Entsendung von Arbeitnehmern nach Deutschland nach den Änderungen – ein praktischer Leitfaden

Nachstehend werden praktische Ratschläge zu Änderungen bei der Entsendung von Arbeitnehmern vorgestellt, darunter insbesondere im Falle der Entsendung von Arbeitnehmern nach Deutschland.

Es wurden spezifische Ratschläge zur Vorbereitung auf die Änderungen bei der Entsendung von Arbeitnehmern gegeben, die am 30. Juli 2020 in Kraft treten werden. Die Änderungen wurden am Beispiel Deutschlands dargelegt. Die Entsendung von Mitarbeitern nach Deutschland ist bei einem polnischen Unternehmen der häufigste Fall, bei der Entsendung nach anderen EU-Ländern kann man dieses Verfahren analogisch anwenden.

1. Überprüfen Sie, ob für Ihre Branche ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag gilt.

Im Falle Deutschlands können diese Arten von Tarifverträgen für verschiedene Branchen gelten. Nachfolgend finden Sie eine Liste, die bei der Entsendung von Mitarbeitern nach Deutschland zu beachten ist

– Bauhauptgewerbe

– Dachdeckerhandwerk

– Elektrohandwerke

– Pflegebranche

– Gebäudereinigung

– Gebäudereinigungsleistungen

– Maler- und Lackiererhandwerk.

Bei Tarifverträgen, die in einem bestimmten Land allgemein gelten, sind alle Bestimmungen dieser Tarifverträge für Sie als Arbeitgeber verbindlich. Der Text der Tarifvereinbarung ist jetzt die wichtigste Grundlage für Ihre Verpflichtungen gegenüber entsandten Arbeitnehmern im Ausland.

2. Wenn ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag vorliegt, bestimmen Sie, worauf der entsandte Mitarbeiter gemäß diesem Tarifvertrag Anspruch hat.

Die allgemein geltenden Tarifvereinbarungen gelten ab dem ersten Tag der Entsendung. Dazu gehören Zuschläge für Überstunden, Nachtarbeit, für Arbeit an Sonn- und Feiertagen, Tages- und Geschäftsreisezulagen, Zulagen für Arbeiten unter schwierigen Bedingungen und Urlaubsvergütung und -zulagen.

Ihre Arbeitskosten im Zusammenhang mit der Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland werden sicherlich steigen. Zum 30. Juli 2020 müssen Sie diese zusätzlichen Bedingungen den im Ausland entsandten Mitarbeitern gewährleisten. Diese Bedingungen werden von den örtlichen Behörden  wie Zoll in Deutschland kontrolliert, und die Nichtbeachtung kann zu hohen Geldbußen und Ansprüchen der Mitarbeiter führen. Wenn Sie Subunternehmer einsetzen, sind Sie möglicherweise dafür verantwortlich, diese Lohnbedingungen durch den Subunternehmer sicherzustellen. Die Auftraggeber können auch für die Nichteinhaltung der Arbeitsbedingungen durch Subunternehmer bestraft werden, selbst wenn sie keine entsandten Arbeitnehmer haben.

Für die Auftraggeber einer ausländischen Firma ist insbesondere § 23 Abs. 2 AentG zu beachten. Die Auftraggeber können mit der Geldbuße bis zu 500.000,00 Euro bestraft wenden, sofern es sich um einen Unternehmer handelt, wenn dieser Werk- oder Dienstleistungen in erheblichem Umfang von einem anderen Unternehmer ausführen lässt, und weiß oder fahrlässig nicht weiß, dass dieser seinen Arbeitnehmern nicht bzw. nicht rechtzeitig die zwingenden tarifvertraglichen Arbeitsbedingungen gewährt bzw. einen Beitrag an die Sozialkasse (Urlaubskasse) nicht bzw. nicht rechtzeitig leistet oder der andere Unternehmer einen Nachunternehmer einsetzt, der diese Vorgaben nicht beachtet.

3. Wenn die Entsendung bereits läuft, bestimmen Sie die tatsächliche Dauer der Entsendung gemäß den örtlichen Gesetzen.

Es ist erforderlich, die tatsächliche Entsendungsdauer  eines bestimmten Mitarbeiters festzulegen. Hier können Beschäftigungszeiten vor dem 30. Juli 2020 relevant sein. Die Regelungen sehen keine Übergangsfristen vor. Die Beschäftigungszeit vor diesem Datum ist zu der Entsendungsdauer mit einzurechnen. Sie müssen andere Beschäftigungszeiten eines bestimmten Arbeitnehmers berücksichtigen, auch bei einem anderen Arbeitgeber. Es geht nicht nur um die Beschäftigung im Ramen einer Entsendung, sondern auch als Zeitarbeiter / Leiharbeitnehmer oder Arbeit direkt für einen lokalen Arbeitgeber. Der Zeitraum der tatsächlichen Entsendung umfasst auch Unterbrechungen im Zusammenhang mit Feiertagen, Krankheiten und der Zeit für die Rückkehr nach Hause. Wir fügen der Entsendungszeit eines bestimmten Mitarbeiters auch die Zeit hinzu, in der ein anderer Mitarbeiter entsandt wird, wenn er dieselbe Aufgabe am selben Ort ausführt. Wir rechnen aufeinanderfolgende Zeiträume zusammen, wenn es keine signifikante Unterbrechung der Beschäftigung gibt. Als Unterbrechung kann z.B. der Einsatz in einem anderen EU-Land gelten.

4. Wenn die Entsendungsdauer eines bestimmten Mitarbeiters kürzer als 12 Monate ist, beabsichtigt der Arbeitgeber jedoch , diese Frist zu überschreiten, melden Sie dies der zuständigen Behörde, um den Zeitraum auf 18 Monate zu verlängern.

Nach 12/18 Monaten unterliegt der Mitarbeiter mit einigen Ausnahmen allen örtlichen Gesetzen im Entsendeland. Die neuen Bestimmungen sehen die langfristige Entsendung vor. Dieser Status des langfristig Entstanden wird von einem bestimmten Mitarbeiter nach mehr als 12 Monaten tatsächlicher Entsendung erworben. Auf begründeten Antrag kann diese Frist auf 18 Monate verlängert werden. Das Recht des betreffenden Landes bestimmt, ob der Antrag motiviert sein muss oder lediglich eine Benachrichtigung der zuständigen Behörde ausreicht. In Deutschland ist der Zoll die zuständige Behörde für entsandte Arbeitnehmer, um solchen Antrag zu stellen. Eine angemessene Mitteilung muss vor dem Ende der tatsächlichen Entsendungsdauer von 12 Monaten erfolgen. Eine verspätete Mitteilung hat keine rechtliche Wirkung.

5. Wenn die tatsächliche Dauer der Entsendung 12 Monate überschreitet, weniger aber als 18 Monate beträgt, überprüfen Sie die Übergangsbestimmungen des Entsendelandes, um festzustellen, ob die Verlängerung automatisch erfolgt.

Die deutschen Vorschriften sehen vor, dass für die Mitarbeiter mit einer Entsendungsdauer von mehr als 12 Monaten automatisch die Verlängerung auf 18 Monate gilt. Hier müssen die Arbeitgeber keine Mitteilung an dem Zoll abgeben.  Wenn die Entsendungsdauer am 30. Juli 2020 kürzer als 12 Monate ist, müssen zusätzliche Formalitäten erledigt und diese Frist auf 18 Monate verlängert werden. Wenn Sie Arbeitnehmer in ein anderes EU-Land entsenden, überprüfen Sie anhand der örtlichen Vorschriften, ob Sie verpflichtet sind, hier zu handeln.

6. Wenn die Entsendungsfrist 12/18 Monate überschreitet, prüfen Sie, welche günstigeren Arbeitsbedingungen im örtlichen Arbeitsrecht und in den regionalen Tarifverträgen enthalten sind.

Nach 12 Monaten (kann auf Anfrage auf bis zu 18 Monate verlängert werden) gelten für den entsandten Mitarbeiter alle örtlichen Gesetze. Regionale Tarifverträge, die allgemein verbindlich sind, sollten ebenfalls berücksichtigt werden. Dies sind Tarifvereinbarungen, die in einer bestimmten Region gelten, z. B. in einem bestimmten Bundesland in Deutschland. Wenn solche regionalen Tarifverträgen bestehen, sind Sie verpflichtet, sie auf Arbeitnehmer anzuwenden, die langfristig entsandt werden.

Darüber hinaus müssen Sie alle anderen arbeitsrechtlichen Bestimmungen einhalten, die am Ort der Entsendung gelten. Dies kann Urlaubsprobleme, Arbeitssicherheit, Leistungen an Arbeitnehmer, Kinderbetreuung und Elternurlaub, die Bereitstellung gelegentlicher Urlaubstage, die Beschränkung der Haftung der Arbeitnehmer für Schäden, die Dritten entstehen, sowie den Schutz personenbezogener Daten des entsandten Arbeitnehmers umfassen.

Es gelten nicht die örtlichen Regelungen zu Verfahren, Formalitäten oder Bedingungen für den Abschluss

und die Beendigung des Arbeitsvertrages und zu Wettbewerbsverboten, sowie zu zusätzlichen betrieblichen Altersvorsorgesysteme. Hier gilt weiter das Recht des Heimatslands. Es ist jedoch empfehlenswert, die Arbeitsverträge an diese Themen anzupassen und insbesondere eine klare Wahl des auf den Arbeitsvertrag anwendbaren Rechts zu treffen.

7. Überprüfen Sie, ob Sie Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise schicken und wenn ja, welche Ansprüche den Mitarbeitern gemäß den örtlichen Gesetzen dann zustehen

Die neuen Bestimmungen sehen die Verpflichtung vor, entsandten Arbeitnehmern Zulagen oder Erstattungen von Kosten zur Deckung der Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten für Arbeitnehmer zu gewähren, die aus beruflichen Gründen außer ihrem regelmäßigen Arbeitsplatz im Entsendeland arbeiten. Wenn ein Mitarbeiter von seinem üblichen Arbeitsplatz im Land der Entsendung zur Arbeit geschickt wird, gilt für die Kostenerstattung von Geschäftsreisen das örtliche Recht. Dies sollte insbesondere von Arbeitgebern berücksichtigt werden, die Arbeitnehmer im Ausland an mehrere Orte (z. B. auf verschiedene Baustellen) entsenden oder mobile Arbeitnehmer einsetzen. Hier entstehen sicherlich zusätzliche Kosten für den Arbeitgeber, wie die Zahlung von Zulagen, die Erstattung von Reisekosten und die Verpflichtung zur Bereitstellung von Unterkünften. Bisher wurden diese Kosten häufig an den Arbeitnehmer weitergegeben, jetzt kann der Arbeitgeber verpflichtet sein, sie zu tragen. Diese Verpflichtung ergibt sich ab dem ersten Tag der Entsendung.

8. Wenn Sie eine Unterkunft für Mitarbeiter organisieren, überprüfen Sie die örtlichen Unterkunftsanforderungen.

Nach den Änderungen der Entsendungsregeln ist der Arbeitgeber für die Unterbringungsbedingungen für entsandte Arbeitnehmer verantwortlich, sofern diese vom Arbeitgeber organisiert werden. Es ist nicht wichtig, ob der Arbeitgeber zur Unterbringung verpflichtet ist, sondern ob er dies tatsächlich tut. In einem solchen Fall müssen die örtlichen Anforderungen an die technischen Aspekte der Unterbringung, ihrer Oberfläche, Ausrüstung usw. eingehalten werden. Es ist daher zu prüfen, ob die vom Arbeitgeber bereitgestellte Unterbringung den örtlichen Anforderungen entspricht. Diese Verpflichtung ergibt sich ab dem ersten Tag der Entsendung.

9. Wenden Sie sich an den Experten in Entsendungsfragen und passen Sie die Arbeitsdokumentation an die neuen Anforderungen an.

Die Entsendung von Arbeitnehmern wird noch komplizierter als zuvor. Wenn wir weiterhin Arbeitnehmer nach Ausland, z.B. nach Deutschland entsenden, müssen uns an die neuen Anforderungen anpassen und uns angemessen auf Änderungen bei der Entsendung von Arbeitnehmern vorbereiten. Bei der Entsendung von Mitarbeitern sind besondere, aber zugleich interdisziplinäre Kompetenzen erforderlich. Um einen Mitarbeiter sicher zu entsenden, sollte unser Berater vertraut sein mit:

• Arbeitsrecht des Heimatsland (Arbeitsverträge mit entsandten Arbeitnehmern, Entsendungsvereinbarungen, Arbeitnehmerrechte usw.)
• Arbeitsrecht des Entsendungsland – vom ersten Tag an müssen eine Reihe von Anforderungen in Bezug auf Entgeltung, Urlaub, Geschäftsreisen und Unterkunft erfüllt sein
• örtlichen Tarifverträgen – von nun an sind Tarifverträge und andere allgemeinverbindliche Vereinbarungen (auch regional geltende) nach 12/18 Monaten entscheidend für die Arbeitnehmerrechte. Es reicht nicht aus, mit den lokalen (z.B. deutschen) Vorschriften vertraut zu sein, Sie benötigen auch Expertenwissen über Tarifverträge, deren Geltung für das Unternehmen, Einordnung in eine entsprechende Entgeltgruppe, Gehaltsermittlung usw.
• heimischen und ausländischen Steuervorschriften – wo Steuern auf Arbeitnehmerlöhne zu zahlen sind, wann Vorauszahlungen in Heimatsland und wann in einem Entsendungsland zu leisten sind , welche Zulagen zu besteuern sind und welche steuerfrei sind, wie Steuerverpflichtungen zu optimieren sind – diese Fragen werden von einem Spezialisten beantwortet, der die Vorschriften in beiden Ländern kennt und sich leicht im Bereich des internationalen Steuerrechts bewegt. Sogar perfekte Kenntnis der Steuergesetze in ihnen Heimatsland reichen hier nicht aus. Sie müssen einen Berater finden, der sich mit den Vorschriften in beiden Ländern auskennt.
• heimischen und ausländischen Lohnabrechnung und Sozialversicherungsvorschriften – die Abrechnung eines entsandten Arbeitnehmers ist kompliziert, es können verschiedene gemischte Varianten auftreten, z. B. Sozialversicherung im Heimatsland, Lohnsteuer im Ausland. Die Antragstellung von A1-Bescheinigung ist ebenfalls nur scheinbar einfach. Die ausgestellten A1-Bescheinigungen können von dem Versicherungsträger und ausländischen Behörden in Frage gestellt werden. Bei der Abrechnung der Löhne eines entsandten Mitarbeiters lohnt es sich, den Rat einer Person einzuholen, die uns an der Schnittstelle zwischen heimlichen und fremden Recht unter Berücksichtigung europäischer Standards hilft
• heimischen und ausländischen Arbeitsbedingungen – Arbeitsschutz auf einer ausländischen Baustelle, Schutz personenbezogener Daten bei Entsendung von Mitarbeitern, Anerkennung von Qualifikationen, Schulungen, ärztliche Untersuchungen, Atteste und Zulassungen von Werkzeugen, Zulassung der Arbeit an Sonn- und Feiertagen, sichere Arbeitsbedingungen – in diesen Angelegenheiten auch ein Entsendungsspezialist sollte gründliche Kenntnisse haben.

Wie ersichtlich ist, sind bei der Entsendung von Mitarbeitern umfassende Kompetenzen aus verschiedenen Disziplinen erforderlich. Ohne diese Beratung sind wir jedoch zahlreichen Strafen, Ansprüchen von Mitarbeitern und der Haftung gegenüber dem Auftraggeber ausgesetzt. Um einen Auftrag aus Ausland zu erhalten, müssen wir häufig nachweisen, dass wir alle Anforderungen für die Erbringung von Dienstleistungen in einem bestimmten Land erfüllen. Daher lohnt es sich, professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen und sich auf Änderungen bei der Entsendung von Arbeitnehmern vorzubereiten. Wenn wir nichts tun, werden uns die neuen Vorschriften schnell überraschen.

Wie können wir Ihnen helfen?

Die Kanzlei JLT ist spezialisiert auf die Beratung von Unternehmen, die Mitarbeiter ins Ausland entsenden, insbesondere nach Deutschland. Wir verfügen über Kompetenzen im Bereich Recht und Steuern. Wir helfen auch in Personalangelegenheiten. Wir bieten alle Dienstleistungen an, die für ein Unternehmen erforderlich sind, das Dienstleistungen in Deutschland erbringt und Mitarbeiter nach Deutschland entsendet. Wir empfehlen Ihnen, sich vor allem vor dem 30. Juli 2020 mit uns in Verbindung zu setzen, um sich angemessen auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten.