Polska firma jednoosobowa w Niemczech (samozatrudnienie) – składki ZUS

Polska firma w NiemczechPosiadasz polską firmę i chciałbyś wykonywać usługi w Niemczech? Dowiedz się, co trzeba zrobić, by nadal płacić ZUS w Polsce. Jakie dokumenty są potrzebne, by polska firma jednoosobowa mogła działać w Niemczech. Świadczysz jako polska firma usługi budowlane w Niemczech? Może pracujesz w Niemczech w innej branży? Poznaj zasady, jak skorzystać z regulacji europejskich, by mieć przewagę na rynku niemieckim. Artykuł dotyczy jednoosobowej działalności gospodarczej, w której właściciel firmy sam wykonuje usługi w Niemczech.


Swoboda świadczenia usług

W Unii Europejskiej podstawową zasadą jest swoboda świadczenia usług. Pozwala ona firmie z jednego kraju świadczyć usługi w innym kraju UE. Ta zasada nie jest absolutna, są pewne ograniczenia i formalności do spełnienia. W niniejszym artykule skupimy się na składkach na ubezpieczenie społeczne. Regulacje pokazane zostaną na przykładzie Niemiec. Pokażemy, jak można prowadzić działalność w Polsce i wykonywać prace (np. usługi budowlane) w Niemczech. Bez znaczenia tutaj jest, czy zlecenie otrzymamy od innej polskiej firmy, czy też wykonanie usług zleci nam niemiecki kontrahent. Zasady są takie same. Istotne jest to, gdzie wykonujemy usługi (np. w Niemczech), a nie na rzecz kogo. Zapominają o tym często podwykonawcy innej polskiej firmy. Wychodzą z założenia, że nie ma różnicy, czy pracują dla swojego polskiego zleceniodawcy po polskiej stronie, czy wyjeżdżają i świadczą usługę jako polska firma jednoosobowa w Niemczech. To podstawowy błąd. Musimy zawsze uwzględniać przepisy kraju, w którym świadczone są usługi.

Składki ZUS firmy jednoosobowej – w Polsce czy w Niemczech?

Przedsiębiorcy (samozatrudnieni) często narzekają na konieczność płacenia składek do ZUS. Porównując jednak wysokość składek ZUS w Polsce do innych krajów, szybko zauważymy, że w Polsce obciążenia składkowe nie są wcale tak duże. Na start przedsiębiorca w Polsce może skorzystać przez 24 miesiące z preferencyjnego ZUS. Jest też możliwy mały ZUS plus i to nawet przez 36 miesięcy. Standardowy „duży” ZUS nie jest uzależniony od dochodu, jego wysokość jest stała. Ponadto przedsiębiorca może odliczyć znaczną cześć składki zdrowotnej od podatku dochodowego. Tym samym osoby samozatrudnione płacą znacznie niższe składki od osób na umowie o pracę.

Przy wyjeździe za granicę może się okazać, że miejscowe obciążenia składkowe są znacznie wyższe. Nie musi tak być, ponieważ w Niemczech np. ubezpieczenie emerytalne dla osób prowadzących działalność jest dobrowolne. Są oczywiście wyjątki np. dla zawodów zobowiązanych do wpisu do rejestru rzemieślników (Handwerksrolle) czy osób, które nie zatrudniają pracowników i wykonują na stałe pracę dla jednego zleceniodawcy. Jednak dla wielu polskich firm świadczących usługi za granicą pozostanie ze składkami w ZUS ma podstawową zaletę. Oszczędza firmie formalności – ubezpieczenie społeczne w zagranicznej instytucji bywa skomplikowane, wymaga znajomości języka lub pomocy prawnej itd. Ponadto jednak koniec końców każdemu zależy na jakiejś emeryturze z ZUS. Zatem znakomita większość osób prowadzących działalność gospodarczą chce nadal opłacać składki do ZUS. Jak wygląda sprawa składek ZUS przy świadczeniu usług jako firma jednoosobowa w Niemczech?

Unijne regulacje dotyczące zabezpieczenia społecznego

Unijne regulacje kierują się dwoma podstawowymi zasadami. Składki płaci się tam, gdzie wykonuje się pracę lub świadczy usługi na własny rachunek. Druga zasada mówi, że składki płacimy tylko w jednym państwie. Nie powinna zatem powstać sytuacja, że płacimy w dwóch państwach jednocześnie. Niemożliwe jest jednak też to, aby właściciel firmy nie płacił składek na ubezpieczenie w żadnym kraju.

Kluczowe akty prawne i informacje można znaleźć tutaj:

Od zasady opłacania składek w kraju faktycznego wykonywania pracy są wyjątki. Te wyjątki mają ułatwić transgraniczne świadczenie usług. Jeżeli polska firma w Niemczech miałaby opłacać tam za każdym razem składki, gdy świadczy np. usługi budowlane w Niemczech, to ograniczałoby to swobodę świadczenia usług. Wyjątki od tej zasady mają zatem ułatwić i zachęcić firmy, by wykonywały zlecenia nie tylko na terenie swojego kraju. Jeżeli przedsiębiorca pozostaje w swojej macierzystej instytucji ubezpieczeniowej, to łatwiej jest jemu skalkulować koszty usługi i wyjechać do pracy np. do Niemiec.

Jeżeli chodzi o składki na ubezpieczenie społeczne osoby samozatrudnionej, to możliwe są dwa wyjątki od zasady ubezpieczenia w kraju wykonywania pracy:

  • czasowe oddelegowanie do innego kraju
  • równoczesne lub na zmianę wykonywanie pracy na własny rachunek w dwóch lub więcej państwach.

Zastosowanie któregoś z tych wyjątków prowadzi do tego, że składki na ubezpieczenie społeczne można nadal odprowadzać w kraju siedziby (np. w Polsce) a nie w kraju wykonywania usług. Jeżeli zatem osoba prowadząca działalność chce sama świadczyć w Niemczech usługi i nadal opłacać ZUS w Polsce, to powinna kwalifikować się pod jeden z tych wyjątków.

Różnica między tymi wyjątkami jest istotna. W skrócie mówiąc, czasowe oddelegowanie polega na tym, że faktycznie przenosimy się ze świadczeniem usług do innego kraju. Czyli np. polska firma budowlana będzie świadczyć usługi tylko w Niemczech i nie będzie w tym czasie wykonywać prac w Polsce. W tym przypadku mamy oddelegowanie do Niemiec, nazywane samooddelegowaniem. Najczęściej o delegowaniu mówimy w kontekście oddelegowania pracownika za granicę .Tutaj osoba prowadząca działalność wysyła sama siebie do świadczenia usług. Stąd samooddelegowanie / samodelegowanie.

Drugi przypadek zakłada, że będziemy pracować równolegle w dwóch krajach, czyli w najczęstszym przypadku w Polsce i w Niemczech. Praca może być też wykonywana naprzemiennie. Polska firma w Niemczech może np. pracować w tygodniu, a w Polsce w weekendy. Może być też tak, że wyjazdy są cykliczne i następuje regularny powrót do Polski. Np. polska firma jednoosobowa świadczy usługi przez miesiąc w Niemczech, a następny miesiąc pracuje na budowach w Polsce. Ważne jest, by praca w dwóch krajach była regularna i powtarzalna. Jeżeli właściciel firmy wyjeżdża na pół roku do Niemiec, ponieważ dostał zlecenie od niemieckiego kontrahenta, a następnie wraca do Polski i po kilku miesiącach otrzymuje nowe zlecenie z Niemiec, to mamy tutaj do czynienia z dwoma różnymi okresami oddelegowania do Niemiec, a nie pracą wykonywaną na zmianę w dwóch krajach. Ważne jest, by praca w dwóch krajach wynikała z jakiegoś harmonogramu czy powtarzalnych ustaleń. Jeżeli są to jednostkowe, dłuższe wyjazdy do Niemiec na różne zlecenia, to będą się te sytuacje kwalifikowały jako oddelegowanie czasowe.

Poniżej przedstawione zostaną wymogi, by polska firma podpadała pod któryś z wyjątków. Jest to o tyle ważne, że spełnienie tych przesłanek zapewni polskiej firmie w Niemczech dalsze opłacanie składek do naszego ZUS. Potwierdzeniem spełniania tych wymogów jest zaświadczenia A1, które wydaje nam ZUS.

Czasowe oddelegowanie do innego kraju (samodelegowanie)

Przeniesienie faktycznej działalności do Niemiec, przy dalszym opłacaniu składek w Polsce, jest możliwe dla osoby samozatrudnionej, jeżeli:

  • firma wykaże „normalne” prowadzenie działalności w Polsce (oznacza to, że trzeba prowadzić znaczną część działalności w Polsce) – czyli przed samooddelegowaniem do Niemiec firma powinna faktycznie działać w Polsce, mieć tutaj biuro, płacić podatki, posiadać numer VAT, mieć obrót z usług świadczonych w Polsce
  • działalność w Polsce powinna być prowadzona przez co najmniej dwa miesiące – jeżeli zatem dopiero co założyłeś firmę i nie działała ona przez dwa miesiące, to ZUS nie wyda zaświadczenia A1, trzeba trochę odczekać i wykonać jakieś usługi w Polsce przed wyjazdem do Niemiec
  • firma wykaże, że w Niemczech będzie wykonywać podobną działalność – czyli po przeniesieniu działalności do Niemiec możemy nadal opłacać składki ZUS w Polsce, jeżeli pracować będziemy w tej samej branży. Jeżeli taksówkarz wyjedzie na budowę do Niemiec, to zaświadczenia A1 nie dostanie. Elektryk na budowę do Niemiec może już wyjechać, ponieważ to ta sama szeroko rozumiana branża budowlana
  • podobna działalność będzie wykonywana w okresie nie dłuższym niż 24 miesiące – okres ten liczy się w zasadzie dla każdej umowy z danym kontrahentem z osobna. Jeżeli zmieniamy zleceniodawcę lub miejsce budowy, to okres powinien liczyć się na nowo. Jeżeli wracamy po 24 miesiącach oddelegowania do Polski, to, żeby otrzymać nowe zaświadczenie A1 z ZUS, powinniśmy mieć przerwę na co najmniej 2 miesiące. W tym czasie powinniśmy znowu wykonywać normalną działalność w Polsce, np. realizując zlecenia na terenie kraju. Po takiej przerwie możemy znowu wyjechać na 24 miesiące do Niemiec i nadal opłacać składki w Polsce
  • podczas oddelegowania do Niemiec nadal trzeba utrzymywać infrastrukturę w Polsce, która umożliwi dalsze prowadzenie działalności po zakończeniu pracy w Niemczech (np. biuro lub warsztat w Polsce, telefon, adres, narzędzia itd. – wszystko zależy od charakteru wykonywanej działalności).

Jeżeli polska firma wykonująca usługi w Niemczech spełni te wymogi, to ZUS nadal będzie opłacany w Polsce. Ważne jest, by przez cały czas oddelegowania posiadać ważne zaświadczenie A1 z ZUS. Wniosek o zaświadczenie A1 składa się w tym przypadku na formularzu US-1. Wniosek należy złożyć do ZUS właściwego ze względu na siedzibę firmy. Jeżeli podasz nieprawdziwe informacje lub zmienią się okoliczności, to ZUS może uchylić zaświadczenie A1. Cofnięcie A1 powoduje poważne konsekwencje prawne. Więcej o tym, kiedy ZUS może uchylić zaświadczenie A1 dowiesz się <<TUTAJ>>.

Zaletą czasowego samoddelegowania do Niemiec jest to, że w czasie wykonywania usług w Niemczech nie trzeba wykazywać obrotu w Polsce. Działalność w Polsce jest niejako zawieszona na czas działalności w Niemczech. Osoba prowadząca działalność powinna jedynie utrzymywać infrastrukturę, która umożliwi jej powrót do Polski i podjęcie funkcjonowania w Polsce. W czasie oddelegowania do Niemiec można się jednak skupić wyłącznie na działalności za granicą i zrezygnować ze zleceń z Polski.

Wykonywanie pracy na własny rachunek w dwóch lub więcej państwach

Istnieją sytuacje, co zdarza się w praktyce najczęściej, że firma nie przenosi się całościowo do Niemiec. Najczęściej polskie firmy jednoosobowe w Niemczech wykonują z pewną regularnością zlecenia u naszego sąsiada, nie rezygnując przy tym ze zleceń w Polsce. Tak najczęściej pracują firmy budowlane, montażowe czy elektrycy. Jeżeli firma funkcjonuje równocześnie w Polsce i w Niemczech, to nie mówimy o czasowym oddelegowaniu do Niemiec. Zastosowanie znajdzie w tym przypadku drugi z wyjątków, czyli wykonywanie pracy na własny rachunek w dwóch państwach.

Jeżeli spełnione są poniższe warunki, to osoba prowadząca działalność gospodarczą nadal opłaca składki w Polsce i nie musi zgłaszać się do ubezpieczeń społecznych w Niemczech. Potwierdza to zaświadczenie A1 uzyskane od ZUS.

Kryteria oceny przy pracy w dwóch lub więcej państwach

Aby otrzymać zaświadczenie A1 osoba samozatrudniona powinna wykazać przede wszystkim, że normalnie wykonuje pracę na własny rachunek w dwóch lub kilku państwach (np. w Polsce i w Niemczech). Jeżeli ten warunek jest spełniony, to składki opłaca się w miejscu zamieszkania właściciela firmy, jeżeli znaczna część pracy jest wykonywana w państwie zamieszkania. Osoby mające miejsce zamieszkania w Polsce (posiadające tutaj mieszkanie, rodzinę itd.), wykonujące usługi w Niemczech i w Polsce, opłacają zatem dalej składki ZUS w Polsce. Warunkiem jest, by w Polsce była nadal wykonywana znaczna część pracy.

Ustalając, czy w Polsce wykonywana jest znaczna część pracy, bierze się pod uwagę:

  • obrót (przychód)
  • czas pracy
  • liczba świadczonych usług
  • dochód.

Żeby spełnić ten warunek, powyższe kryteria powinny być spełnione przynajmniej na poziomie 25%. Przy ocenie przez ZUS nie ma hierarchii w tych kryteriach, choć z praktyki największą wagę przywiązuje się do obrotu. Jeżeli obrót w Polsce przekracza 25% globalnego obrotu, to ZUS akceptuje tę sytuację i wydaje zaświadczenie A1. W przypadku braku obrotów na tym poziomie sprawdzane są inne kryteria. Jednak należy brać pod uwagę specyfikę danej branży i konkretnej firmy.

Jeżeli nie spełniamy wymogów i nasze kryteria nie są spełnione w 25% w Polsce, a mamy miejsce zamieszkania w Polsce, to ZUS będzie badał, gdzie mamy tzw. „centrum zainteresowania”. Ocenia się całokształt działalności, liczbę i miejsce świadczonych usług, czas pracy i jej wartość. Bierze się pod uwagę również, gdzie dla danej osoby jest ośrodek interesów życiowych. Ośrodek interesów życiowych jest w skrócie tam, gdzie jest nasza rodzina, dom, gdzie płacimy podatki i gdzie mamy zamiar przebywać na stałe.

Aby doszło do takiego badania musimy wypełnić kryteria (obrót, czas pracy itd.) choć w 5%. Poniżej tej granicy praca traktowana jest jako praca marginalna i nie bierze się jej w ogóle pod uwagę.

Ocena jest przeprowadzana zawsze na następne 12 miesięcy. Czyli jest to swego rodzaju prognoza na przyszłość. Ocena ta, jeżeli firma już działa, prowadzona jest w oparciu o ostatnie 12 miesięcy. Czyli ZUS sprawdza przy wydaniu A1 ostatnie 12 miesięcy działalności firmy, by ocenić, co będzie się działo w następnych 12 miesiącach.

Schemat oceny kryteriów przy pracy w dwóch lub więcej państwach

Firmy często gubią się w kryteriach, z jednej strony jest mowa o 25%, z drugiej strony 5%, pojawiają się też pojęcia jak znaczna część pracy, praca marginalna, centrum zainteresowania czy ośrodek interesów życiowych. W skrócie jednak można te wszystkie skomplikowane regulacje przedstawić na najpopularniejszym przypadku. Polska firma jednoosobowa ma zamiar świadczyć usługi w Polsce i w Niemczech. Przy wydaniu zaświadczenia A1 i jego późniejszej weryfikacji (przy przedłużeniu lub postępowaniu kontrolnym) możemy mieć następujące sytuacje:

  • kryteria (obrót, czas pracy itd.) są spełnione w Polsce poniżej 5%. a w Niemczech powyżej 95%. – w ogóle nie mówimy o pracy w dwóch państwach, praca w Polsce jest pominięta, firma powinna podlegać ubezpieczeniom społecznym w Niemczech
  • kryteria są spełnione w Polsce powyżej 5%, ale poniżej 25%, a w Niemczech w pozostałym zakresie – ustalane jest centrum zainteresowania osoby prowadzącej działalność, jeżeli to centrum jest w Polsce, to nadal osoba prowadząca działalność podlega pod polskie ubezpieczenia społeczne i odprowadza składki do ZUS. Jeżeli ustalone zostanie, że to centrum leży w Niemczech, to tam należy opłacać składki. Może to mieć miejsce, jeżeli w Niemczech będzie biuro, tam będą zawierane umowy, przedsiębiorca będzie tam zamieszkiwał, sprowadzi rodzinę itd.
  • kryteria w Polsce przekraczają 25% a przedsiębiorca ma miejsce zamieszkania w Polsce – zastosowanie znajdą polskie przepisy i składki nadal opłacane będą w Polsce do ZUS, nawet jeżeli na pracę w Niemczech przypadać będzie 60-70%obrotów czy czasu pracy. Rejestracja polskiej firmy w Niemczech do ubezpieczeń nie będzie w takim przypadku wymagana.

Zaletą wykonywania pracy w dwóch krajach jest to, że taka działalność nie jest ograniczona czasowo, jak w przypadku oddelegowania. Oddelegowanie nie może przekroczyć 24 miesięcy. Wykonywać działalność w dwóch lub więcej państwach można w zasadzie bezterminowo, o ile spełnia się kryteria wskazane powyżej. Czasem wystarczy obrót w Polsce powyżej 5%, by nadal odprowadzać składki do ZUS. Trzeba jedynie wykazać, że w Polsce mamy centrum zainteresowania. Zatem nawet w przypadku, gdy znakomita większość naszych zleceń pochodzi z Niemiec, to warto zatroszczyć się o obrót i pracę w Polsce, utrzymywać infrastrukturę, zawierać umowę w Polsce, pozostawić tutaj mieszkanie i utrzymywać więzi rodzinne. Podlegać wtedy będziemy nadal pod polskie ubezpieczenia społeczne, pomimo że zdecydowana większość naszej pracy i usług wykonywana jest w Niemczech.

W czym możemy pomóc?

Kancelaria JLT specjalizuje się we wsparciu polskich firm w Niemczech. Pomagamy w sprawach związanych z ubezpieczeniem społecznym, z podatkami, zgłoszeniami i innymi formalnościami. Jeżeli chcesz się dowiedzieć jakie dokumenty potrzebuje polska firma jednoosobowa w Niemczech, to zgłoś się po specjalistyczną poradę. Wspieramy w szczególności firmy prowadzące działalność w Polsce a wykonujące pracę w Niemczech. Jeżeli np. świadczysz usługi budowlane w Niemczech lub działasz w innych branżach, to chętnie pomożemy tobie ze wszystkimi formalnościami po niemieckiej stronie. Zapraszamy do kontaktu.

Zapisz się na nasz newsletter!

Michał Jadżyn

radca prawny i doradca podatkowy

Rechtsanwalt und Steuerberater

JLT Jadżyn Legal & Tax

Poznań / Posen

JLT doradztwo prawne i podatkowe dla firm radca prawny i doradca podatkowy kancelaria Poznań