Budowa światłowodów w Niemczech – rejestracja firmy w Niemczech

Budowa światłowodów w Niemczech – rejestracja firmy w Niemczech

Obecnie realizowane są duże produkty infrastrukturalne w zakresie budowy sieci światłowodów w Niemczech. Nasz zachodni sąsiad jest w porównaniu do Polski zacofany w rozwoju sieci niezbędnej do szybkiego internetu. Niemcy korzystają z licznych funduszy pomocowych, na budowę światłowodów w Niemczech przeznaczono znaczne środki. Projekty mają być wykonywane przez następne lata. Gwarantuje to znaczną ilość pracy dla firm budowlanych oraz z branży elektrotechnicznej. Budowa sieci i kładzenie światłowodów w Niemczech jest też szansą dla polskich firm, które coraz częściej otrzymują kontrakty na te prace w Niemczech. Zobacz, jak przygotować się do wyjazdu, jakie formalności są potrzebne przy kładzeniu światłowodów w Niemczech i na co należy uważać.


1. Zawarcie umowy

Przede wszystkim trzeba wpierw otrzymać zlecenia na budowę światłowodów w Niemczech. W grę wchodzić mogą tutaj różne prace:

  • roboty ziemne koparką pod ułożenie światłowodów
  • kładzenie kabli i dmuchanie światłowodów
  • spawanie światłowodów
  • przewierty sterowane
  • przyłącza domowe.

Zlecenie możemy otrzymać od niemieckiej lub polskiej firmy jako podwykonawca. Na początku nie mamy co liczyć na to, że zostaniemy generalnym wykonawcą i będziemy pracowali na rzecz niemieckiego inwestora (telekom, powiat itd.). Zresztą lepiej najpierw zebrać doświadczenia jako podwykonawca.

Zazwyczaj wykonawcy przy budowie światłowodów w Niemczech pracują na powierzonym materiale. Ze swojej strony muszą zapewnić zasoby ludzkie, podzielone najczęściej na 3-5 osobowe brygady, oraz własny sprzęt (koparki, wiertnice, sprzęt do dmuchania światłowodów itd.).

Na rynku niemieckim proponowane są różne stawki za prace. Są to najczęściej stawki wyższe niż w Polsce przy podobnych projektach budowy światłowodów. Jednak nasze koszty pracy w Niemczech przy kładzeniu światłowodów lub wykonywaniu przyłączy będą wyższe. Wpływają na to koszty pracy, zapewnienia noclegów, wyższe wymogi jakościowe co do prowadzonych prac itd. Warto przeprowadzić dokładną kalkulację. Często zlecenia w Niemczech na budowę światłowodów oferowane są polskim firmom przez kolejnych pośredników, z których każdy uwzględnił już swoją marżę. Firma z Polski, która faktycznie będzie wykonywała pracę, może otrzymać stawki, które okażą się już nierentowne.

Trzeba zachować dużą ostrożność przy doborze zleceniodawcy. Budowa światłowodów w Niemczech wymaga zaangażowania dużych środków przy przygotowaniu wyjazdu. Zleceniodawcy są świadomi, że firmy z Polski poniosły duże nakłady i muszą je wpierw odrobić. Często po przyjeździe wymuszają np. niższe stawki, stawiając podwykonawcę pod ścianą. W branży światłowodów dochodzi niestety też często do sporych zatorów płatniczych. Generalny wykonawca ma zastrzeżenia przy odbiorach lub spóźnia się z nimi i nie płaci podwykonawcom, a ci z kolei dalszym podwykonawcom. Kwoty wynagrodzeń sięgają tysięcy euro i pośrednicy ani podwykonawcy nie mają własnych środków, by finansować dalszych podwykonawców. Firma wykonawcza musi jednak opłacić swoich pracowników oraz podatki, składki ZUS itd. Może się zdarzyć jednak, że przez kilka miesięcy nie będzie otrzymywać wynagrodzenia. Jeżeli chcemy wyjechać jako podwykonawca do Niemiec, to powinniśmy mieć odpowiednie zabezpieczenie finansowe, tak by z własnej kieszeni pokryć własne koszty nawet przez kilka miesięcy. Bez takiej poduszki finansowej może okazać się, że trzeba będzie opuścić szybko plac budowy, bez odrobienia początkowych nakładów finansowych.

Koniecznym jest podpisanie dobrej umowy ze zleceniodawcą. Skonsultujmy się zawsze z profesjonalnym doradcą, który ma doświadczenie w sprawach polsko-niemieckich, w szczególności w branży światłowodów.

2. Przygotowanie do wyjazdu w Polsce

Otrzymaliśmy zlecenie na budowę światłowodów w Niemczech. To nawet jeszcze nie połowa sukcesu, to dopiero początek naszej drogi. Musimy się odpowiednio przygotować do wyjazdu. Czeka nas masa formalności i załatwiania dokumentów. Jeżeli nie mamy z tym doświadczenia, to najlepiej już na tym etapie zaangażować profesjonalnego doradcę. Wskaże nam, jakie dokumenty będziemy potrzebować przed wyjazdem do Niemiec, by pracować na budowie w Niemczech.
Przede wszystkim musimy zatroszczyć się o swoje zasoby osobowe. Mamy tutaj kilka opcji, możemy zatrudnić własnych pracowników, osoby na umowy na zlecenie, ewentualnie osoby samozatrudnione. Możemy przy budowie światłowodów w Niemczech skorzystać też ze wsparcia podwykonawców, jeżeli umowa nam na to pozwala. Każda z tych opcji ma swoje wady i zalety. Inne są obowiązki prawne, inne koszty pracy. Pewne rozwiązania, jak np. samozatrudnienie, ma swoje ekonomiczne plusy, ale wiąże się z dodatkowym ryzykiem (fikcyjne samozatrudnienie zobacz <<TUTAJ>>).

Zleceniodawcy w Niemczech najczęściej oczekują od polskiego podwykonawcy, by personel był zatrudniony w oparciu o umowę o pracę. Taki jest też standard w tej branży przy pracy w Niemczech przy kładzeniu światłowodów. Jeżeli wysyłamy pracowników do Niemiec w celu wykonania usługi, to musimy się wpierw zatroszczyć o kilka spraw:

  • zawrzeć nowe umowy o pracę lub aneksy do tych umów, by oddelegować pracowników do Niemiec
  • uzyskać zaświadczenia A1 z ZUS dla każdego pracownika, które będą potwierdzać, że pracownik podlega pod polskie ubezpieczenia społeczne – tutaj do rozstrzygnięcia jest, czy pracownik zostanie delegowany do Niemiec na czas określony czy też będzie wykonywał równocześnie lub na zmianę pracę w Polsce i w Niemczech
  • uzyskać kartę EKUZ w NFZ dla pracownika, co będzie konieczne np. przy wypadku przy pracy w Niemczech
  • zatroszczyć się o odpowiednie badania lekarskie i BHP
  • uregulować kwestię RODO przy delegowaniu pracowników do Niemiec.

Oddelegowanie pracownika za granicę wiąże się z obowiązkiem zapewnienia pracownikowi w miejscu pracy płacy minimalnej obowiązującej w kraju pracy. Więcej o stawkach minimalnych w Niemczech można dowiedzieć się <<TUTAJ>>.

Mając załatwione formalności w Polsce, możemy przejść do rejestracji polskiej firmy w Niemczech.

3. Zgłoszenia przed wyjazdem do Niemiec

W Unii Europejskiej obowiązuje swoboda świadczenia usług. Ale to nie znaczy, że bez dopełnienia jakichkolwiek formalności możemy jechać do pracy w Niemczech, by wykonywać usługi budowy światłowodów. Musimy wpierw dopełnić określonych formalności.
Potrzebne będą przede wszystkim:

  • zgłoszenie pracowników urzędu celnego (Zollamt) – nie ma to żadnego związku z opłatą cła, po prostu urzędy celne kontrolują w Niemczech legalność zatrudnienia
  • rejestracja polskiej firmy w Niemczech w urzędzie skarbowym – taka rejestracja będzie niezbędna ze względu na podatek budowlany w Niemczech (więcej informacji <<TUTAJ>>) –  taka rejestracja nie jest jednoznaczna z tym, że automatycznie będziemy płacić podatek dochodowy w Niemczech, chodzi o uzyskanie zwolnienia z podatku budowlanego w Niemczech (tzw. Freistellung)
  • rejestracja polskiej firmy do VAT w Niemczech – rozliczenie VAT w Niemczech będzie konieczne, jeżeli korzystamy z usług podwykonawcy lub osoby samozatrudnionej
  • rejestracja do SOKA-Bau – jest to kasa urlopowa, do której musi zgłosić się każda polska firma budowlana w Niemczech, jeżeli świadczy usługi budowlane w Niemczech
  • zgłoszenie do izby rzemieślniczej (Handwerkskammer) – takie zgłoszenie należy wykonać, jeżeli wykonujemy określone zawody w Niemczech.

Więcej szczegółów na temat formalności w Niemczech przy pracach budowlanych można znaleźć <<TUTAJ>>.

Zgłoszenia można oczywiście wykonać na własną rękę. Z doświadczenia widzimy jednak, że firmy robią to błędnie, co może wywołać negatywne skutki prawne. Często prowadzi to też do opóźnień w uzyskaniu odpowiednich zgłoszeń. Jeżeli planujemy prace budowlane w Niemczech, np. przy budowie światłowodów, to warto zlecić załatwienie formalności i rejestrację polskiej firmy w Niemczech doradcy, który kompleksowo zrobi za nas wszystkie zgłoszenia.

4. Firma w Polsce czy w Niemczech

Projekty budowy światłowodów w Niemczech potrafią trwać nawet do kilku lat. Długotrwała działalność w Niemczech może skomplikować sytuację zwłaszcza pod kątem podatkowym i składek na ubezpieczenie społeczne. Przekroczenie 12 miesięcy na jednej budowie spowoduje, że powstanie tzw. zakład podatkowy w Niemczech. Od zysków tego zakładu trzeba będzie zapłacić podatek dochodowy w Niemczech. Ponadto pensje pracowników opodatkowane zostaną od samego początku projektu podatkiem dochodowym Lohnsteuer w Niemczech.

Skoncentrowanie działalności firmy na zleceniach w Niemczech może spowodować to, że firma nie będzie miała zleceń w Polsce. Brak lub mały obrót w Polsce może prowadzić do utraty zaświadczeń A1 dla pracowników oddelegowanych do Niemiec. Skutkować będzie to koniecznością ubezpieczenia pracowników w Niemczech.

W takiej sytuacji firmy z branży telekomunikacyjnej, które budują światłowody w Niemczech, zadają sobie pytanie, czy zatem nie lepiej przenieść działalność całkowicie do Niemiec i tam założyć firmę. Wiązałoby się to z zamknięciem firmy w Polsce i otwarciem nowego podmiotu w Niemczech.

Czy założenie firmy w Niemczech ma sens? Moim zdaniem nie. Oczywiście każdy przypadek należy oceniać osobno. Działalność w Polsce a praca w Niemczech czyli działalność jako polska firma w Niemczech ma dużo zalet. Nawet jeżeli jesteśmy zobowiązani do płacenia niemieckich podatków dochodowych, to i tak warto pozostawić firmę w Polsce. Konieczna jest jedynie rejestracja polskiej firmy w Niemczech w różnych instytucjach. Podstawowe plusy polskiej działalności to:

  • niższe koszty obsługi prawnej i księgowej (przygotowanie umów z pracownikami, rozliczenia pracowników, bieżąca księgowość dla niemieckiej firmy, kontakty z niemieckimi urzędami itd., to wszystko wymaga wsparcia prawno-podatkowego w Niemczech, które dla podmiotu z Niemiec będzie droższe niż dla polskiej firmy)
  • niższe koszty pracy – oddelegowanie pracownika do Niemiec jest tańsze niż zatrudnienie pracownika na niemieckich warunkach, w szczególności pod kątem ubezpieczeń społecznych
  • mniejszy nakład pracy administracyjnej – wiele kwestii, jak np. uprawnienia zawodowe, badania lekarskie dla pracowników, BHP, zrzeszenia zawodowe, izby rzemieślnicze, jest znacznie bardziej skomplikowane w Niemczech
  • bariera językowa – właściciele firm przyzwyczajeni są do załatwiania wielu spraw osobiście w urzędach, w księgowości, w organizacjach, zrzeszeniach itd., nie dysponując bardzo dobrą znajomością języka niemieckiego, trzeba zdać się na pomoc doradców (co kosztuje) lub tłumacza (co często utrudnia kontakt lub zniekształca przekaz)
  • zatrudnienie pracowników – nie wszyscy pracownicy z Polski chcą być zatrudnieni w niemieckiej firmie, często takie zatrudnienie – przy dalszym zamieszkiwaniu w Polsce – może utrudniać załatwienie spraw urzędowych, dostęp do opieki medycznej, kwestie zasiłkowe i emerytalne, uzyskanie kredytu w banku itd.
  • wysokie podatki dochodowe w Niemczech dla firm i właścicieli firm – porównując opodatkowanie firmy i jej właściciela w Polsce i w Niemczech dojdziemy do wniosku, że Polska może być dosłownie rajem podatkowym. Nie chodzi tylko o stosunkowo prosty podatek liniowy 19%, ale także składki ZUS dla jednoosobowej działalności niepowiązane z dochodem. W branży budowlanej możliwy jest do zastosowania ryczałt w wysokości 5,5%, który może być sporą optymalizacją podatkową. Podatek dochodowy w Niemczech dochodzi natomiast nawet do 45%.

Nasze doświadczenie pokazuje, że najefektywniejszym sposobem prowadzenia prac budowlanych w Niemczech jest pozostawienie firmy w Polsce oraz oddelegowanie pracowników za granicę. Zakładanie firmy w Niemczech, w szczególności zatrudniającej pracowników, pozbawia polską firmę przewagi rynkowej, którą – nie ukrywajmy – jest też głównie cena za usługę. Niższa cena wynika głównie z niższych kosztów pracy oddelegowanego do Niemiec pracownika. Przeniesienie firmy do Niemiec może spowodować, że niemieckie firmy budowlane będą mogły złożyć korzystniejszą od nas ofertę.

5. Formalności w trakcie budowy

Budowa sieci światłowodowej w Niemczech wiązać się będzie z licznymi formalnościami, których musimy dokonywać w trakcie projektu. Trzeba podejmować najczęściej następujące kroki:

  • zgłaszać wszystkie zmiany co do miejsca budowy i składu personalnego naszej załogi w niemieckim urzędzie celnym (Zollamt)
  • składać miesięczne zgłoszenia do SOKA-Bau i opłacać składkę urlopową
  • zawnioskować o przedłużenie Freistellung (zwolnienia z podatku budowlanego) – jak uzyskać Freistellung pisaliśmy <<TUTAJ>>
  • rozliczać pracowników, wypłacając im co najmniej niemiecką płacę minimalną z odpowiedniej branży, i opłacać podatek dochodowy w Niemczech (Lohnsteuer) od pensji pracowników, jeżeli powstanie taki obowiązek
  • składać deklaracje VAT w Niemczech, jeżeli polska firma w Niemczech wykonuje usługi budowlane na rzecz osób prywatnych lub korzysta z usług podwykonawców
  • składać roczne deklaracje podatkowe do niemieckiego urzędu skarbowego, jeżeli powstanie zakład podatkowy w Niemczech.

Jeżeli zlecimy kompleksową obsługę w Niemczech kancelarii w tym zakresie, to będziemy mieli pewność, że wszystkie formalności w Niemczech zostaną spełnione. Rozliczenia we własnym zakresie prowadzą często do tego, że polska firma budowlana w Niemczech ma zaległości podatkowe lub nakładane są na nią kary w przypadku kontroli.

6. Zakład podatkowy i podatek dochodowy w Niemczech

Zasadą jest to, że podatki dochodowe od działalności firmy (podatek właściciela firmy jednoosobowej, podatek PIT wspólników spółki osobowej, podatek CIT spółki z o.o.) płacone są tam, gdzie jest siedziba firmy. Wyjątkiem jest prowadzenie działalności w innym kraju przez położony tam zakład podatkowy. Jeżeli mamy zakład podatkowy za granicą, to będziemy płacić podatek dochodowy od tego zakładu.
Pojęcie zakładu podatkowego definiowane jest w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania. Polska ma zawarte takie umowy z wieloma państwami, w tym z Niemcami. Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania z Niemcami przewiduje, że zakład oznacza stałą placówkę, przez którą całkowicie lub częściowo prowadzona jest działalność przedsiębiorstwa. Taka stała placówka może obejmować miejsce zarządu, filię, biuro czy warsztat.

Przykład: polska firma jednoosobowa w Niemczech prowadzi budowę instalacji światłowodowej w okolicach Berlina. Firma wynajęła pomieszczenia w Niemczech przy placu budowy. W pomieszczeniach urządziła swoje biuro, na placu natomiast prowadzony jest warsztat, w którym spawane są światłowody i naprawiany jest sprzęt budowlany. Od pierwszego dnia powstaje w Niemczech zakład podatkowy.
Do powstania zakładu podatkowego może także prowadzić wykonywanie prac budowlanych lub instalacyjnych przez czas dłuższy niż 12 miesięcy. Ten przypadek będzie miał najczęściej zastosowanie przy takich projektach jak budowa światłowodów w Niemczech. Czas 12 miesięcy liczy się od rozpoczęcia do zakończenia prac budowlanych. Krótkie przerwy spowodowane organizacją pracy czy warunkami atmosferycznymi nie są wliczane.

Przykład: polska firma budowlana w Niemczech nie ma stałej placówki (biura, warsztatu). Prace rozpoczęła na budowie 1.07.2019 r. W miesiącach 12.2019-01.2020 prace nie były wykonywane ze względu na warunki atmosferyczne. Po zimie firma wróciła do Niemiec i od tego czasu dalej wykonuje prace budowlane w Niemczech. W dniu 01.07.2020 r. prace będą trwały 12 miesięcy i z dniem następnym powstanie w Niemczech zakład podatkowy z mocą wsteczną od pierwszego dnia pracy.

Zakład podatkowy powstaje z mocą wsteczną. Jeżeli przekroczymy w Niemczech termin 12 miesięcy, to zakład podatkowy powstanie od pierwszego dnia prowadzenia prac, a nie od dnia następnego po przekroczeniu 12 miesięcy. Warto zatem już na samym początku prac odpowiedzieć sobie na pytanie, jak długo będą trwały prace w Niemczech.

Skutki powstania zakładu w Niemczech są istotne. Należy zapłacić podatek dochodowy w Niemczech od działalności firmy. Podatek ten może wynieść 30-40%. Ponadto powstanie zakładu podatkowego może skomplikować rozliczenia podatku dochodowego pracowników delegowanych do Niemiec.

Wyjeżdżając do Niemiec zalecanym jest skonsultowanie się z doradcą podatkowym w zakresie podatku dochodowego od zakładu w Niemczech. Doradca podatkowy może nam pomóc tak ułożyć strategię działania, by podatek w ogóle nie powstał lub obciążenie podatkowe było możliwie jak najniższe.

7. Rozliczenia pracowników

Rozliczenie oddelegowanego pracownika do Niemiec jest skomplikowane. Delegowanie pracowników do Niemiec ma wpływ na rozliczenie składek ZUS delegowanego pracownika i jego podatku dochodowego. Możliwe są różne warianty rozliczeń:

  • ZUS i podatek dochodowy w Polsce – w Niemczech w takim przypadku nie są rozliczane te składniki wynagrodzenia, wszystko rozliczane jest w Polsce – ten wariant ma zastosowanie najczęściej przy krótszych wyjazdach, gdzie pracownicy nie przekraczają 183 dni pobytu w Niemczech, a pracodawca nie ma zakładu podatkowego w Niemczech
  • ZUS w Polsce a podatek dochodowy w Niemczech – składki na ubezpieczenie społeczne odprowadzamy w Polsce, natomiast podatek dochodowy w Niemczech (Lohnsteuer) – ten wariant ma często zastosowanie przy budowie światłowodów w Niemczech, ponieważ są to długotrwałe projekty, a intensywność wyjazdów jest spora
  • ZUS i podatek dochodowy w Niemczech – ten wariant ma zastosowanie, gdy firma nie uzyska na pracowników zaświadczeń A1, a budowa trwa dłużej. Spotykamy się z nim również wtedy, gdy polska firma budowlana w Niemczech zatrudnia miejscowy personel, np. kierownika budowy z Niemiec
  • ZUS w Niemczech a podatek dochodowy w Polsce – w zasadzie niespotykany wariant. Teoretycznie możliwy, jeżeli pracodawca nie miałby zakładu podatkowego w Niemczech, oddelegowany pracownik był polskim rezydentem podatkowym, a nie podlegałby polskim ubezpieczeniom społecznym.

Jeżeli chodzi o składki ZUS delegowanego pracownika, to sprawa jest stosunkowo prosta. Pracownik powinien otrzymać zaświadczenie A1, wtedy nadal będzie podlegać polskim ubezpieczeniom społecznym. Zaświadczenie A1 może być zawnioskowane, jeżeli:

  • pracownik jest oddelegowany czasowo (do 24 miesięcy) do pracy w Niemczech – ten przypadek ma zastosowanie, jeżeli wysyłamy pracownika na budowę do Niemiec i wykonywać będzie on pracę tylko w Niemczech
  • pracownik wykonuje pracę w dwóch lub więcej państwach jednocześnie lub na zmianę (np. pracownik pracuje dwa tygodnie w Niemczech i tydzień w Polsce według w miarę stałego harmonogramu).

Wyliczając składki ZUS delegowanego pracownika trzeba pamiętać o tym, że możemy umniejszyć podstawę wymiaru składek o równowartość diety (49 euro) za każdy dzień pobytu pracownika w Niemczech. Takie umniejszenie może nastąpić do wysokości prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (w 2020 r. jest to 5227 zł). Delegowanemu pracownikowi nie przysługują natomiast nieopodatkowane i nieozusowane diety, do przychodu należy doliczyć koszty noclegów i przejazdów.

Rozliczenie podatkowe delegowanego pracownika może być bardziej skomplikowane. W pewnych sytuacjach trzeba będzie rozliczać niemiecki podatek od wynagrodzeń (Lohnsteuer). Niemiecki podatek dochodowy trzeba naliczać, jeżeli pracodawca ma zakład podatkowy w Niemczech lub pracownik przekroczył 183 dni pobytu w Niemczech w ciągu dowolnych12 miesięcy. Dla polskiej firmy w Niemczech nie jest w zasadzie możliwe samodzielne naliczenie tego podatku, trzeba tutaj skorzystać z pomocy osoby rozliczającej niemieckie płace.

Oprócz rozliczenia płacy pozostaje jeszcze SOKA-Bau i rozliczenie urlopów pracowniczych. Wymiar urlopu i jego wysokość ustala się według niemieckich przepisów, ponieważ są one korzystniejsze niż polskie. Pracownikowi budowlanemu w Niemczech przysługuje 30 dni urlopu w roku kalendarzowym. Wysokość wynagrodzenia urlopowego wynosi w branży budowlanej 14,25% wynagrodzenia brutto. Samo rozliczanie urlopów jest bardziej skomplikowane niż w Polsce, warto skorzystać tutaj z profesjonalnej pomocy.

8. Rozliczenie budowy

Po zakończeniu budowy trzeba ją prawidłowo rozliczyć. Nie chodzi tylko o odbiory i rozliczenie z kontrahentem. Trzeba również zatroszczyć się o sprawy formalne. Trzeba wyrejestrować pracowników z urzędu celnego, jeżeli nasze zgłoszenie było wykonane na dłuższy czas. Jeżeli nie prowadzimy innych projektów w Niemczech, można wyrejestrować się z podatku VAT w Niemczech. Powiadomić o końcu prac należy również SOKA-Bau, warto wpierw zatroszczyć się o prawidłowe rozliczenie urlopów.

W czym możemy pomóc?

Nasza kancelaria specjalizuje się we wsparciu prawno-podatkowym dla polskich firm działających w Niemczech, w szczególności pomagamy polskim firmom budowlanym w Niemczech. W zakres naszych usług wchodzi:

Zapraszamy do kontaktu.

Zapisz się na nasz newsletter!

Michał Jadżyn

radca prawny i doradca podatkowy

Rechtsanwalt und Steuerberater

JLT Jadżyn Legal & Tax

Poznań / Posen

JLT doradztwo prawne i podatkowe dla firm radca prawny i doradca podatkowy kancelaria Poznań