Delegowanie pracowników do Niemiec po zmianach – praktyczny poradnik

Poniżej przedstawiam kilka praktycznych rad w kwestii zmian w oddelegowaniu pracowników za granicę, z uwzględnieniem delegowania pracowników do Niemiec. Więcej informacji w kwestii zmiany w delegowaniu pracowników do Niemiec od 30 lipca 2020 r. można znaleźć TUTAJ.

Przedstawione zostały konkretne rady, jak przygotować się na zmiany w delegowaniu pracowników do Niemiec, które weszły w życie 30 lipca 2020 r. Zmiany zostały wskazane na przykładzie Niemiec, ponieważ delegowanie pracowników do pracy w Niemczech jest najczęstszym przypadkiem w polskich firmach, ale schemat postępowania będzie taki sam także dla innych państw UE.

Oddelegowanie pracownika do pracy za granicę – kroki

1. Sprawdź, czy w Twojej branży obowiązuje umowa taryfowa uznana za powszechnie obowiązującą w kraju oddelegowania.

W przypadku Niemiec takiego rodzaju umowy taryfowe mogą dotyczyć różnych branż. Poniżej lista, którą trzeba uwzględnić przy delegowaniu pracowników do Niemiec:

• branża budowlana,
• branża dekarska,
• branża usług elektrycznych,
• branża opiekuńcza,
• sprzątanie budynków,
• montaż rusztowań,
• branża malarska i lakiernicza.

W przypadku umów taryfowych powszechnie obowiązujących w danym kraju, wszystkie postanowienia takiej umowy są dla Ciebie jako pracodawcy wiążące. Tekst umowy taryfowej jest dla Ciebie teraz najważniejszym wyznacznikiem Twoich obowiązków wobec delegowanych pracowników za granicę.

2. Ustal, co przysługuje pracownikowi na mocy umowy taryfowej.

Jeżeli mamy powszechnie obowiązującą umowę taryfową, ustal, co pracownikowi przysługuje na mocy tej umowy taryfowej. Powszechnie obowiązujące umowy taryfowe obowiązują od pierwszego dnia oddelegowania. W grę wchodzą:

• dodatki za nadgodziny, pracę w nocy, pracę w niedziele i święta,
• diety i dodatki za podróż służbową,
• dodatki za pracę w trudnych warunkach,
• dodatki świąteczne i świadczenia urlopowe.

Z pewnością zwiększą się Twoje koszty pracy związane z delegowaniem pracowników za granicę. Już na dzień 30 lipca 2020 r. musisz zapewnić te dodatkowe warunki pracownikom oddelegowanym za granicę. Warunki te kontrolowane będą przez miejscowe władze, a ich niedochowanie może grozić wysokimi karami i roszczeniami ze strony pracowników. Jeżeli korzystasz z usług podwykonawców, to możesz odpowiadać za zapewnienie tych warunków płacowych przez podwykonawcę. Zleceniodawcy też mogą grozić za to kary, nawet jak sam nie deleguje pracowników za granicę.

3. Ustal rzeczywisty czas trwania oddelegowania.

Jeżeli oddelegowanie pracownika za granicę już trwa, ustal zgodnie z miejscowym prawem rzeczywisty czas trwania oddelegowania. Trzeba ustalić rzeczywisty czas oddelegowania danego pracownika. Tutaj istotne mogą być okresy zatrudnienia sprzed 30 lipca 2020 r. Przepisy nie przewidują okresów przejściowych. Do okresu oddelegowania pracownika za granicę zalicza się czas zatrudnienia sprzed tej daty. Trzeba tutaj uwzględnić inne okresy zatrudnienia danego pracownika, nawet u innego pracodawcy. Chodzi nie tylko o zatrudnienie w ramach oddelegowania za granicę, ale także wykonywanie pracy jako pracownik tymczasowy lub zatrudnienie u miejscowego pracodawcy. Do okresu rzeczywistego oddelegowania wliczamy także przerwy związane z urlopem, czasem choroby, powrotem do domu. Do okresu oddelegowania danego pracownika doliczamy także czas oddelegowania innego pracownika, jeżeli wykonuje on to samo zadanie w tym samym miejscu. Zliczamy następujące po sobie okresy, jeżeli nie doszło do istotnej przerwy w zatrudnieniu.

4. Zgłoś w odpowiednim urzędzie przedłużenie terminu oddelegowania pracownika.

Jeżeli czas oddelegowania konkretnego pracownika jest krótszy niż 12 miesięcy, ale pracodawca planuje przekroczenie tego terminu, to zrób zgłoszenie w odpowiednim urzędzie, by dokonać przedłużenia terminu do 18 miesięcy. Po przekroczeniu 12/18 miesięcy do pracownika znajdują zastosowanie wszystkie przepisy miejscowego prawa z pewnymi wyjątkami. Nowe przepisy przewidują status osoby oddelegowanej do Niemiec długoterminowo, taki status nabywa dany pracownik po przekroczeniu 12 miesięcy rzeczywistego oddelegowania. Na wniosek ten termin można przedłużyć do 18 miesięcy. Prawo danego państwa rozstrzyga, czy wniosek musi być umotywowany, czy też wystarczy samo zawiadomienie właściwego organu. W Niemczech właściwy dla oddelegowanych pracowników jest urząd celny (Zoll). Stosowne zawiadomienie należy zrobić przed upływem 12 miesięcy rzeczywistego okresu delegowania. Spóźniony wniosek nie wywoła skutków prawnych.

5. Sprawdź przepisy przejściowe.

Jeżeli rzeczywisty czas oddelegowania przekracza 12 miesięcy, ale jest krótszy niż 18 miesięcy, to sprawdź przepisy przejściowe kraju oddelegowania, czy przedłużenie jest automatyczne. Niemieckie przepisy przewidują fikcję, że pracownikom delegowanym do Niemiec z okresem delegowania dłuższym niż 12 miesięcy przyznawany jest status osoby oddelegowanej długoterminowo po 18 miesiącach. Jeżeli na dzień 30 lipca 2020 r. okres oddelegowania jest krótszy niż 12 miesięcy, to trzeba dokonać dodatkowej formalności i przedłużyć ten okres do 18 miesięcy. Jeżeli delegujesz pracowników do innego państwa UE, to sprawdź miejscowe przepisy, czy tutaj dla Ciebie powstaje obowiązek działania.

6. Sprawdź korzystniejsze warunki pracy.

Jeżeli czas oddelegowania pracownika za granicę przekracza 12/18 miesięcy, to sprawdź, jakie korzystniejsze warunki pracy zawiera miejscowe prawo pracy oraz regionalne umowy taryfowe. Po upływie 12 miesięcy (można przedłużyć na wniosek do 18 miesięcy) do pracownika oddelegowanego do pracy za granicę stosuje się wszystkie zasady prawa miejscowego. Uwzględnić należy także regionalne umowy taryfowe, które są powszechnie obowiązujące. Chodzi tutaj o umowy taryfowe obowiązujące w danym regionie, np. w konkretnym landzie w Niemczech. Jeżeli takie regionalne umowy taryfowe istnieją, to masz obowiązek ich stosowania do pracowników, którzy są długoterminowo delegowani do pracy w Niemczech.

Ponadto, będziesz miał obowiązek stosowania wszystkich innych przepisów prawa pracy, obowiązujących w miejscu oddelegowania. Może chodzić tutaj o kwestie urlopowe, bezpieczeństwo pracy, dodatki dla pracowników, urlopy wychowawcze i rodzicielskie, zapewnienie urlopów okolicznościowych, ograniczenie odpowiedzialności pracowników za szkodę wyrządzoną osobom trzecim, ochronę danych osobowych oddelegowanego pracownika.

Nie obowiązują kwestie związane z procedurami, formalnościami i warunkami zawierania i rozwiązywania umów o pracę, w tym klauzul o zakazie konkurencji. Zasady zawierania umów terminowych, ograniczenia w tym zakresie, podstawa do rozwiązania/wypowiedzenia umowy o pracę, ochrona przed wypowiedzeniem itd. jest nadal oceniana według prawa właściwego dla umowy o pracę. Warto odpowiednio dopasować umowy o pracę o te kwestie i w szczególności dokonać wyraźnego wyboru prawa właściwego dla umowy o pracę.

7. Sprawdź, czy wysyłasz pracowników w podróż służbową zgodnie z miejscowym prawem.

Dowiedz się także, co pracownikowi przysługuje z tego tytułu. Nowe regulacje zawierają obowiązek zapewnienia pracownikom delegowanym stawek dodatków lub zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania dla pracowników znajdujących się daleko od domu z powodów zawodowych. Chodzi tutaj o podróż służbową w kraju lub z kraju oddelegowania. Jeżeli pracownik jest wysyłany w celach zawodowych z jego typowego miejsca zatrudnienia w kraju oddelegowania, to stosujemy do rozliczeń podróży służbowych miejscowe prawo. W szczególności powinni wziąć to pod uwagę pracodawcy, którzy delegują pracowników za granicę do kilku miejsc (np. na różne budowy) lub mają pracowników mobilnych. Z pewnością powstaną tutaj dodatkowe koszty dla pracodawcy, jak wypłata diet, zwrot kosztów podróży, obowiązek zapewnienia zakwaterowania. Do tej pory koszty te były często przerzucane na pracownika, teraz to pracodawca może być zobowiązany do ich ponoszenia. Ten obowiązek powstaje od pierwszego dnia oddelegowania.

8. Jeżeli organizujesz nocleg pracownikom, sprawdź miejscowe wymogi co do warunków zakwaterowania.

Po zmianach w zasadach oddelegowania to pracodawca odpowiada za warunki zakwaterowania pracowników, jeżeli jest ono organizowane przez pracodawcę. Nie jest istotne, czy pracodawca posiada obowiązek zapewnienia noclegu osobie oddelegowanej do pracy za granicę, ale to, czy faktycznie to robi. Trzeba przestrzegać wtedy miejscowych wymogów co do kwestii technicznych noclegu, jego powierzchni, wyposażenia itd. Trzeba zatem sprawdzić, czy zapewniany przez pracodawcę nocleg odpowiada miejscowym wymogom. Ten obowiązek powstaje od pierwszego dnia oddelegowania.

9. Skontaktuj się ze specjalistą do spraw oddelegowania i dopasuj dokumentację pracowniczą do nowych wymogów w danym kraju.

Delegowanie pracowników za granicę (w tym do Niemiec) staje się jeszcze bardziej skomplikowane niż do tej pory. Żeby dla pracodawcy pozostało tak, jak jest, to trzeba przygotować się na liczne zmiany. Jeśli chcemy nadal delegować pracowników do Niemiec, to musimy dostosować się do nowych wymogów i właściwie przygotować się na zmiany. Przy delegowaniu pracowników wymagana jest specjalistyczna, ale interdyscyplinarna wiedza. By bezpiecznie delegować pracownika nasz doradca powinien znać się na:

• polskich przepisach prawa pracy (umowy o pracę z pracownikami delegowanymi, porozumienia o oddelegowaniu, uprawnienia przysługujące pracownikom itd.);
• niemieckich przepisach prawa pracy – od pierwszego dnia trzeba zapewnić szereg wymogów dotyczących wynagrodzenia, urlopów, podróży służbowych, zakwaterowania;
• niemieckich umowach taryfowych – od tej pory umowy taryfowe i inne układy pracy powszechnie obowiązujące, też po 12/18 miesiącach te regionalne, mają decydujące znaczenia dla uprawnień pracowniczych. Nie wystarczy znać się na niemieckich przepisach, potrzebna jest też wiedza ekspercka z zakresu umów taryfowych, kwalifikowania danej firmy, ustalania wynagrodzenia itd.;
• polskich i niemieckich przepisach podatkowych – gdzie płacić podatki od wynagrodzeń pracowników, kiedy odprowadzać zaliczki w Polsce a kiedy w Niemczech, jakie dodatki należy opodatkować, a które są wolne od podatku, jak obniżyć obowiązki podatkowe – na te pytania odpowie nam specjalista, który zna uregulowania w obu krajach i porusza się z łatwością w obszarze międzynarodowego prawa podatkowego. Nawet doskonała znajomość przepisów podatkowych w jednym kraju jest niewystarczająca, trzeba skorzystać z doradztwa osoby, która zna się na systemie podatkowym w obu krajach;
• polskich i niemieckich płacach i ubezpieczeniach społecznych – rozliczenie pracownika delegowanego do pracy za granicą jest skomplikowane, mogą powstać różne warianty mieszane np. ZUS w Polsce, podatek w Niemczech. Kwestia wydawania zaświadczeń A1 jest też tylko z pozoru prosta, wydane A1 mogą być uchylane i kwestionowane przez ZUS i zagraniczne instytucje. Przy rozliczaniu płac pracownika delegowanego warto skorzystać z doradztwa osoby, która pomoże nam na styku prawa polskiego i niemieckiego, z uwzględnieniem norm europejskich;
• polskich i niemieckich warunkach pracy – BHP na zagranicznej budowie, ochrona danych osobowych w przypadku delegowania pracowników za granicę, uznawanie uprawnień, szkolenia, badania lekarskie, certyfikaty i atesty narzędzi, praca w niedzielę i święta, bezpieczne warunki pracy – w tych kwestiach specjalista do spraw delegowania też powinien mieć dogłębną wiedzę.

Jak widzimy, przy delegowaniu pracowników do pracy za granicą potrzebne są szerokie kompetencje z różnych dyscyplin. Bez profesjonalnego doradztwa jesteśmy narażeni na liczne kary, roszczenia pracowników, odpowiedzialność wobec zleceniodawcy. Często, by w ogóle otrzymać zlecenie z Niemiec, musimy wykazać, że spełniamy wszystkie wymogi świadczenia usług w danym kraju. Warto zatem skorzystać z profesjonalnego wsparcia i przygotować się na zmiany w delegowaniu pracowników. Jeżeli nie zrobimy nic, to nowe regulacje szybko nas zaskoczą. Warto sprawdzić szczegółowo, jak wygląda delegowanie pracowników do Niemiec Q & A.

W czym możemy pomóc?

Kancelaria JLT specjalizuje się w doradztwie dla firm delegujących pracowników za granicę, w szczególności do Niemiec. Łączymy kompetencje z zakresu prawa oraz podatków. Pomagamy także w kwestiach kadrowych oraz innych dotyczących obsługi firm w Niemczech. Świadczymy wszelkie usługi niezbędne dla firmy świadczącej usługi w Niemczech i delegującej do Niemiec pracowników. Zachęcamy do kontaktu, zwłaszcza przed 30 lipca 2020 r., tak by właściwie przygotować się na nadchodzące zmiany.

Sprawdź także: Wykonywanie usług budowlanych w Niemczech – o czym warto pamiętać? Część I

Przeczytaj popularne artykuły:

• Windykacja w Niemczech
• Rejestracja firmy w Niemczech
• Polska firma w Niemczech
• VAT w Niemczech
• Rejestracja VAT w Niemczech
• Delegowanie pracowników do Niemiec
• Polska firma jako podwykonawca w Niemczech
• Usługi budowlane w Niemczech
• Windykacja w Niemczech
• Jak uzyskać freistellung
• Weryfikacja Niemieckiego kontrahenta
• NIP w Niemczech
• Podatek budowlany w Niemczech
• Klasy podatkowe w Niemczech