Procedura rejestracji do VAT w Niemczech – praktyczny przewodnik

Procedura rejestracji do VAT w NiemczechNiemieckie przepisy mogą wymagać od polskich firm rejestracji do VAT w Niemczech. Dowiedz się, kiedy powstaje taki obowiązek. Na co uważać przy rejestracji do VAT w Niemczech?


Obowiązek rejestracji do VAT w Niemczech

Podatek VAT jest podatkiem terytorialnym. Znaczna część przepisów dyrektyw VAT-owskich reguluje kwestię miejsca opodatkowania czynności. Są to de facto przepisy kolizyjne mówiące, w którym kraju wspólnoty należy rozliczyć podatek VAT.

Dla polskiej firmy, która nie ma siedziby w Niemczech i sprzedaje do Niemiec towary lub świadczy usługi na rzecz niemieckich firm, nie powstanie co do zasady obowiązek rejestracji do VAT w Niemczech. Dostawa towarów rozliczana jest zazwyczaj jako WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów) a świadczenie usług jest rozliczane w procedurze odwrotnego obciążenia (reverse charge). W procedurze reverse charge to nabywca (podmiot niemiecki) jest zobowiązany do rozliczenia podatku VAT w Niemczech.

Są jednak czynności, w przypadku których miejscem opodatkowania będzie terytorium Niemiec. W takim przypadku polska firma ma obowiązek rejestracji do VAT w Niemczech. Jakie to czynności?

  • transport osób przez terytorium Niemiec – przy transporcie osób jest zasadą, że jest on opodatkowany w miejscu, gdzie obywa się transport, z uwzględnieniem pokonanych odległości – jeżeli zatem polski przewoźnik wykonuje transport osób z Poznania do Paryża, to powinien w Niemczech rozliczyć VAT proporcjonalnie za pokonaną odległość w Niemczech w stosunku do całego przewozu;
  • świadczenie w Niemczech usług związanych z nieruchomościami, w tym usług budowlanych – usługi takie zazwyczaj opodatkowane są w miejscu położenia nieruchomości, choć znajduje tu zastosowanie często procedura odwrotnego obciążenia;
  • sprzedaż wysyłkowa na terytorium Niemiec powyżej rocznego limitu 100.000 EUR lub w przypadku rezygnacji z niego – chodzi o sprzedaż przez polskiego przedsiębiorcę na rzecz niemieckiego nie podatnika (np. polski sklep internetowy sprzedaje na rzecz niemieckich konsumentów);
  • import towarów z odprawą celną na terytorium Niemiec – polska firma importuje z Chin towar do portu w Hamburgu;
  • dostawa towaru z terytorium Niemiec – np. polska firma zakupiła w Niemczech maszynę, którą następnie sprzedała do Holandii zanim trafiła ona do Polski, przy czym nie zachodzą przesłanki do zastosowania uproszonej transakcji trójstronnej.

Więcej informacji o obowiązku rejestracji do VAT w Niemczech i opis powyższych przypadków znajduje się <<TUTAJ>>.

W takich przypadkach polska firma będzie zobowiązana do rejestracji do VAT w Niemczech. Podlegać ona wtedy będzie niemieckiej ustawie o VAT. Jak podatnicy niemieccy będzie zobowiązana składać wstępne deklaracje miesięczne lub kwartalne (Umsatzsteuer-Voranmeldungen) oraz deklarację roczną (Umsatzsteuererklärung). W Niemczech podatek VAT jest bowiem rozliczany rocznie. Aby się rozliczyć potrzebna będzie więc rejestracja podatkowa w Niemczech. W roku rejestracji do VAT w Niemczech, jak i w roku następnym, firma będzie składała miesięczne wstępne deklaracje.

Więcej informacji co do rozliczenia podatku VAT w Niemczech i obowiązków z tym związanych znajduje się <<TUTAJ>>.

Steuernummer a USt-IdNr.

W Polsce firma otrzymuje jedynie numer NIP. Służy on także do celów podatku VAT. Jeżeli firma dokonuje transakcji wewnątrzunijnych, to nadawany jest numer VAT-UE, który jest numerem NIP z przedrostkiem PL.

W Niemczech mamy natomiast dwa różne numery dla celów podatkowych. Steuernummer (St.-Nr.), który przeznaczony jest tylko do identyfikacji dla celów transakcji wewnątrzkrajowych, czyli transakcji niemieckich. Natomiast Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) służy tym podatnikom niemieckim, którzy dokonują transakcji wewnątrzunijnych. Każdy niemiecki podatnik posiada St.-Nr., nie każdy musi mieć USt-IdNr. Tak samo, jak nie każda polska firma wnioskuje o numer VAT-UE.

Steuernummer

Dokonując czynności, w stosunku do których uznani zostaniemy niemieckim podatnikiem VAT, musimy się zarejestrować.

Dla firm z Polski, które nie mają siedziby w Niemczech, właściwe są cztery urzędy skarbowe (Finanzamt) w Niemczech. Urząd Skarbowy w Oranienburgu rejestruje polskie firmy, w których nazwiska lub firma zaczynają się na litery H-L. Urząd Skarbowy w Cottbus ma do czynienia z podatnikami na litery M-R. Od 1 września 2017 r. Urząd Skarbowy w Hameln odpowiada za polskie firmy na litery A-G, a od 1 czerwca 2018 r. Urząd Skarbowy w Nördlingen z oddziałem w Donauwörth odpowiada za polskie firmy na litery S do Z.

Warunkiem rejestracji jest dokonywanie czynności opodatkowanych w Niemczech. Jeżeli polska firma dokonuje jedynie zakupów w Niemczech i w związku z tym poniosła ciężar niemieckiego podatku VAT, to może ona wystąpić o zwrot tego podatku VAT w procedurze zwrotu, tzw. Value-Added Tax Refund. Wniosek taki składa się wyłącznie drogą elektroniczną przez polskie organy skarbowe.

Przebieg rejestracji do VAT w Niemczech

Rejestracja do VAT w Niemczech przebiega dość sprawnie. Komunikacja następuje głównie przez email. W przypadku przedsiębiorców budowlanych należy wypełnić odpowiedni kwestionariusz, kwestionariusz dodatkowy, dostarczyć certyfikat rezydencji oraz kopię wyciągu z rejestru (KRS).

W przypadku innych firm (nie-budowlanych) wystarczy wysłać zgłoszenie na mail danego urzędu skarbowego. Nie ma tutaj żadnego formalnego wniosku. W odpowiedzi dostaniemy wskazanie na konkretne dokumenty, które powinniśmy przesłać. Steuernummer otrzymamy pocztą.

Niezbędne adresy email i informacje znajdziemy na stronie Urzędu Skarbowego w Oranienburgu, Urzędu Skarbowego w Hameln oraz Urzędu Skarbowego w Cottbus. Dostępne są one także częściowo w języku polskim.

Czas trwania rejestracji zależy od tego, czy złożymy kompletną dokumentację. Jeżeli zależy nam na czasie, to warto skorzystać z fachowej pomocy. Sam proces rejestracji do VAT w Niemczech może zająć nawet ok. 4-6 tygodni.

Jeżeli dokonamy rejestracji do VAT w Niemczech, to pamiętajmy o tym, że rozliczenia podatkowe (deklaracje VAT) można składać jedynie w formie elektronicznej. Musimy zatem korzystać z aplikacji ELSTERFormular, więcej informacji na portalu www.elster.de. Przedsiębiorca powinien dokonać jednorazowej i bezpłatnej rejestracji na portalu, umożliwiającej składanie deklaracji drogą elektroniczną.

USt-IdNr.

Jednocześnie z rejestracją dla celów podatkowych i uzyskaniem Steuernummer możemy (nie musimy) zawnioskować o nadaniem nam niemieckiego numeru VAT dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych (USt-IdNr.). Ten numer przyda nam się, jeżeli będziemy chcieli dokonywać transakcji unijnych z terytorium Niemiec. Wtedy polski podmiot może na fakturze posługiwać się numerem niemieckim do celów VAT.

Jeżeli nie wystąpimy od razy przy rejestracji o USt-IdNr., a będzie on nam potrzebny później, to możemy złożyć stosowny wniosek. Wniosek składa się do Centralnego Federalnego Urzędu Podatkowego (Bundeszentralamt für Steuern). Wniosek można złożyć internetowo (www.formulare-bfinv.de) lub pocztą na adres tego urzędu. Dokładne informacje można znaleźć na stronie Bundeszentralamt für Steuern.

Samodzielna rejestracja do VAT w Niemczech

Procedura rejestracji do VAT w Niemczech nie jest skomplikowana. Polski przedsiębiorca nie powinien mieć problemu, by dokonać jej samodzielnie. Choć część informacji jest dostępnych w języku polskim, to bez znajomości języka niemieckiego może okazać się to trudne. Pamiętajmy przy tym, że sama rejestracja, to dopiero spełnienie jednego warunku formalnego. W pierwszej kolejności powinniśmy ustalić z doradcą podatkowym, czy w ogóle mamy obowiązek rejestracji do VAT w Niemczech. Po rejestracji będziemy musieli też składać miesięczne lub kwartalne wstępne deklaracje a do 31 maja złożyć także deklarację roczną. Wprawdzie podatek VAT bazuje na europejskich dyrektywach i system podatku jest zbliżony w każdym kraju, to jednak bez znajomości niemieckich przepisów narażamy się na ryzyko błędnych rozliczeń.

Warto jednak, by przy procesie rejestracji, jak i przy późniejszych rozliczeniach brał udział niemiecki doradca podatkowy (Steuerberater). Jeżeli chcemy sobie oszczędzić czasu i kłopotu kontaktów ze stroną niemiecką, możemy zwrócić się do polskiego doradcy podatkowego specjalizującego się w sprawach polsko-niemieckich. Pozwoli to przedsiębiorcy także na odpowiednie ujęcie czynności zgodnie z polskim prawem podatkowym, tak by rozliczenia w Niemczech współgrały z obowiązkami podatkowymi w Polsce. Tylko kompleksowe rozwiązywanie międzynarodowych kwestii podatkowych pomoże nam korzystać z dostępnej optymalizacji podatkowej w Polsce i w Niemczech. W ten sposób możemy uzyskać znaczną oszczędność podatkową.

Więcej informacji co do rozliczenia podatku VAT w Niemczech i obowiązków z tym związanych znajduje się <<TUTAJ>>.

Kancelaria JLT zapewnia kompleksowe wsparcie podatkowe dla firm w Niemczech, w tym dokonuje rejestracji polskich firm dla celów VAT w Niemczech. Usługi doradztwa podatkowego w Niemczech świadczone są w ramach współpracy z niemieckimi doradcami podatkowymi. W zależności od rodzaju sprawy zapewniamy wsparcie ze strony niemieckiego specjalisty. Sprawy podatkowe na terenie Niemiec są wtedy koordynowane przez doradcę podatkowego z kancelarii JLT.

Zapisz się na nasz newsletter!

Michał Jadżyn

radca prawny i doradca podatkowy

Rechtsanwalt und Steuerberater

JLT Jadżyn Legal & Tax

Poznań / Posen

JLT doradztwo prawne i podatkowe dla firm radca prawny i doradca podatkowy kancelaria Poznań