Zwrot podatku VAT z Niemiec – pytania i odpowiedzi

Drukuj
Dokonałeś zakupów jako firma w Niemczech? Dowiedz się, czy i na jakich zasadach możesz wnioskować o zwrot podatku VAT z Niemiec.


JLT zwrot podatku VAT z NiemiecWiele polskich firm będących zarejestrowanymi podatnikami VAT dokonuje zakupów w Niemczech. Wydatki związane z podróżą służbową czy udziałem w targach obciążone są niemieckim podatkiem VAT. Polscy podatnicy mogą ubiegać się o zwrot VAT z Niemiec. Dowiedz się, komu przysługuje zwrot podatku i jak się o niego ubiegać.

Na jakiej podstawie przysługuje zwrot VAT?

Zwrot podatku VAT z krajów unijnych, w tym z Niemiec, przysługuje na podstawie przepisów Dyrektywy Rady 2008/9/WE z dnia 12 lutego 2008 r. określającej szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim (Dz.U. L 44 z 20.2.2008, str. 23).

W polskiej ustawie o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. znajdują się również przepisy regulujące postępowanie dot. zwrotu podatku VAT z innego kraju unijnego. Odnosi się do tego art. 89 ust. 1h–1l.

W Niemczech warunki ubiegania się o zwrot podatku VAT określone zostały w ustawie o niemieckim podatku od wartości dodanej (Umsatzsteuergesetz, UStG) oraz w rozporządzeniu wykonawczym do tej ustawy (Umsatzsteuerdurchführungsverordnung, UStDV). W szczególności istotne są § 59 – 61 UStDV.

Kto może ubiegać się o zwrot podatku VAT z Niemiec?

Aby móc ubiegać się o zwrot podatku VAT z Niemiec należy spełnić następujące warunki podmiotowe w okresie, za który dana firma ubiega się o zwrot:

  • firma nabyła na terenie Niemiec towary lub usługi, co do których naliczony został niemiecki VAT (jest to warunek oczywisty, jeżeli nie było zakupów w Niemczech, to nie ma się o zwrot czego ubiegać)
  • firma jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce, niezwolnionym od podatku VAT
  • firma nie może być zarejestrowana do VAT w Niemczech (czyli posiadać niemieckiego USt-IdNr. – więcej informacji o rejestracji do VAT w Niemczech), ani posiadać w tym kraju siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej
  • firma nie wykonywała wyłącznie dostaw towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku
Gdzie należy złożyć wniosek o zwrot podatku VAT?

Wniosek składa się do administracji podatkowej państwa zwrotu. W Niemczech adresatem wniosku o zwrot podatku VAT jest Centralny Federalny Urząd Podatkowy (Bundeszentralamt für Steuern). Nie oznacza to jednak, że wniosek trzeba złożyć bezpośrednio w Niemczech. Wniosek składa się za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego. Czyli dana firma powinna złożyć wniosek o zwrot VAT z Niemiec za pośrednictwem tego urzędu skarbowego, w którym normalnie składa deklaracje VAT.

W jakiej formie należy złożyć wniosek?

Wniosek można złożyć jedynie w formie elektronicznej, przez system e-Deklaracje. Interaktywny formularz (VAT-REF) dostępny jest na stronie internetowej Ministerstwa Finansów: www.finanse.mf.gov.pl.

Czy wniosek VAT-REF można złożyć przez pełnomocnika?

Tak, wniosek może za firmę wypełnić i przesłać pełnomocnik (np. doradca podatkowy lub radca prawny). We właściwym urzędzie skarbowym trzeba wtedy złożyć oryginał pełnomocnictwa. Nie można skorzystać z pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji drogą elektroniczną (UPL-1). Procedura zwrotu VAT-u z zagranicy jest odrębną procedurą i przepisy ordynacji podatkowej dot. pełnomocnictwa nie znajdą tutaj zastosowania.

Za jaki okres można ubiegać się o zwrot?

O zwrot podatku VAT z Niemiec można ubiegać się za okres od trzech miesięcy do roku. Wnioski o zwrot mogą jednak odnosić się do okresu krótszego niż trzy miesiące, kiedy okres ten dotyczy pozostałej części roku kalendarzowego.

Nie można zatem złożyć wniosku o zwrot podatku VAT za dwa miesiące (minimum kwartał). Wyjątkiem jest tutaj wniosek dot. pozostałej części roku (np. wpierw został złożony wniosek za styczeń – październik, pozostał listopad i grudzień, w takiej sytuacji można złożyć wniosek za okres dwóch miesięcy). Wnioskowany zwrot nie może też dotyczyć np. 13 miesięcy (maksimum rok).

Czy jest jakaś minimalna kwota zwrotu?

Jeżeli wnioskujemy o zwrot za okres krótszy niż rok (np. za trzy miesiące), to minimalna kwota zwrotu, o którą możemy się ubiegać, to 400 euro. Jeżeli jednak składamy wniosek o zwrot podatku VAT za cały rok, to minimalna kwota, o którą możemy się ubiegać, to już tylko 50 euro. Próg 50 euro dotyczy też sytuacji, gdy ubiegamy się o zwrot podatku za pozostałą część roku (np. wpierw wnieśliśmy o zwrot za okres styczeń – marzec – wtedy minimalna kwota, to 400 euro, a następnie wnosimy za kwiecień – grudzień – wtedy wystarczy przekroczyć próg 50 euro).

Do kiedy należy złożyć wniosek o zwrot podatku?

Wniosek o zwrot trzeba złożyć najpóźniej do 30 września roku kalendarzowego następującego po okresie zwrotu. Jeżeli ubiegamy się o zwrot podatku VAT za 2016 r., wniosek należy zatem złożyć do końca września 2017 r.

Trzeba pamiętać, że wniosek uznaje się za złożony dopiero wtedy, gdy wnioskodawca przedstawił wszystkie informacje wymagane prawem. Nie ma zatem co czekać na ostatnią chwilę. Termin do 30 września następnego roku jest terminem nieprzekraczalnym. Jeżeli złożymy wniosek po terminie, to zwrotu nie dostaniemy. Poza tym, im szybciej złożymy wniosek, tym większa szansa na szybsze otrzymanie zwrotu podatku.

W jakim języku toczy się postępowania o zwrot podatku VAT w Niemczech?

Przedstawienie informacji we wniosku o zwrot podatku (VAT-REF) lub ewentualnych informacji dodatkowych powinno nastąpić w języku niemieckim. Dopuszczalne jest też posługiwanie się językiem angielskim.

Czy do wniosku należy dołączyć faktury?

Tak, ale tylko wtedy, gdy kwota faktur (bez VAT) przekracza 1.000 euro (w przypadku faktur za paliwo 250 euro).

W jakiej formie należy dołączyć faktury?

Jeżeli przekroczymy powyższe progi, to do wniosku o zwrot VAT w Niemczech należy dołączyć skany oryginalnych faktur. Skan należy wykonać w trybie czarno-białym w jakości 200 dpi w jednym z trzech formatów: PDF (preferowany), TIFF, JPEG. Jeżeli jest więcej niż jeden plik, to trzeba je spakować do archiwum ZIP. Maksymalna wielkość pliku to 5 MB. Jeżeli mamy sporo faktur i nasz plik ZIP jest większy niż 5 MB, to skanujemy tylko faktury o najwyższej wartości.

W razie wątpliwości co do dokumentów Bundeszentralamt für Steuern wezwie nas do przedłożenia dodatkowych informacji lub zażąda od nas oryginałów dokumentów.

Jak należy opisać faktury we wniosku o zwrot podatku?

We wniosku o zwrot podatku należy podać właściwy kod towaru lub usługi. Dostępne są następujące kody:

1 = paliwo

2 = wynajem środków transportu

3 = wydatki związane ze środkami transportu

4 = opłaty drogowe i inne opłaty dla użytkowników dróg

5 = koszty podróży, takie jak opłaty za taksówki, opłaty za transport publiczny

6 = zakwaterowanie

7 = żywność, napoje i usługi restauracyjne

8 = opłaty za wstęp na targi i wystawy

9 = wydatki na artykuły luksusowe, rozrywkowe i wydatki reprezentacyjne

10 = inne

W przypadku wyboru pozycji 10 (inne), trzeba opisać rodzaj nabytych towarów i usług. Przepisy niemieckie nie wymagają podawania pod-kodów do powyższych pozycji.

Czy można wnosić o zwrot VAT na podstawie innych dokumentów niż faktura VAT?

Niemieckie przepisy o VAT przewidują tzw. fakturę uproszczoną (Kleinbetragsrechnung). Faktura uproszczona nie musi w szczególności zawierać danych nabywcy. Co do zasady paragony fiskalne zawierają wszystkie dane wymagane dla faktury uproszczonej. Na postawie tych dokumentów można zatem żądać zwrotu podatku VAT. Chodzi tutaj w szczególności o paragony za paliwo, taksówki czy nocleg.

Do końca 2016 r. faktura uproszczona mogła być wystawiona do kwoty 150 euro. Chodzi tutaj o kwotę brutto, czyli z podatkiem VAT. Obecnie zmieniono przepisy w Niemczech, zgodnie z którymi progiem wartości będzie 250 euro. Przepisy te mają mieć moc wsteczną od dnia 1.1.2017 r. Na dzień sporządzania niniejszej informacji przepisy zostały już uchwalone i czekają na ogłoszenie.

Czy możliwa jest korekta wniosku o zwrot podatku VAT?

Niemieckie prawo dopuszcza możliwość korekty wniosku o zwrot podatku VAT. Jeżeli zatem popełnimy błąd lub nie dołączymy wszystkich faktur, to mamy jeszcze zawsze szansę, by skorygować wniosek.

Kiedy otrzymamy zwrot podatku VAT?

Co do zasady procedura zwrotu nie powinna przekraczać 4 miesięcy. Jeżeli zajdzie konieczność przedłożenia dodatkowych informacji, to czas rozpatrzenia wniosku może się przedłużyć nawet do 8 miesięcy. Nie warto czekać z wnioskiem do końca września, wtedy składanych jest najwięcej wniosków, co może wpłynąć także na długość postępowania. Jeżeli złożymy wniosek wcześniej, to jest spora szansa, że zwrot podatku VAT otrzymamy szybciej, niż przewidziane 4 miesiące.

W czym możemy pomóc?

Kancelaria JLT zapewnia kompleksowe wsparcie podatkowe dla firm, w tym przy wnioskach o zwrot podatku VAT z Niemiec. Doświadczony doradca podatkowy pomoże ocenić zasadność złożenia wniosku o zwrot podatku VAT, wypełni w Państwa imieniu stosowny wniosek i przygotuje całą dokumentację. Prowadzić będzie także w Państwa imieniu korespondencję z niemieckimi władzami podatkowymi. Przejmiemy od Państwa cały ciężar formalny związany z wnioskiem.  Nasz obszar działania to Poznań i terytorium całego kraju.Jeżeli są Państwo zainteresowani tego rodzaju doradztwem podatkom, zapraszamy do kontaktu. Przedstawimy wtedy szczegółową ofertę.

Michał Jadżyn

radca prawny i doradca podatkowy

Rechtsanwalt und Steuerberater

JLT Jadżyn Legal & Tax

Poznań / Posen

JLT doradztwo prawne i podatkowe dla firm radca prawny i doradca podatkowy kancelaria Poznań