Zwrot VAT z Niemiec jest istotnym zagadnieniem, które nurtuje wielu polskich przedsiębiorców. Skala zainteresowania tym tematem jest duża, ponieważ grono polskich firm będących zarejestrowanymi płatnikami VAT oraz dokonujących zakupów w kraju naszych zachodnich sąsiadów jest naprawdę liczne. Informacji dotyczących tego, czy możliwy do uzyskania jest zwrot podatku VAT z Niemiec, poszukują przedsiębiorcy ponoszący koszty związane m.in. z podróżami służbowymi czy udziałami w targach. Wynika to z faktu, że realizowane w związku z tymi aktywnościami wydatki są obciążone niemieckim podatkiem VAT.
W dalszej części tego artykułu przeanalizujemy, jak wygląda kwestia zwrotu VAT z Niemiec w 2024 roku. Wyjaśnimy m.in. czy polscy podatnicy mogą wnioskować o zwrot podatku VAT z Niemiec, a jeśli tak, to komu taki zwrot przysługuje, jakie dokumenty są potrzebne, by się o niego starać i na jakich zasadach można się o niego ubiegać, a także ile się czeka na zwrot podatku VAT z Niemiec.
Na jakiej podstawie przysługuje zwrot VAT z Niemiec?
Jak wspomnieliśmy we wstępie, zwrot podatku VAT z zagranicy, w tym z Niemiec, wzbudza duże zainteresowanie wśród polskich przedsiębiorców. Aby móc lepiej zrozumieć to zagadnienie, warto na początku zapoznać się z tym, jakie przepisy je regulują.
Zwrot podatku VAT z krajów unijnych, w tym z Niemiec, przysługuje na podstawie przepisów Dyrektywy Rady 2008/9/WE z dnia 12 lutego 2008 r. określającej szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim (Dz.U. L 44 z 20.2.2008, str. 23).
W polskiej ustawie o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. znajdują się również przepisy regulujące postępowanie dot. zwrotu podatku VAT z innego kraju unijnego. Odnosi się do tego art. 89 ust. 1h–1l.
W Niemczech warunki ubiegania się o zwrot podatku VAT określone zostały w ustawie o niemieckim podatku od wartości dodanej (Umsatzsteuergesetz, UStG) oraz w rozporządzeniu wykonawczym do tej ustawy (Umsatzsteuerdurchführungsverordnung, UStDV). W szczególności istotne są § 59 – 61 UStDV.
Kto może ubiegać się o zwrot VAT z Niemiec w 2024 roku?
Aby móc ubiegać się o zwrot podatku VAT z Niemiec, należy spełnić następujące warunki podmiotowe w okresie, za który dana firma ubiega się o zwrot:
- firma nabyła na terenie Niemiec towary lub usługi, co do których naliczony został niemiecki VAT (jest to warunek oczywisty, jeżeli nie było zakupów w Niemczech, to nie ma się o zwrot czego ubiegać),
- firma jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce, niezwolnionym od podatku VAT,
- firma nie może być zarejestrowana do VAT w Niemczech (czyli posiadać niemieckiego USt-IdNr. – więcej informacji o rejestracji do VAT w Niemczech), ani posiadać w tym kraju siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej,
- firma nie wykonywała wyłącznie dostaw towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku.
Gdzie należy złożyć wniosek o zwrot podatku VAT?
Część przedsiębiorców ma wątpliwości w zakresie tego, gdzie złożyć wniosek o zwrot podatku VAT z Niemiec. Zasada brzmi następująco: wniosek składa się do administracji podatkowej państwa zwrotu. Do jakiego organu należy skierować wniosek VAT-REF, jeśli chodzi o Niemcy? W Niemczech adresatem wniosku o zwrot podatku VAT jest Centralny Federalny Urząd Podatkowy (Bundeszentralamt für Steuern).
Nie oznacza to jednak, że wniosek VAT-REF trzeba złożyć bezpośrednio w Niemczech. Składa się go za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego. Czyli dana firma powinna złożyć wniosek o zwrot VAT z Niemiec za pośrednictwem tego urzędu skarbowego, w którym normalnie składa deklaracje VAT.
Wniosek VAT-REF w Niemczech – w jakiej formie należy go złożyć?
W jaki sposób należy składać wniosek VAT-REF, gdy to Niemcy są krajem, z którego chcemy uzyskać zwrot podatku VAT? Wniosek można złożyć jedynie w formie elektronicznej, przez system e-Deklaracje. Interaktywny formularz (VAT-REF) dostępny jest na stronie internetowej Ministerstwa Finansów: www.finanse.mf.gov.pl.
Czy wniosek VAT-REF o zwrot podatku z Niemiec można złożyć przez pełnomocnika?
Tak, wniosek VAT-REF w Niemczech może za firmę wypełnić i przesłać pełnomocnik (np. doradca podatkowy lub radca prawny). We właściwym urzędzie skarbowym trzeba wtedy złożyć oryginał pełnomocnictwa. Nie można skorzystać z pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji drogą elektroniczną (UPL-1). Procedura zwrotu podatku VAT z zagranicy jest odrębną procedurą i przepisy ordynacji podatkowej dot. pełnomocnictwa nie znajdą tutaj zastosowania.
Za jaki okres można ubiegać się o zwrot VAT z Niemiec?
Zastanawiasz się, jak wygląda kwestia okresu, za jaki można ubiegać się o zwrot podatku VAT, gdy chodzi o Niemcy? O zwrot podatku VAT z Niemiec można ubiegać się za okres od trzech miesięcy do roku. Wnioski o zwrot mogą jednak odnosić się do okresu krótszego niż trzy miesiące, kiedy okres ten dotyczy pozostałej części roku kalendarzowego.
Nie można zatem złożyć wniosku o zwrot podatku VAT za dwa miesiące (minimum kwartał). Wyjątkiem jest tutaj wniosek dot. pozostałej części roku (np. wpierw został złożony wniosek za styczeń – październik, pozostał listopad i grudzień, w takiej sytuacji można złożyć wniosek za okres dwóch miesięcy). Wnioskowany zwrot nie może też dotyczyć np. 13 miesięcy (maksimum rok).
Zwrot VAT z Niemiec – czy jest jakaś minimalna kwota zwrotu?
Jeżeli wnioskujemy o zwrot za okres krótszy niż rok (np. za trzy miesiące), to minimalna kwota zwrotu, o którą możemy się ubiegać, wynosi 400 euro. Jeżeli jednak składamy wniosek o zwrot podatku VAT za cały rok, to minimalna kwota, o którą możemy się ubiegać, to już tylko 50 euro. Próg 50 euro dotyczy też sytuacji, gdy ubiegamy się o zwrot podatku za pozostałą część roku (np. wpierw wnieśliśmy o zwrot za okres styczeń – marzec – wtedy minimalna kwota, to 400 euro, a następnie wnosimy za kwiecień – grudzień – wtedy wystarczy przekroczyć próg 50 euro).
Do kiedy należy złożyć wniosek o zwrot podatku VAT z Niemiec?
Wniosek o zwrot trzeba złożyć najpóźniej do 30 września roku kalendarzowego następującego po okresie zwrotu. Jeżeli ubiegamy się o zwrot podatku VAT za 2023 r., wniosek należy zatem złożyć do końca września 2024 r.
Trzeba pamiętać, że wniosek uznaje się za złożony dopiero wtedy, gdy wnioskodawca przedstawił wszystkie informacje wymagane prawem. Nie ma zatem co czekać na ostatnią chwilę. Termin do 30 września następnego roku jest terminem nieprzekraczalnym. Jeżeli złożymy wniosek po terminie, to zwrotu nie dostaniemy. Poza tym, im szybciej złożymy wniosek, tym większa szansa na szybsze otrzymanie zwrotu podatku.
W jakim języku toczy się postępowania o zwrot podatku VAT w Niemczech?
Przedstawienie informacji we wniosku o zwrot podatku (VAT-REF) w Niemczech lub ewentualnych informacji dodatkowych powinno nastąpić w języku niemieckim. Dopuszczalne jest też posługiwanie się językiem angielskim.
Czy do wniosku VAT-REF Niemcy wymagają dołączenia faktur?
Tak, ale tylko wtedy, gdy kwota faktur (bez VAT) przekracza 1.000 euro (w przypadku faktur za paliwo 250 euro).
W jakiej formie należy dołączyć faktury do wniosku o zwrot VAT z Niemiec?
Jeżeli przekroczymy powyższe progi, to do wniosku o zwrot VAT w Niemczech należy dołączyć skany oryginalnych faktur. Skan należy wykonać w trybie czarno-białym w jakości 200 dpi w jednym z trzech formatów: PDF (preferowany), TIFF, JPEG. Jeżeli jest więcej niż jeden plik, to trzeba je spakować do archiwum ZIP. Maksymalna wielkość pliku to 5 MB. Jeżeli mamy sporo faktur i nasz plik ZIP jest większy niż 5 MB, to skanujemy tylko faktury o najwyższej wartości.
W razie wątpliwości co do dokumentów Bundeszentralamt für Steuern wezwie nas do przedłożenia dodatkowych informacji lub zażąda od nas oryginałów dokumentów.
Jak należy opisać faktury we wniosku o zwrot podatku VAT z Niemiec?
We wniosku o zwrot podatku VAT z Niemiec należy podać właściwy kod towaru lub usługi. Dostępne są następujące kody:
1 = paliwo
2 = wynajem środków transportu
3 = wydatki związane ze środkami transportu
4 = opłaty drogowe i inne opłaty dla użytkowników dróg
5 = koszty podróży, takie jak opłaty za taksówki, opłaty za transport publiczny
6 = zakwaterowanie
7 = żywność, napoje i usługi restauracyjne
8 = opłaty za wstęp na targi i wystawy
9 = wydatki na artykuły luksusowe, rozrywkowe i wydatki reprezentacyjne
10 = inne
W przypadku wyboru pozycji 10 (inne), trzeba opisać rodzaj nabytych towarów i usług. Przepisy niemieckie nie wymagają podawania pod-kodów do powyższych pozycji.
Czy można wnosić o zwrot VAT na podstawie innych dokumentów niż faktura VAT?
Niemieckie przepisy o VAT przewidują tzw. fakturę uproszczoną (Kleinbetragsrechnung). Faktura uproszczona nie musi w szczególności zawierać danych nabywcy. Co do zasady paragony fiskalne zawierają wszystkie dane wymagane dla faktury uproszczonej. Na podstawie tych dokumentów można zatem żądać zwrotu podatku VAT z Niemiec. Chodzi tutaj w szczególności o paragony za paliwo, taksówki czy nocleg.
Do końca 2016 r. faktura uproszczona mogła być wystawiona do kwoty 150 euro. Chodzi tutaj o kwotę brutto, czyli z podatkiem VAT. Obecnie zmieniono przepisy w Niemczech, zgodnie z którymi progiem wartości będzie 250 euro. Przepisy te mają moc wsteczną od dnia 1.1.2017 r.
Czy możliwa jest korekta wniosku o zwrot VAT z Niemiec?
Niemieckie prawo dopuszcza możliwość korekty wniosku o zwrot VAT z Niemiec. Jeżeli zatem popełnimy błąd lub nie dołączymy wszystkich faktur, to mamy jeszcze zawsze szansę, by skorygować wniosek.
Kiedy otrzymamy zwrot podatku VAT?
Ile się czeka na zwrot podatku z Niemiec? Co do zasady procedura zwrotu nie powinna przekraczać 4 miesięcy. Jeżeli zajdzie konieczność przedłożenia dodatkowych informacji, to czas rozpatrzenia wniosku może się przedłużyć nawet do 8 miesięcy. Nie warto czekać z wnioskiem do końca września, wtedy składanych jest najwięcej wniosków, co może wpłynąć także na długość postępowania. Jeżeli złożymy wniosek wcześniej, to jest spora szansa, że zwrot podatku VAT z Niemiec otrzymamy szybciej, niż przewidziane 4 miesiące.
W czym możemy pomóc?
Kancelaria JLT zapewnia kompleksowe wsparcie podatkowe dla firm, w tym przy wnioskach o zwrot podatku VAT z Niemiec. Doświadczony doradca podatkowy pomoże ocenić zasadność złożenia wniosku o zwrot podatku VAT z Niemiec, wypełni w Państwa imieniu stosowny wniosek i przygotuje całą dokumentację. Prowadzić będzie także w Państwa imieniu korespondencję z niemieckimi władzami podatkowymi. Przejmiemy od Państwa cały ciężar formalny związany z wnioskiem. Nasz obszar działania to Poznań i terytorium całego kraju. Jeżeli są Państwo zainteresowani tego rodzaju doradztwem podatkowym, zapraszamy do kontaktu. Przedstawimy wtedy szczegółową ofertę.
Warto dodać, że jako Kancelaria oferująca profesjonalne wsparcie dla działalności w Niemczech, jesteśmy w stanie pomóc Państwu nie tylko w zakresie wniosków o zwrot podatku VAT z Niemiec. W ramach świadczonych przez nas usług pomagamy Klientom także m.in. w zakresie rozliczania ich pracowników oraz ustalania, jakie klasy podatkowe w Niemczech będą właściwe dla osób zatrudnionych w danej firmie. Dzięki naszemu merytorycznemu wsparciu zrozumienie i zastosowanie się do niemieckich przepisów prawnych staje się znacznie łatwiejsze, co ogranicza ryzyko popełnienia kosztownych błędów.
FAQ (Sekcja szybkich pytań i odpowiedzi)
Zwrot VAT z Niemiec – kto może o niego się ubiegać?
Chcąc ubiegać się o zwrot podatku VAT z Niemiec, trzeba spełnić kilka warunków w okresie, za który pragniemy uzyskać zwrot. Pierwszy z nich jest dość oczywisty i dotyczy zakupu przez firmę na terenie Niemiec towarów lub usług, w przypadku których naliczono niemiecki VAT. Kolejny warunek do spełnienia wiąże się z byciem czynnym podatnikiem VAT w Polsce. Firma chcąca uzyskać zwrot VAT z Niemiec nie może również być zarejestrowana do VAT w tym kraju oraz posiadać tam siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Obligatoryjnym warunkiem, który musi spełnić taka firma jest również to, że nie mogła ona wykonywać w uwzględnianym okresie wyłącznie dostaw towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku.
Wniosek VAT-REF Niemcy – gdzie należy go złożyć?
Wniosek VAT-REF powinien zostać złożony do administracji podatkowej państwa zwrotu. W przypadku Niemiec adresatem wniosku o zwrot podatku VAT jest Centralny Federalny Urząd Podatkowy (Bundeszentralamt für Steuern). Warto podkreślić, że firma chcąca złożyć wniosek o zwrot VAT z Niemiec powinna to zrobić za pośrednictwem tego urzędu skarbowego, w którym standardowo składa deklaracje VAT.
Wniosek VAT-REF Niemcy – papierowo czy elektronicznie?
Jedyną możliwością jest elektroniczne złożenie wniosku przez system e-Deklaracje. Gdzie znaleźć interaktywny formularz (VAT-REF)? Jest on dostępny na stronie internetowej Ministerstwa Finansów: www.finanse.mf.gov.pl.
Czy wniosek o zwrot podatku z Niemiec może złożyć w imieniu firmy pełnomocnik?
Owszem, wypełnieniem i przesłaniem wniosku za firmę może zająć się pełnomocnik. Decydując się na to rozwiązanie należy pamiętać, żeby złożyć oryginał pełnomocnictwa we właściwym urzędzie skarbowym.
Wniosek o zwrot podatku VAT z Niemiec – do kiedy należy go złożyć?
Jeśli firma chce ubiegać się o zwrot podatku VAT z Niemiec, powinna złożyć odpowiedni wniosek najpóźniej do 30 września roku kalendarzowego następującego po okresie zwrotu. Oznacza to, że pragnąc ubiegać się o zwrot podatku za 2023 r., należy złożyć wniosek do końca września 2024 r.
Zwrot podatku VAT z Niemiec – czy dokumenty w postaci faktur należy dołączyć do wniosku?
Tak, ubiegając się o zwrot podatku VAT, należy dołączyć do niego dokumenty w postaci faktur, z tym zastrzeżeniem, że dotyczy to sytuacji gdy kwota faktur (bez VAT) przekracza 1.000 euro lub – w przypadku faktur za paliwo – 250 euro.
Ile się czeka na zwrot podatku VAT z Niemiec?
Standardowo procedura zwrotu podatku VAT z Niemiec nie powinna trwać dłużej niż cztery miesiące. Może jednak dojść do wydłużenia tego okresu, jeśli np. zajdzie konieczność przedłożenia dodatkowych informacji lub gdy firma złoży wniosek o zwrot podatku VAT tuż przed ostatecznym terminem. Aby zminimalizować ryzyko opóźnień, warto złożyć wniosek z odpowiednim wyprzedzeniem.
