Rejestracja firmy w Niemczech

Rejestracja firmy w NiemczechCoraz więcej Polaków decyduje się na założenie firmy w innym państwie. Wielu z nich jako swoje wymarzone miejsce wskazuje Niemcy – jedną z najpotężniejszych gospodarek Europy i świata. Gewerbe, jak określana jest jednoosobowa działalność gospodarcza w tym kraju, pozwala na korzystanie z różnorodnych ulg (np. bezpłatne szkolenia). Ponadto kwota wolna od podatku u naszych zachodnich sąsiadów jest znacznie wyższa niż w Polsce.

Każde państwo wymaga spełnienia wielu istotnych formalności, które pozwolą na legalne prowadzenie biznesu, dlatego też do rejestracji firmy należy się odpowiednio przygotować. W Niemczech prowadzenie działalności gospodarczej reguluje m.in. ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.


Z poszczególnych paragrafów wynika, iż działalność gospodarcza ma miejsce, gdy:

  • jest wykonywana samodzielnie oraz na własną odpowiedzialność (w przeciwieństwie do niesamodzielnego pracownika, który jest związany wskazówkami innej osoby i jest wynagradzany niezależnie od skutków wykonanej pracy),
  • jest długotrwała (powtarzalna i zorientowana na osiąganie stałego źródła dochodu, krótkie przerwy nie mają wpływu),
  • występuje z zamiarem osiągnięcia zysku,
  • pozwala na aktywny udział w kształtowaniu gospodarki rynkowej.

Lokal na terenie Niemiec

Podstawowym warunkiem, który należy spełnić przy zakładaniu własnej działalności, jest dysponowanie odpowiednim lokalem. Można go szukać na własną rękę (na stronach internetowych, lokalnej prasie) lub przy pomocy pośrednika. Innym rozwiązaniem jest wykorzystanie wirtualnego biura, które udostępni adres do rejestracji działalności. Alternatywą jest także mieszkanie (jeśli właściciel nieruchomości wyrazi zgodę i w umowie najmu umieści informację, iż jest ono przeznaczone także na cele gospodarcze).

Niemieckie konto w banku

Mieszkając i prowadząc firmę w Niemczech, trzeba mieć konto bankowe. Rachunek można otworzyć w dowolnej placówce lub online, dopasowując jego parametry do swoich potrzeb. Niemieckie banki często wymagają meldunku w Niemczech, by móc otworzyć rachunek bankowy. Wirtualny adres często nie jest akceptowany przy zakładaniu konta po rejestracji firmy w Niemczech. Warto pamiętać, że wiele niemieckich banków oferuje:

  • bezpłatne konto (brak ukrytych opłat za otwarcie i prowadzenie rachunku oraz wykonywane przelewy),
  • darmową wypłatę gotówki ze wszystkich bankomatów na świecie. W przypadku pobrania prowizji (co jest powszechne między innymi w USA, Meksyku, Kanadzie czy Tajlandii), zostanie ona zwrócona na wniosek klienta,
  • konkurencyjne kursy wymiany walut. Ponadto konto prowadzone w euro umożliwia wykonywanie przelewów międzynarodowych np. w dolarach amerykańskich lub frankach szwajcarskich,
  • dogodne oprocentowanie środków finansowych na lokatach lub kontach oszczędnościowych,
  • całodobową obsługę klienta.

Ubezpieczenie w Niemczech

Przy prowadzeniu działalności jednoosobowej na terenie Niemiec nie ma konieczności opłacania ubezpieczenia emerytalnego. Spowoduje to jednak, iż w przypadku powrotu do Polski, przepracowane za granicą lata nie zostaną doliczone do stażu wymaganego do przyznania emerytury.

W przypadku niektórych zawodów wymagających wpisu do Izby Rzemieślniczej (m.in. murarze, stolarze, dekarze, budowniczowie dróg, kamieniarze, tynkarze, malarze i lakiernicy, wykonawcy rusztowań, kominiarze, obróbka metali, mechanicy, hydraulicy, elektrycy) ubezpieczenie emerytalne jest konieczne. To samo dotyczy samozatrudnionych wykonujących usługi na rzecz tylko jednego zleceniodawcy.
Każdy przedsiębiorca ma za to obowiązek opłacania ubezpieczenia zdrowotnego (państwowego lub prywatnego). Zgodnie z prawem składka zależy od wieku ubezpieczonego oraz stanu jego zdrowia.

Dokumenty niezbędne do założenia działalności gospodarczej w Niemczech

Aby zarejestrować działalność gospodarczą w Niemczech, należy:

  1. udać się do miejscowej Izby Rzemieślniczej, jeżeli nasz zawód jest objęty obowiązkiem wpisu na listę rzemieślników;
  2. udać się do urzędu ds. gospodarki (das Gewerbeamt lub Wirtschaftsamt). W zależności od regionu kraju mieści się on najczęściej w urzędzie miasta,
  3. wypełnić formularz i odpowiedzieć na pytania urzędnika (dotyczące danych osobowych, miejsca zamieszkania, rodzaju firmy), które zostaną przez niego zapisane w specjalnym programie. Następnie trzeba sprawdzić zgodność treści na otrzymanym wydruku i go podpisać, niektóre miasta dopuszczają możliwość założenia firmy online,
  4. uiścić opłatę ok. 20 euro na miejscu lub przelewem (opłaty różnią się w zależności od miejscowości.

Podczas rejestrowania firmy trzeba mieć przy sobie odpowiednie dokumenty: paszport lub dowód osobisty oraz umowę najmu lokalu. W przypadku niektórych branż konieczne jest posiadanie zaświadczenia o prawie do swobodnego przesiedlania się lub zaświadczenia o niekaralności. Do wykonywania poszczególnych zawodów rzemieślniczych trzeba mieć dyplom mistrzowski. Ponadto specjalne pozwolenia muszą posiadać osoby pracujące jako:

  • pośrednicy pracy,
  • dystrybutorzy leków, broni palnej, amunicji,
  • przewoźnicy osób i towarów.

Po dokonaniu rejestracji należy odebrać zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (Gewerbeschein). Następnie urząd skarbowy, na podany adres wyśle kwestionariusz, którego wypełnienie skutkuje przydzieleniem numeru płatnika podatku dochodowego (Steuernumer).

Meldunek w Niemczech

Do założenia firmy w Niemczech nie trzeba mieć meldunku na terenie kraju. Choć nie jest on wymagany, może być użyteczny, gdyż pozwala na ubieganie się o zwolnienia podatkowe. Meldując się w Niemczech otrzymujemy też automatycznie indywidualny numer podatkowy, który przydzielany jest nam na całe życie. Nie należy go mylić z Steuernummer, który nadawany jest przez urząd skarbowy właściwy dla naszej firmy.

Prowadzenie księgowości firmy w Niemczech

Przedsiębiorcy, którzy mają własną działalność gospodarczą na terenie danego kraju, muszą przestrzegać prawa podatkowego obowiązującego w tym państwie. W przypadku Niemiec kwestie podatkowe są niezwykle istotne, dlatego też warto zdecydować się na współpracę z doświadczonym doradcą podatkowym. Dokładne prowadzanie księgowości firmy pomoże zarządzać wszelkimi dokumentami, fakturami oraz zapobiec ewentualnym mandatom i karom.

Ponadto zgodnie z niemieckimi przepisami każdy właściciel firmy jest zobowiązany do rejestracji poszczególnych zdarzeń gospodarczych w taki sposób, by były one jasne i czytelne dla osób trzecich, pozwalając im na ocenę stanu przedsiębiorstwa. Niektóre dane należy przechowywać nawet do 10. lat.

Co do zasady prowadząc mniejszą firmę będziemy mogli skorzystać z uproszczonej księgowości. W uproszczonej księgowości ujmujemy przychody i wydatki, a nadwyżka stanowi nasz dochód. Ta metoda rozliczenia nazywa się Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Wymaga ona mniejszego nakładu niż prowadzenie pełnej księgowości i sporządzanie bilansu. W Niemczech nie ma przymusu korzystania z biura rachunkowego czy z usług doradcy podatkowego, ale w praktyce niewiele osób decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości. Lepiej zaufać doświadczonemu doradcy.

Założenie działalności gospodarczej w Niemczech – podsumowanie

Prawo unii europejskiej zakłada, że każdy obywatel kraju członkowskiego może założyć firmę w wybranym państwie, należącym do wspólnoty. Dzięki temu coraz więcej osób decyduje się na prowadzenie działalności gospodarczej poza granicami swojego kraju. Chcąc otworzyć firmę w Niemczech, należy spełnić opisane powyżej, lokalne wymagania i rozliczać się zgodnie z tamtejszym prawem podatkowym.

Sama rejestracja firmy w urzędzie nie jest czasochłonna ani skomplikowana. Warto się jednak do niej odpowiednio przygotować. Przed rozpoczęciem procedury, należy sprawdzić, czy działalność nie wymaga uzyskania specjalnych pozwoleń lub koncesji.

Najdłuższą procedurą ze strony urzędów niemieckich jest przyznanie numeru podatkowego, co może zająć kilka tygodni.

Ponadto należy pamiętać, że rynek pracy każdego kraju jest uwarunkowany własnym prawem i zasadami. Dlatego też przed założeniem firmy w Niemczech, warto:

  • dokładnie określić zakres działalności przedsiębiorstwa,
  • poznać miejscowe prawo dotyczące rejestracji i prowadzenia biznesu,
  • otworzyć konto bankowe,
  • zebrać wszystkie niezbędne dokumenty.

Do rozważenia pozostaje na początku forma, w której zarejestrujemy firmę w Niemczech. Może to być jednoosobowa działalność (Gewerbe), możemy założyć swoją spółkę GmbH lub niewymagającą kapitału zakładowego UG. Możemy także założyć z kimś spółkę osobową. Rejestracja firmy w Niemczech może wiązać się z korzyściami fiskalnymi (brak ubezpieczenia emerytalnego, kwota wolna od podatku – 9.408 euro w 2020 r.), możliwością założenia konta w banku, dostępu do niemieckiego rynku. Są jednak też i wady. Niektóre zawody wymagają wykazania uprawnień w postaci dyplomu mistrzowskiego, musimy dysponować lokalem, jeżeli dobrze zarabiamy płacić stosunkowo wyższe podatki. W niektórych przypadkach powinniśmy także zapłacić wysokie składki na ubezpieczenie społeczne.

Czasem wygodniej i taniej jest założyć firmę w Polsce i działać na niemieckim rynku z Polski. Przed podjęciem decyzji warto skonsultować swoje działania z profesjonalistą, który pomoże nam ocenić polskie i niemieckie regulacje oraz wybrać najlepsze dla nas rozwiązanie. Najlepiej takiego doradztwa zasięgnąć jeszcze przed rejestracją firmy w Niemczech.

W czym możemy pomóc?

Kancelaria JLT specjalizuje się we wsparciu prawno-podatkowym dla polskich firm działających w Niemczech, w szczególności pomagamy polskim firmom budowlanym w Niemczech. Zakres naszych usług to:

Zapraszamy do kontaktu.

Zapisz się na nasz newsletter!

Michał Jadżyn

radca prawny i doradca podatkowy

Rechtsanwalt und Steuerberater

JLT Jadżyn Legal & Tax

Poznań / Posen

JLT doradztwo prawne i podatkowe dla firm radca prawny i doradca podatkowy kancelaria Poznań