Rejestracja podatkowa do VAT polskich firm w Niemczech

Niemieckie przepisy mogą wymagać od polskiej firmy działania, jakim jest rejestracja VAT w Niemczech. Dowiedz się, kiedy powstaje obowiązek rejestracji polskiej firmy do VAT w Niemczech oraz na co należy uważać przy rejestracji do VAT w Niemczech?

Obowiązek rejestracji do VAT w Niemczech

Podatek VAT jest podatkiem terytorialnym. Znaczna część przepisów dyrektyw VAT-owskich reguluje kwestię miejsca opodatkowania czynności. Są to de facto przepisy kolizyjne mówiące, w którym kraju wspólnoty należy rozliczyć podatek VAT.

Dla polskiej firmy, która nie ma siedziby w Niemczech i sprzedaje do Niemiec towary lub świadczy usługi na rzecz niemieckich firm, rejestracja VAT w Niemczech nie będzie obowiązkowa. Dostawa towarów rozliczana jest zazwyczaj jako WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów) a świadczenie usług jest rozliczane w procedurze odwrotnego obciążenia (reverse charge). W procedurze reverse charge to nabywca (podmiot niemiecki) jest zobowiązany do rozliczenia podatku VAT w Niemczech.

Są jednak czynności, w przypadku których miejscem opodatkowania będzie terytorium Niemiec. W takim przypadku od polskiej firmy wymaga się rejestracji do VAT w Niemczech. Jakie to czynności?

• Transport osób przez terytorium Niemiec – przy transporcie osób jest zasadą, że jest on opodatkowany w miejscu, gdzie odbywa się transport, z uwzględnieniem pokonanych odległości – jeżeli zatem polski przewoźnik wykonuje transport osób z Poznania do Paryża, to powinien w Niemczech rozliczyć VAT proporcjonalnie za pokonaną odległość w Niemczech w stosunku do całego przewozu;
• świadczenie w Niemczech usług związanych z nieruchomościami, w tym usług budowlanych – usługi takie zazwyczaj opodatkowane są w miejscu położenia nieruchomości, choć znajduje tu zastosowanie często procedura odwrotnego obciążenia;
• sprzedaż wysyłkowa (od 1 lipca 2021 r. zwana WSTO)na terytorium Niemiec powyżej łącznego  limitu 10.000 EUR lub w przypadku rezygnacji z niego – chodzi o sprzedaż przez polskiego przedsiębiorcę na rzecz niemieckiego nie podatnika (np. polski sklep internetowy sprzedaje na rzecz niemieckich konsumentów);
• sprzedaż na terytorium Niemiec, np. z niemieckiego magazynu – chodzi o sytuację, gdzie dostawa towarów do osoby prywatnej lub innej firmy następuje z terenu Niemiec, kwalifikuje się pod to także sprzedaż z magazynów Amazon w Niemczech w programie FBA;
• import towarów z odprawą celną na terytorium Niemiec – polska firma importuje z Chin towar do portu w Hamburgu;
• dostawa towaru z terytorium Niemiec – np. polska firma zakupiła w Niemczech maszynę, którą następnie sprzedała do Holandii zanim trafiła ona do Polski, przy czym nie zachodzą przesłanki do zastosowania uproszczonej transakcji trójstronnej.

Więcej informacji o tym na czym polega rejestracja polskiej firmy do VAT w Niemczech i opis powyższych przypadków znajduje się TUTAJ.

W takich przypadkach polska firma będzie zobowiązana do rejestracji do VAT w Niemczech. Podlegać ona wtedy będzie niemieckiej ustawie o VAT. Od polskich firm w Niemczech, tak jak od podatników niemieckich, wymagać się będzie składania wstępnych deklaracji miesięcznych lub kwartalnych  (Umsatzsteuer-Voranmeldungen) oraz deklaracji rocznej (Umsatzsteuererklärung). Podatek VAT w Niemczech jest bowiem rozliczany rocznie. Aby się rozliczyć potrzebna będzie więc rejestracja podatkowa w Niemczech. W roku rejestracji do VAT w Niemczech, jak i w roku następnym, firma będzie składała miesięczne wstępne deklaracje.

Więcej informacji co do rozliczenia podatku VAT w Niemczech i obowiązków z tym związanych znajduje się TUTAJ.

Zobacz także:

• podatek budowlany w Niemczech,
• Wykonywanie usług budowlanych w Niemczech – o czym warto pamiętać? Część I

Steuernummer a USt-IdNr.

Jak wygląda niemiecki numer podatkowy dla polskiej firmy w porównaniu do Polski? W Polsce firma otrzymuje jedynie numer NIP. Służy on także do celów podatku VAT. Jeżeli firma dokonuje transakcji wewnątrzunijnych, to nadawany jest numer VAT-UE, który jest numerem NIP z przedrostkiem PL.

W Niemczech mamy natomiast dwa różne numery dla celów podatkowych. Steuernummer dla polskiej firmy (St.-Nr.), który przeznaczony jest tylko do identyfikacji dla celów transakcji wewnątrzkrajowych, czyli transakcji niemieckich. Natomiast Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) służy tym podatnikom niemieckim, którzy dokonują transakcji wewnątrzunijnych. Każdy niemiecki podatnik posiada St.-Nr., nie każdy musi mieć USt-IdNr. Tak samo, jak nie każda polska firma wnioskuje o numer VAT-UE.

Steuernummer dla polskiej firmy

Dokonując czynności, w stosunku do których uznani zostaniemy niemieckim podatnikiem VAT, musimy się zarejestrować.

Dla firm z Polski, które nie mają siedziby w Niemczech, właściwe są cztery urzędy skarbowe (Finanzamt) w Niemczech. Urząd Skarbowy w Oranienburgu rejestruje polskie firmy, w których nazwiska lub firma zaczynają się na litery H-L. Urząd Skarbowy w Cottbus ma do czynienia z podatnikami na litery M-R. Urząd Skarbowy w Hameln-Holzminden odpowiada za polskie firmy na litery A-G, a Urząd Skarbowy w Nördlingen z oddziałem w Donauwörth odpowiada za polskie firmy na litery S do Z. W przypadku jednoosobowych działalności decyduje pierwsza litera nazwiska, natomiast w przypadku spółek pierwsze litera w nazwie.

Warunkiem rejestracji jest dokonywanie czynności opodatkowanych w Niemczech. Jeżeli polska firma dokonuje jedynie zakupów w Niemczech i w związku z tym poniosła ciężar niemieckiego podatku VAT, to może ona wystąpić o zwrot podatku VAT w procedurze zwrotu, tzw. Value-Added Tax Refund. Wniosek taki składa się wyłącznie drogą elektroniczną przez polskie organy skarbowe. Warto dowiedzieć się więcej na temat podatku VAT w Niemczech lub zwrócić się o pomoc do specjalistów.

Rejestracja VAT w Niemczech – przebieg

Rejestracja polskiej firmy do VAT w Niemczech przebiega dość sprawnie, choć czasem trwa kilka tygodni. Komunikacja następuje głównie drogą listowną. W przypadku przedsiębiorców budowlanych należy wypełnić odpowiedni kwestionariusz, kwestionariusz dodatkowy, dostarczyć certyfikat rezydencji oraz kopię wyciągu z rejestru (CEiDG, KRS). W przypadku innych firm (nie-budowlanych) trzeba także przesłać odpowiedni formularz. Steuernummer otrzymamy pocztą.

Niezbędne informacje znajdziemy na stronie Urzędu Skarbowego w Oranienburgu, Urzędu Skarbowego w Hameln, Urzędu Skarbowego Nördlingen oraz Urzędu Skarbowego w Cottbus. Dostępne są one także częściowo w języku polskim.

Rejestracja VAT – ile trwa?

Czas trwania rejestracji VAT zależy od tego, czy złożymy kompletną dokumentację. Jeżeli zależy nam na czasie, to warto skorzystać z fachowej pomocy. Sam proces rejestracji do VAT w Niemczech może zająć nawet ok. 4-6 tygodni.

Jeżeli dokonamy rejestracji do VAT w Niemczech, to pamiętajmy o tym, że rozliczenia podatkowe (deklaracje VAT) można składać jedynie w formie elektronicznej. Musimy zatem korzystać z aplikacji ELSTERFormular – więcej informacji znajduje się na portalu www.elster.de albo możemy poszukać profesjonalnego wsparcia. Jaka jest cena rejestracji VAT w Niemczech? Przedsiębiorca dokonuje jednorazowej i bezpłatnej rejestracji na portalu, umożliwiającej składanie deklaracji drogą elektroniczną.

Niemiecki numer VAT USt-IdNr.

Jednocześnie z rejestracją dla celów podatkowych i uzyskaniem Steuernummer dla polskiej firmy możemy (nie musimy) zawnioskować o nadanie nam niemieckiego numeru VAT dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych (USt-IdNr.). Ten numer przyda nam się, jeżeli będziemy chcieli dokonywać transakcji unijnych z terytorium Niemiec. Wtedy polski podmiot może na fakturze posługiwać się numerem niemieckim do celów VAT.

Jeżeli nie wystąpimy od razy przy rejestracji o USt-IdNr., a będzie on nam potrzebny później, to możemy złożyć stosowny wniosek. Wniosek składa się do Centralnego Federalnego Urzędu Podatkowego (Bundeszentralamt für Steuern). Wniosek można złożyć internetowo (www.formulare-bfinv.de) lub pocztą na adres tego urzędu. Dokładne informacje można znaleźć na stronie Bundeszentralamt für Steuern.

Samodzielna rejestracja do VAT w Niemczech

Procedura rejestracji polskiej firmy do VAT w Niemczech nie jest skomplikowana. Polski przedsiębiorca nie powinien mieć problemu, by dokonać jej samodzielnie. Choć część informacji jest dostępnych w języku polskim, to bez znajomości języka niemieckiego może okazać się to trudne. Pamiętajmy przy tym, że sama rejestracja to dopiero spełnienie jednego warunku formalnego. W pierwszej kolejności powinniśmy ustalić z doradcą podatkowym, czy w ogóle mamy obowiązek rejestracji do VAT w Niemczech. Po rejestracji będziemy musieli też składać miesięczne lub kwartalne wstępne deklaracje, a do 31 maja złożyć także deklarację roczną.

Wprawdzie podatek VAT bazuje na europejskich dyrektywach i system podatku jest zbliżony w każdym kraju, to jednak bez znajomości niemieckich przepisów narażamy się na ryzyko błędnych rozliczeń. Warto zatem, by przy procesie rejestracji, jak i przy późniejszych rozliczeniach brał udział niemiecki doradca podatkowy – Steuerberater mówiący po polsku. Jeżeli chcemy sobie oszczędzić czasu i kłopotu kontaktów ze stroną niemiecką, możemy zwrócić się do polskiego doradcy podatkowego specjalizującego się w sprawach polsko-niemieckich. Pozwoli to przedsiębiorcy także na odpowiednie ujęcie czynności zgodnie z polskim prawem podatkowym, tak by rozliczenia w Niemczech współgrały z obowiązkami podatkowymi w Polsce. Tylko kompleksowe rozwiązywanie międzynarodowych kwestii podatkowych pomoże nam korzystać z dostępnej optymalizacji podatkowej w Polsce i w Niemczech. W ten sposób możemy uzyskać znaczną oszczędność podatkową.

Więcej informacji co do rozliczenia podatku VAT w Niemczech i obowiązków z tym związanych znajduje się TUTAJ.

Kancelaria JLT zapewnia kompleksowe wsparcie podatkowe i obsługę firm w Niemczech, w tym dokonuje rejestracji polskich firm dla celów VAT w Niemczech. Usługi doradztwa podatkowego w Niemczech świadczone są w ramach współpracy z niemieckimi doradcami podatkowymi. W zależności od rodzaju sprawy, zapewniamy wsparcie ze strony niemieckiego specjalisty. Sprawy podatkowe na terenie Niemiec są wtedy koordynowane przez doradcę podatkowego z kancelarii JLT.

Więcej na temat tego jak wygląda obsługa firm w Niemczech znajduje się na naszej stronie.