Delegowanie cudzoziemców spoza UE do Niemiec

Polskie firmy zatrudniają coraz większą liczbę cudzoziemców spoza UE, w głównej mierze z Ukrainy, Białorusi czy Rosji. Wzrasta też liczba zatrudnionych cudzoziemców z bardziej egzotycznych krajów jak Filipiny, Chiny czy Indie. Z drugiej strony polskie firmy skutecznie konkurują na rynku europejskim jakością swoich usług i otrzymują coraz więcej zleceń z zagranicy, w szczególności z Niemiec. Polscy pracodawcy chcieliby skorzystać ze swoich pracowników-cudzoziemców przy wykonywaniu zleceń zagranicą. Jak wygląda delegowanie cudzoziemców do Niemiec?


Błędy w delegowaniu cudzoziemców do Niemiec

Zacznijmy od tego, co polskie firmy robią źle. Niestety z praktyki wynika, że delegowanie cudzoziemców do Niemiec przez polską firmę następuje nielegalnie, z naruszeniem niemieckich przepisów. Polskie firmy często znajdują się w błędnym przekonaniu, że załatwienie wszystkich formalności dla cudzoziemca w Polsce pozwala na nieograniczoną możliwość świadczenia przez niego usług w całej UE. Wprawdzie swoboda świadczenia usług w UE jak najbardziej istnieje, ale są oczywiście pewne ograniczenia. Niestety polskie firmy wychodzą z założenia, że skoro pracownik z Ukrainy, Białorusi czy innego kraju spoza UE, ma w Polsce pozwolenie na pracę i uzyska się dla niego zaświadczenie A1 z ZUS, to można go bez dalszych formalności delegować do Niemiec.

Otóż jest to jak najbardziej błędne przekonanie. Pozwolenie na pracę (czy uproszczone oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi) otrzymane w Polsce uprawnia tylko do pracy w Polsce. Pracownik taki nie może bez dalszych formalności wykonywać pracy w Niemczech, nawet jeżeli jego praca w Polsce jest legalna. Poza kilkoma wyjątkami opisanymi niżej, cudzoziemiec potrzebuje szczególny rodzaj wizy Vander Elst, by móc być oddelegowanym do pracy do Niemiec.

Wśród firm panują mity, że przy krótkim delegowaniu, przy podróży służbowej, przy wykonywaniu usług na rzecz pracodawcy, żadna dodatkowa wiza (poza wizą Schengen w Polskim paszporcie) jest niepotrzebna. Np. osoba z Ukrainy może podróżować po krajach UE bez wizy, wystarczy paszport biometryczny (90 dni w ciągu każdego 180-dniowego okresu). Jednak do Niemiec taka osoba może pojechać tylko w celach turystycznych, nie może podejmować pracy. Jeżeli cudzoziemiec otrzyma wizę Schengen od polskich władz, to też go to nie uprawnia co do zasady do wykonywania pracy na terytorium Niemiec.

Wiza Vander Elst a delegowanie cudzoziemców do Niemiec

Żeby zagwarantować swobodę świadczenia usług, Niemcy po przegranym postępowaniu przed ETS wprowadzili specjalny rodzaj wizy, nazywanej wizą Vander Elst. Jest to wiza wydawana cudzoziemcom delegowanym do Niemiec w celu wykonania usług przez polską firmę. Wizę taką uzyskuje się w ambasadzie Niemiec w Warszawie i kosztuje 75 euro i pracownik załatwia ją w ambasadzie Niemiec osobiście. Wpierw trzeba umówić termin w systemie rejestracji on-line. Wiza Vander Elst wydawana jest w uproszczonym trybie, jej wydanie nie wymaga zgody Federalnej Agencji Pracy (Bundesagentur für Arbeit). Do wniosku trzeba dołączyć szereg dokumentów (umowa o pracę, zameldowanie w Polsce, pozwolenie na pracę lub inne dokumenty potwierdzające zezwolenie na pobyt i pracę w Polsce, umowę pomiędzy pracodawcą a odbiorcą usługi w Niemczech, zaświadczenie A1 dla cudzoziemca).

Wiza Vander-Elst wydawana jest na czas świadczenia usług i w zasadzie powinna być formalnością. Wiza Vander Elst jest udzielana w paszporcie i stosunkowo łatwo ją zweryfikować, sprawdzając paszport pracownika. W treści wizy widnieje adres, pod którym może pracować dany pracownik. Wiza Vander Elst  uprawnia do pracy jedynie pod tym adresem.

W teorii uzyskanie wizy Vander Elst powinno być proste i stanowić zwykłą formalność. W praktyce jednak tak to nie wygląda. Po prostu ambasada Niemiec w Warszawie nie udostępnia wolnych terminów w systemie rezerwacyjnym. Na terminy trzeba czekać nawet kilka miesięcy. Nie ma możliwości umówienia terminu poza systemem rezerwacyjnym. Tutaj polskie firmy wpadają w trudności z delegowaniem cudzoziemców do Niemiec. Cudzoziemiec, by otrzymać wizę, powinien przedłożyć zawarty kontrakt pomiędzy pracodawcą a (najczęściej) firmą niemiecką. Pracodawca, by podpisać kontrakt musi przecież wiedzieć, czy będzie mógł wysłać swoich pracowników cudzoziemców do Niemiec. Jednak nie można uzyskać promesy wizy Vander Elst. Zatem trzeba w ciemno przyjąć zlecenie, a następnie próbować uzyskać wizę. Na terminy trzeba czekać miesiącami. Rzadko mamy do czynienia, w szczególności przy pracach budowlanych w Niemczech, że do rozpoczęcia kontraktu polska firma ma kilka miesięcy czasu. Najczęściej wyjazd do Niemiec w celu świadczenia usług następuje krótko po przyjęciu zlecenia.

Formalne trudności w dostępie do terminów wizyt w ambasadzie prowadzą do tego, że delegowanie cudzoziemców do Niemiec jest znacznie utrudnione i często teoretyczne. Próba delegowania cudzoziemca do Niemiec bez ważnej wizy Vander Elst może się skończyć wysoką karą (nawet do 500 tys. euro). Wyjściem nie jest także skłonienie pracownika spoza UE do założenia działalności gospodarczej (jeżeli polskie prawo na to pozwala). Samozatrudniony powinien również uzyskać dla siebie wizę Vander Elst.

Przepisy niemieckie przewidują pewne wyjątki od konieczności uzyskania wizy Vander Elst. Kiedy delegowanie cudzoziemca do Niemiec bez wizy Vander Elst jest możliwe?

Delegowanie do Niemiec cudzoziemca – rezydenta długoterminowego UE

Jeden z wyjątków od potrzeby uzyskania wizy Vander Elst przy delegowaniu cudzoziemca spoza UE do Niemiec określony został w § 17a Rozporządzenia w sprawie pobytu (Aufenthaltsverordnung, AufenthV) w związku z § 30 nr 3 Rozporządzenia o zatrudnieniu (Beschäftigungsverordnung – BeschV).

Zgodnie z tą regulacją cudzoziemcy posiadający status rezydenta długoterminowego UE nadany w innym kraju UE mogą wykonywać działalność zarobkową w Niemczech bez wizy Vander Elst przez 90 dni w okresie 12 miesięcy.

Zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego wydaje się cudzoziemcom, którzy przebywają w Polsce legalnie i nieprzerwanie co najmniej przez 5 lat bezpośrednio przed złożeniem wniosku. Należy również spełniać następujące warunki:

  • posiadać źródło stabilnego i regularnego dochodu wystarczającego na pokrycie kosztów utrzymania siebie i członków rodziny pozostających na jego utrzymaniu;
  • posiadać ubezpieczenie zdrowotne;
  • posiadać potwierdzoną znajomość języka polskiego.

Ponieważ fala emigracji cudzoziemców, zwłaszcza z Ukrainy do Polski, zaczęła się kilka lat temu, to na rynku pracy nie ma jeszcze zbyt dużo cudzoziemców dysponujących statusem rezydenta długoterminowego UE. Jednakże ta liczba powinna wzrastać w najbliższym czasie, więc może być to pewna alternatywa dla polskich firm zainteresowanych delegowaniem cudzoziemca do Niemiec.

Ograniczeniem jest tutaj okres 90 dni w ciągu 12 miesięcy. Jeżeli delegowany cudzoziemiec do Niemiec będzie wykonywał pracę w dłuższym wymiarze, to niezbędne będzie zawnioskowanie o wizę Vander Elst.

Podróż służbowa cudzoziemca do Niemiec

Kolejny wyjątek od konieczności uzyskania wizy Vander Elst przy wyjeździe do Niemiec dotyczy podróży służbowej w interesach (§ 16 BeschV). Osoby takie mogą wykonywać czynności zarobkowe na terytorium Niemiec bez wizy Vander Elst przez 90 dni w ciągu 180 dni. Jednakże jest to ograniczone do pewnego rodzaju czynności:

  • pracowników działów handlowych zatrudnionych przez niemiecką firmę, którzy wykonują swoje czynności zagranicą (np. przedstawiciel handlowy niemieckiej firmy działający w Polsce);
  • zatrudniony cudzoziemiec w zagranicznej firmie, który prowadzi w Niemczech rozmowy lub negocjacje, zawiera umowy lub nadzoruje wykonanie umów w Niemczech;
  • cudzoziemiec zatrudniony w zagranicznej firmie, który jest odpowiedzialny za założenie, nadzór lub prowadzenie w Niemczech zakładu lub oddziału firmy.

Na podobnych zasadach (§3 BeschV) może wykonywać działalność cudzoziemiec w Niemczech należący do kadry kierowniczej zagranicznej (np. polskiej) firmy. Chodzi tu o następujące osoby:

  • kierownik z pełnomocnictwem generalnym lub udzieloną prokurą;
  • członek organu osoby prawnej, który uprawniony jest ustawowo do reprezentacji (np. członek zarządu polskiej sp. z o.o.);
  • wspólnik spółki handlowej, jeżeli na podstawie przepisów lub umowy spółki, jest uprawniony do reprezentowania spółki lub zarządzania nią;
  • kierownik w firmie z siedzibą poza Niemcami, mający istotne znaczenie dla firmy, zatrudniony na stanowisku dyrektora, zarządcy lub innym kierowniczym stanowisku.

W tym drugim przypadku przepisy nie przewidują ograniczenia w rodzaju wykonywanej pracy. Zgodnie z dosłownym brzmieniem przepisu cudzoziemiec powołany do zarządu polskiej sp. z .o.o. mógłby pracować w Niemczech przez 90 dni w okresie 180 dni wykonując dowolne czynności, niekoniecznie związane z pełnieniem funkcji członka zarządu (np. nadzór nad budową).

Wykonywanie szczególnych usług w Niemczech a delegowanie cudzoziemca

Szczególnego zezwolenia lub wizy nie wymaga również wykonywanie określonych usług przez cudzoziemców w ciągu 90 dni w okresie 12 miesięcy (§ 19 BeschV). Tym wyjątkiem przy delegowaniu cudzoziemców do Niemiec objęte są następujące usługi w wykonywane przez firmę z siedzibą poza Niemcami:

  • montaż, konfiguracja, konserwacja lub naprawa maszyn, urządzeń (instalacji) i programów komputerowych służących celom gospodarczym, które zamówione zostały u pracodawcy, a także wdrożenie przy obsłudze tych maszyn, urządzeń i programów elektronicznych;
  • odbiór lub wdrożenie się w obsługę nabytych maszyn, urządzeń lub innych rzeczy;
  • demontaż nabytych używanych urządzeń w celu ich ponownego montażu w kraju pracodawcy;
  • budowa i demontaż stoisk targowych dla swojej firmy lub innej firmy zagranicznej;
  • udział w szkoleniu w ramach czynności eksportowych lub udzielania licencji.

Skorzystanie z jednego z tych wyjątków wymaga powiadomienia Bundesagentur für Arbeit na osobnym formularzu. W ramach powiadomienia organ ten sprawdzi (np. analizując umowy), czy ten wyjątek znajdzie zastosowanie. Jeżeli powyższe czynności miałyby trwać dłużej (do 3 lat), to można uzyskać zezwolenie od BAfA.

W szczególności ta pierwsza kategoria (montaż, naprawa maszyn i urządzeń) może być furtką dla polskich firm, by delegować cudzoziemców do Niemiec bez wizy Vander Elst. Jednakże zgodnie z wyjaśnieniami BAfA skorzystanie z tego wyjątku obwarowane jest ścisłymi wymogami formalnymi.

W szczególności wyjątek ten dotyczy montażu obiektów, które stanowią niezależny, samodzielny, gotowy do użycia zespół techniczny. Instalacja samej konstrukcji stalowej nie jest tutaj pod ten wyjątek kwalifikowana. Również obiekty budowlane, jak szalunki i fasady budynków, prefabrykowane elementy budowlane, więźby dachowe, okna i drzwi oraz kuchnie lub dodatkowe meble (np. w restauracjach) nie są objęte tym wyjątkiem. Jeżeli następuje montaż części maszyny lub instalacji, to wartość podsystemu musi znacznie przekraczać koszt instalacji w Niemczech. Prace montażowe, które należy przeprowadzić w trakcie dostawy i instalacji, muszą mieć niewielkie znaczenie. Obliczone koszty pracownicze montażu w Niemczech nie mogą przekroczyć 15 procent uzgodnionej wartości dostawy.

Dostawa musi obejmować komponenty indywidualne, nieprodukowane seryjnie.

Niemieckie organy stoją na stanowisku, że ten wyjątek obejmuje tylko monterów lub programistów firm, które same wytworzyły daną maszynę, instalację lub program komputerowy.

Tak wąskie przesłanki zastosowania tego wyjątku mogą powodować, że niewiele polskich firm z niego skorzysta przy delegowaniu cudzoziemców do Niemiec.

Cudzoziemiec kierowca a delegowanie do Niemiec

Na koniec należy wspomnieć o dość szerokim wyjątku przewidzianym dla kierowców (§ 20 BeschV) w transporcie międzynarodowym.

Bez wizy Vander Elst może wykonywać pracę kierowcy na terytorium Niemiec pracownik zatrudniony w firmie z siedzibą w innym kraju UE (np. w Polsce). Kierowca cudzoziemiec może w Niemczech wykonywać następujące czynności bez wizy Vander Elst w międzynarodowym transporcie towarów:

  • odbiór lub dostawa transgraniczna do lub z Niemiec;
  • kabotaż: po pierwszym częściowym lub całkowitym rozładunku po transporcie międzynarodowym można przeprowadzić do trzech transportów. Jeżeli zagraniczna firma w Niemczech nie ma ani siedziby, ani oddziału, ostatni rozładunek musi nastąpić w ciągu 7 dni od pierwszego częściowego lub całkowitego rozładunku.

Powyższym wyjątkiem przy cudzoziemcy kierowcy objęty jest przewóz osób na rzecz pracodawcy z siedzibą poza Niemcami, wykonywany pojazdem zarejestrowanym w kraju pracodawcy.

W przypadku przewozu towarów kierowca powinien posiadać świadectwo kierowcy, wydane na podstawie unijnego rozporządzenia nr 1072/2009.

Delegowanie cudzoziemców do Niemiec

Przy delegowaniu cudzoziemców do Niemiec w pierwszym rzędzie należy zatroszczyć się o legalność pobytu i pracy cudzoziemca w Niemczech. Na tym nie kończą się jednak obowiązki firmy delegującej do Niemiec. Mogą i najczęściej powstają inne obowiązki formalne, jak złożenie zgłoszenia celnego, rejestracja w niemieckim urzędzie skarbowym, zgłoszenie do kasy urlopowej SOKA-Bau itd.

Więcej o tego rodzaju obowiązkach można dowiedzieć się <<TUTAJ>> i <<TUTAJ>>.

Wspracie prawne przy delegowaniu cudzoziemców do Niemiec

Kancelaria JLT zapewnia kompleksowe wsparcie prawne i podatkowe dla firm w Niemczech, w tym dokonuje rejestracji i wszelkich zgłoszeń w Niemczech. Usługi doradztwa prawnego i podatkowego w Niemczech świadczone są w ramach współpracy z niemieckimi specjalistami. Sprawy prawe i podatkowe na terenie Niemiec są wtedy koordynowane przez radcę prawnego lub doradcę podatkowego z kancelarii JLT. W szczególności wspieramy kompleksowo firmy w kwestiach zatrudniania cudzoziemców w Niemczech oraz delegowania cudzoziemców do Niemiec.

Zapisz się na nasz newsletter!

Michał Jadżyn

radca prawny i doradca podatkowy

Rechtsanwalt und Steuerberater

JLT Jadżyn Legal & Tax

Poznań / Posen

JLT doradztwo prawne i podatkowe dla firm radca prawny i doradca podatkowy kancelaria Poznań