zasiłków).

Polskie firmy oddelegowują pracowników najczęściej do krajów (np. Francja, Niemcy, Belgia, Holandia), w których składki na ubezpieczenie społeczne są znacznie wyższe niż w Polsce. Zatem uchylenie zaświadczenia A1 w stosunku np. do pracownika skutkuje tym, że pracodawca musi go zgłosić do ubezpieczeń społecznych w kraju oddelegowania i opłacić tam składki. Składki za granicą są najczęściej znacznie wyższe niż w Polsce. Pracodawca nie może np. ustalając podstawy wymiaru składek obniżyć ich o równowartość diety, jak ma to miejsce w przypadku ubezpieczenia w ZUS. Wysokość składek za granicą może być nawet dwu, trzykrotnie wyższa. Należy zatem podjąć wszystkie możliwe kroki, by otrzymać zaświadczenie A1 i by ZUS nie miał podstaw do ich cofnięcia.

Odwołanie od decyzji ZUS o uchyleniu A1

Wydanie decyzji przez ZUS nie kończy sprawy. Od decyzji możemy odwołać się do sądu. Odwołanie wnosi się do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych, czyli sądu okręgowego, w trybie art. 83 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Właściwy jest sąd ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania. Przy odwołaniu nie trzeba wnosić żadnej opłaty. Zaskarżając decyzję możemy powołać nowe dowody, nie musimy się opierać tylko na tym, co zgłosiliśmy w postępowaniu przed ZUS. Sąd na nowo sprawdzi sprawę. Do jej zakończenia zaświadczenie A1 pozostaje w mocy.

Warto wspomnieć, że nie jest możliwym przeprowadzenie procedury uzgodnieniowej na etapie postępowania sądowego. Jeżeli ZUS wcześniej nie przeprowadził uzgodnień z zagraniczną instytucją (a często tak się zdarzało do tej pory), to ZUS naraża się ostatecznie na uchylenie decyzji.

Jeżeli zatem ZUS zakwestionował zaświadczenie A1, to powinniśmy się odwoływać. Warto przy tym skorzystać z pomocy profesjonalisty, który pomoże nam zebrać dowody, przedstawić własne stanowisko, będzie nas reprezentował w sprawie. Uchylenie zaświadczenia A1 wywołuje poważne konsekwencje, warto zatem wykorzystać tutaj wszystkie przysługujące nam środki prawne.

W czym możemy pomóc?

Kancelaria JLT wspiera firmy przy oddelegowaniu pracowników za granicę. Specjalizujemy się w oddelegowaniu do Niemiec, choć wspieramy naszych klientów także w przypadku innych krajów. Zapewniamy profesjonalne wsparcie na etapie uzyskania zaświadczenia A1, kontroli wydanych zaświadczeń ze strony ZUS i zagranicznych instytucji, reprezentujemy firmy w sporze z ZUS dot. wydania, cofnięcia lub uchylenia zaświadczeń A1. Skorzystaj z pomocy specjalistów z zakresu oddelegowania pracowników lub samooddelegowania firmy.

Przeczytaj popularne artykuły:

• Windykacja w Niemczech
• Rejestracja firmy w Niemczech
• Polska firma w Niemczech
• VAT w Niemczech
• Rejestracja VAT w Niemczech
• Delegowanie pracowników do Niemiec
• Polska firma jako podwykonawca w Niemczech
• Usługi budowlane w Niemczech
• Windykacja w Niemczech
• Jak uzyskać freistellung
• Weryfikacja Niemieckiego kontrahenta
• NIP w Niemczech
• Podatek budowlany w Niemczech
• Klasy podatkowe w Niemczech