Zwrot VAT z Niemiec a rejestracja podatkowa

Zobacz, jak rozliczyć podatek VAT w Niemczech, jeżeli w trakcie roku podatkowego dokonano rejestracji do VAT w Niemczech. Dowiedz się, w jakiej procedurze odzyskać uiszczony w Niemczech podatek VAT. Zwrot VAT z Niemiec a rejestracja podatkowa w Niemczech.

Do dnia 30 września trzeba złożyć wnioski o zwrot VAT z Niemiec za poprzedni rok w procedurze VAT-Ref. Polskie firmy często korzystają z tej okazji, odzyskując zapłacony w Niemczech podatek przy zakupie paliwa, hoteli czy kupnie innych towarów. Coraz więcej polskich firm rejestruje się dla celów podatku VAT w Niemczech, w szczególności dotyczy to polskich firm budowlanych w Niemczech. Rejestracja do podatku VAT w Niemczech wyklucza co do zasady możliwość ubiegania się o zwrot podatku z Niemiec w procedurze VAT-Ref. Co jednak zrobić, jeżeli rejestracja nastąpiła w trakcie roku podatkowego? A co w przypadku, gdy podmiot został wyrejestrowany z Niemiec przed upływem okresu rozliczeniowego?

Prawo do zwrotu podatku naliczonego z Niemiec

Polskiemu podatnikowi VAT przysługuje zwrot niemieckiego podatku VAT (Umsatzsteuer) poniesionego przy zakupach w Niemczech. Chodzi tutaj o podatek z faktur zakupowych z niemieckim podatkiem VAT, który został prawidłowo wykazany na fakturze. Podatek VAT ma być dla przedsiębiorcy neutralny, co oznacza, że przysługuje mu generalne prawo do odliczenia lub zwrotu podatku poniesionego przy zakupach. Jednym z warunków jest jednak to, żeby podatek na fakturze był wykazany prawidłowo. Zdarzają się sytuacje, że polski podatnik otrzyma fakturę z niemieckim podatkiem VAT, który w ogóle nie powinien znaleźć się na fakturze:

Przykład:

Polski podatnik prowadzi sklep internetowy w Polsce i wysyła swoje towary do klientów indywidualnych w całej Unii Europejskiej. Polski podatnik zaopatrzył się w hurtowni w Berlinie w towar. Towar, bezpośrednio po jego zakupie, przewiózł własnym transportem do swojego magazynu w Polsce. Przy zakupie hurtownia wystawiła fakturę z niemieckim podatkiem VAT w wysokości 19%. Podatnikowi nie przysługuje zwrot VAT z Niemiec w postaci naliczonego podatku. W tym przypadku zrealizowane zostały przesłanki wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Transakcja miała miejsce między dwoma przedsiębiorcami, a towar został przetransportowany z jednego kraju unijnego (Niemcy) do innego kraju w UE (Polska). Transport w takim wypadku może być dokonany bezpośrednio przez nabywcę. W takim wypadku polska firma powinna zwrócić się do niemieckiej hurtowni z prośbą o korektę faktury i zwrot nienależnie wykazanego podatku VAT. W tym celu będzie musiała przedłożyć dowody przetransportowania towarów do Polski.

Zwrot podatku przysługuje także jedynie wtedy, gdy podatnik dysponuje prawidłowo wystawioną fakturą. Faktura zgodnie z niemieckimi przepisami powinna zawierać co najmniej:

• pełną nazwę i pełny adres sprzedawcy i nabywcy
• przyznany sprzedawcy (świadczącemu usługi) numer podatkowy (Steuernummer) albo przyznany mu numer identyfikacji podatkowej dla celów podatku od towarów i usług (Umsatzsteuerindentifikationsnummer, USt-IdNr.)
• datę wystawienia
• numer faktury
• ilość i rodzaj dostarczonych towarów / wykonanych usług
• moment dostawy lub świadczenia usług lub moment otrzymania zaliczki
• wynagrodzenie z podziałem na stawki podatkowe i zwolnienia z podatku oraz ze wskazaniem uzgodnionych pomniejszeń wynagrodzenia (skonto, rabat itd)
• stawkę podatku oraz kwotę podatku, a przy towarach / usługach zwolnionych wskazanie, że czynność jest zwolniona z podatku

Uwaga: Z punktu widzenia niemieckich przepisów nie trzeba podawać na fakturze numeru podatkowego nabywcy, wystarczy jego nazwa i adres. Tak więc polski podatnik nie musi podawać swojego numeru NIP lub VAT-UE przy zakupach towarów lub usług opodatkowanych w Niemczech.

W Niemczech funkcjonuje również pojęcie faktur uproszczonych (Kleinbetragsrechnung). Faktura uproszona nie musi zawierać danych nabywcy. Zakres danych niezbędnych na fakturze uproszczonej spełniają w zasadzie wszystkie paragony fiskalne otrzymane w Niemczech. Oznacza to, że można wnioskować o zwrot podatku naliczonego także z paragonów. Istnieje jednak ograniczenie kwotowe. Taka faktura uproszczona nie powinna przekraczać kwoty 250 euro brutto (czyli już łącznie z podatkiem). Pamiętać o tym należy przy zakupach w Niemczech. Jeżeli kwota z podatkiem przekracza 250 euro, to należy poprosić o wystawienia „pełnej” faktury i podać przy tym swoje dane (nazwa firmy + dokładny adres).

Warunkiem do odliczenia VAT z Niemiec jest co do zasady (nie dotyczy faktur zaliczkowych) wykonanie usługi i dysponowanie fakturą. Jeżeli daty tych dwóch okoliczności są różne, to prawo do odliczenia powstanie w okresie rozliczeniowym, w którym oba te warunki zostały spełnione.

Przykład:

Podatnik polski nabył w grudniu 2017 r. materiały budowlane, które wykorzystał na budowie w Niemczech. Faktura od sprzedawcy niemieckiego (hurtowania budowlana) została wysłana do polskiego podatnika pocztą i doręczona do niego w styczniu 2018 r. Podatnik ma prawo wnioskować o zwrot podatku VAT za miesiąc styczeń 2018 r. Jeżeli podatnik złożyłby wniosek o zwrot podatku za 2017 r. i dołączył fakturę, którą otrzymał w styczniu 2018 r., to niemieckie władze podatkowe odmówią zwrotu.

Rodzaj postępowania o zwrot VAT z Niemiec

Jeżeli polski podatnik VAT nabył usługi / towary z niemieckim podatkiem VAT, to co do zasady przysługuje mu prawo do żądania zwrotu tego podatku, jeżeli oczywiście wszystkie inne przesłanki zostały spełnione. Jeżeli polski podatnik nie jest zarejestrowany do celów VAT w Niemczech, to właściwa będzie procedura VAT-Ref, by uzyskać zwrot VAT z Niemiec. W tym celu należy złożyć drogą elektroniczną wniosek do właściwego urzędu skarbowego w Polsce (urząd, do którego podatnik składa w Polsce deklaracje VAT). Wniosek powinien zostać złożony do 30 września roku następnego.

Szczegóły związane  z procedurą VAT-Ref można znaleźć <<TUTAJ>>.

W niektórych wypadkach polski podatnik musi zarejestrować się do celów VAT w Niemczech. Taki obowiązek może powstać w następujących przypadkach:

• wykonywanie usług związanych z nieruchomością na rzecz osób prywatnych (np. budowa domu na rzecz osoby prywatnej w Niemczech)
• korzystanie z podwykonawców przy świadczeniu usług związanych z nieruchomością (np. wykonywanie usług budowlanych w Niemczech przy pomocy polskiej firmy podwykonawczej)
• wykonywanie transportu osób przez lub na terytorium Niemiec
• dokonywanie sprzedaży krajowej w Niemczech (np. sprzedaż z magazynu w Niemczech, nabycie towaru w Niemczech i jego odsprzedaż bez uprzedniego wywozu towaru za granicę)
• dokonanie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w Niemczech (np. polski podatnik wykonuje naprawę maszyny w Niemczech i zamawia części zamienne z Francji, które transportowane są na miejsce naprawy w Niemczech)
• przesunięcie towaru do magazynu w Niemczech (np. przesłanie towaru do magazynu Amazona).

Szczegóły związane z obowiązkiem rejestracji do VAT w Niemczech można znaleźć <<TUTAJ>>.

Jeżeli polska firma jest zarejestrowana do celów VAT w Niemczech, to ma obowiązek składania deklaracji podatkowych w Niemczech. Po rejestracji, przynajmniej przez dwa lata, deklaracje należy składać miesięcznie. Po zakończeniu roku należy złożyć deklarację roczną (w Polsce nie ma takiego obowiązku). Obowiązek składania deklaracji VAT obowiązuje także wtedy, gdy polska firma wykazuje jedynie nabycia usług w procedurze odwrotnego obciążenia (np. nabycie usługi od podwykonawcy). Jeżeli firma zarejestrowana w Niemczech do celów VAT ma faktury zakupowe z niemieckim podatkiem VAT, to kwoty podatku naliczonego wykazywane są w niemieckiej deklaracji VAT, na takiej samej zasadzie, jak podatek naliczony rozliczają niemieckie firmy, czyli w normalnej procedurze rozliczeniowej.

Przykład:

Polska firma prowadzi prace budowlane w Hamburgu. Korzysta przy tym z usług polskiego podwykonawcy, innej firmy budowlanej. Podwykonawca wystawi na swojego polskiego zleceniodawcę fakturę VAT z adnotacją „odwrotne obciążenie”. Polski zleceniodawca ma obowiązek rozliczyć nabycie tej usługi w Niemczech. W tym celu należy wykazać podatek należny 19%, który jednocześnie jest podatkiem naliczonym. Obowiązek zapłaty podatku zatem nie powstanie. Jeżeli w tym samym okresie rozliczeniowym polski zleceniodawca nabył usługi / towary z niemieckim podatkiem VAT (np. kupno materiałów budowlanych), to w deklaracji za ten okres należy wykazać ten podatek naliczony. Niemiecki urząd skarbowy przeleje na konto polskiej firmy nadwyżkę podatku naliczonego (kwota podatku z faktur zakupowych) nad podatkiem należnym (w tym przypadku podatek należny wynosi zero).

Kolizja między VAT-Ref a normalną procedurą rozliczeniową w Niemczech

W danym roku może dojść do sytuacji, że do części roku mogą znaleźć zastosowanie różne procedury rozliczeniowe podatku naliczonego. Oczywistym jest, że podatnik nie powinien otrzymać podwójnego zwrotu, raz w procedurze VAT-Ref a następnie po rejestracji, w normalnej procedurze rozliczenia podatku VAT w okresowych deklaracjach. Takie sytuacje mogą mieć miejsce, gdy podatnik rejestruje się w Niemczech w trakcie roku lub kończy w trakcie roku działalność w Niemczech. Okresy zarejestrowania i braku rejestracji w Niemczech mogą się zatem przeplatać. Niemieckie organy podatkowe wypracowały pewne reguły, których w takich wypadkach należy przestrzegać. Jest to o tyle ważne, że brak zastosowania prawidłowej procedury może doprowadzić do utraty prawa do odliczenia podatku VAT.

W trakcie roku podatkowego obowiązują następujące zasady:

• od momentu rozpoczęcia okresu rozliczeniowego, w którym po raz pierwszy należy zastosować normalną procedurę rozliczenia podatku VAT, właściwy do zwrotu podatku VAT jest urząd skarbowy, do którego składa się w Niemczech deklaracje podatkowe;
• od momentu, o którym mowa powyżej, do końca roku podatkowego podatek naliczony należy wykazywać w deklaracjach VAT składanych w Niemczech, nawet jeżeli przed końcem roku znowu można byłoby zastosować procedurę VAT-Ref. Zatem zmiana normalnego trybu rozliczenia przez deklarację na VAT-Ref w ciągu roku nie jest możliwa. Jeśli w ciągu roku przejdzie się na niemieckie deklaracje, to taki stan rzeczy będzie istniał co najmniej do końca roku kalendarzowego;
• jeżeli zagraniczna firma (np. z Polski) ma faktury z podatkiem naliczonym za okres przed powstaniem obowiązku stosowania normalnej procedury rozliczenia VAT i składania deklaracji i nie był w stosunku do tych faktur składany wniosek o zwrot VAT z Niemiec w procedurze VAT-Ref, to podatnik może dochodzić zwrotu podatku naliczonego wyłącznie w normalnej procedurze rozliczeniowej (np. podatnik ma faktury za okres styczeń-czerwiec 2018 r., przy czym dokonał rejestracji do VAT w Niemczech z dniem 1.07.2018, nie składał za pierwsze pół roku wniosku VAT-Ref. Podatek naliczony za pierwsze pół roku powinien być wykazany w deklaracjach składanych w Niemczech po 1.07.2018 i w deklaracji rocznej za 2018 r.)
• jeżeli w danym roku podatkowym składane były wnioski o zwrot podatku w procedurze VAT-Ref, a następnie dokonano rejestracji do celów podatku VAT w Niemczech, to należy o tym fakcie poinformować niemiecki urząd skarbowy. W razie braku takiej informacji fakt ten zostanie i tak zweryfikowany przez właściwy urząd skarbowy w bazie danych wniosków o VAT-Ref. Faktury objęte wnioskiem VAT-Ref należy w oryginale przedłożyć urzędowi skarbowemu, który je odpowiednio ostempluje, by nie było możliwości ponownego uzyskania zwrotu podatku.

Z powyższego wynika, że podmiot rejestrujący się do VAT w Niemczech w trakcie roku podatkowego powinien zweryfikować, czy nie posiada faktur z niemieckim VAT z tego samego roku podatkowego, ale z okresu sprzed rejestracji. Jeżeli tak, to zwrot podatku naliczonego powinien być wnioskowany w deklaracji podatkowej w Niemczech a nie w procedurze VAT-Ref. Jeżeli natomiast firma kończy opodatkowaną działalność w Niemczech w trakcie roku, to i tak podatek naliczony za okres do końca roku powinien być wykazany w niemieckiej deklaracji rocznej podatku VAT a nie w procedurze VAT-Ref.

W czym możemy pomóc?

Kancelaria JLT zapewnia kompleksowe wsparcie podatkowe dla firm, w tym przy wnioskach o zwrot VAT z Niemiec. Doświadczony doradca podatkowy pomoże ocenić zasadność złożenia wniosku o zwrot podatku VAT, wypełni w Państwa imieniu stosowny wniosek i przygotuje całą dokumentację. Prowadzić będzie także w Państwa imieniu korespondencję z niemieckimi władzami podatkowymi. Przejmiemy od Państwa cały ciężar formalny związany z wnioskiem.  Nasz obszar działania to Poznań i terytorium całego kraju. Jeżeli są Państwo zainteresowani tego rodzaju doradztwem podatkom, zapraszamy do kontaktu. Przedstawimy wtedy szczegółową ofertę.