Zgłasza się do nas nowy kontrahent z Austrii. Co możemy zrobić, by sprawdzić kontrahenta z Austrii? Jak wyeliminować ryzyko współpracy z nierzetelną firmą?

Współpraca zagraniczna to dla polskiej firmy szansa rozwoju i możliwość podboju nowego rynku zagranicznego. Jednak są też ryzyka związane ze współpracą z zagraniczną firmą. Co możemy zrobić, by zweryfikować austriackiego kontrahenta?

Informacja o weryfikacji niemieckich kontrahentów dostępna jest <<TUTAJ>>.

I. Weryfikacja urzędowa

W Austrii dane dotyczące danej firmy jest uzyskać trochę trudniej niż w przypadku Niemiec. Nawet urzędowe źródła nie są dostępne bezpłatnie. Za uzyskanie rzetelnej informacji dotyczącej kontrahenta z Austrii przyjdzie nam zapłacić.

Rejestr handlowy

W Austrii prowadzony jest rejestr handlowy pod nazwą Firmenbuch. W rejestrze wpisane są wszystkie spółki oraz osoby fizyczne, które zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości (obrót powyżej 700.000 euro dwa lata z rzędu lub przekroczenie progu 1 miliona euro obrotu w jednym roku). Osoby fizyczne prowadzące działalność, które tego progu nie przekroczyły, mogą wpisać się do Firmenbuch na zasadzie dobrowolności.

W austriackim rejestrze handlowym nie znajdziemy spółek cywilnych (Gesellschaft bürgerlichen Rechts). Jeżeli spółka cywilna przekroczy wyżej wymienione progi, to musi wpisać się do rejestru jako spółka jawna (Offene Gesellschaft) albo spółka komandytowa (Kommanditgesellschaft).

Wypis z rejestru handlowego (Firmenbuchauszug) nie jest w Austrii dostępny on-line za darmo, tak jak ma to miejsce w Polsce. W celu uzyskania dostępu należy skontaktować się z jednym z dostawców usług dostępowych lub biur informacyjnych (Verrechnungsstellen). Są to prywatne firmy, które otrzymały uprawnienia do wydawania odpisów w imieniu państwa austriackiego. Lista tych firm dostępna jest <<TUTAJ>>.

Koszt odpisu aktualnego (Aktueller Firmenbuchauszug) to 3,36 euro. Za dodatkową opłatą można uzyskać umowę spółki lub sprawozdania finansowe.

Rejestr działalności gospodarczej

Informacje o osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, którzy nie są wpisani do rejestru handlowego,  możemy uzyskać z rejestru działalności gospodarczej (GewerbeInformationsSystem Austria – GISA). Dostęp do GISA jest podobny jak do rejestru handlowego (Firmenbuch). Musimy zgłosić się do jednego z dostawców informacji z GISA i uiścić opłatę. Lista dostawców GISA dostępna jest <<TUTAJ>>. Otrzymanie informacji z GISA kosztuje 1,09 euro.

Informacje dotyczące upadłości

Na portalu edikte.justiz.gv.at jest możliwość zweryfikowania, czy w stosunku do naszego kontrahenta z Austrii nie ogłoszono upadłości. Tym razem za zapytanie nie przyjdzie nam zapłacić. Informacje uzyskamy nieodpłatnie.

Numer VAT

Każdy przedsiębiorca w Unii Europejskiej dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych powinien posiadać europejski numer do celów VAT. W Polsce jest to numer NIP poprzedzony przedrostkiem PL, tak zwany numer VAT-UE. Natomiast w Austrii ten numer nazywa się Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UID Nummer). Pamiętać trzeba, że podmioty austriacki posługują się dwoma numerami podatkowymi, obok UID posiadają jeszcze Steuernummer (numer identyfikacji podatkowej dla celów transakcji krajowych).

Warto weryfikować UID naszego kontrahenta z Austrii nie tylko przed rozpoczęciem współpracy, ale także w jej trakcie i to na bieżąco. Pozwoli nam to uniknąć problemów z polskim urzędem skarbowym przy rozliczeniu transakcji z takim podmiotem. Numer UID można zweryfikować na portalu VIES.

Jeżeli nasz kontrahent podaje nam swój UID a portal VIES nam tego nie potwierdza, powinien być to dla nas poważny sygnał ostrzegawczy.

II. Weryfikacja dostępnych źródeł

Oprócz źródeł urzędowych powinniśmy zweryfikować kontrahenta z Austrii w inny dostępny sposób.

Podstawowe dane o spółce możemy uzyskać w niektórych wyszukiwarkach, jak np. www. firmenabc.at. Znajdziemy tam numer wpisu spółki do rejestru (Firmenbuchnummer, FN), adresem numer UID, liczbę pracowników, członków zarządu, wspólników i historię kontrahenta z Austrii.

Numer UID sprawdzimy też na stronie uid-suche.at.

Inne, przydatne strony to http://www.firmenmonitor.at lub www.kompany.at.

Wpiszmy też nazwę lub imię i nazwisko naszego przyszłego kontrahenta z Austrii w wyszukiwarkę. Sprawdźmy, czy znajdziemy jakieś negatywne informacje o nim, np. artykuły z lokalnej pracy, wpisy na forum itd.

Wielu przedsiębiorców w Austrii należy do lokalnych izb handlowych (Handelskammer) lub innych zrzeszeń przedsiębiorców. Poświęćmy chwilę na kilka telefonów, które mogą potwierdzić rzetelność austriackiej firmy, z którą chcemy rozpocząć współpracę.

Sprawdźmy też stronę internetową firmy. Jeżeli na stronie podany jest numer telefonu, to zweryfikujmy, czy działa. Na stronie po ilości i dacie wpisów powinno być widać, czy firma działa dłużej, czy też strona internetowa dopiero co powstała. Zobaczmy też, czy jest wizytówka w google, profil na facebooku. Jeżeli mamy do czynienia z oszustem, to rzadko dba się o takie szczegóły. Na stronie internetowej powinien być podany też adres firmy. Zobaczmy, co tam się mieści. Google Street View powinien nam to umożliwić w kilka sekund.

W Internecie znajdziemy też wiele darmowych narzędzi do analityki strony. Są to wprawdzie narzędzie wykorzystywane przy tworzeniu i pozycjonowaniu stron internetowych, ale możemy je wykorzystać dla swoich celów. Możemy sprawdzić, ile odwiedzin ma strona naszego przyszłego austriackiego kontrahenta, ile prowadzi do niej linków itd. Jest to mechanizm wykorzystywany przez wyszukiwarki do oceny wiarygodności strony. Skoro nasz kontrahent ma wiarygodną stronę, to jest duża szansa, że sam będzie rzetelny. Sam korzystam z takich serwisów, jak np. https://moz.com lub https://www.semrush.com/.

III. Weryfikacja wiarygodności finansowej

Warto również zwrócić się do specjalistycznej firmy o raport na temat wiarygodności i wypłacalności danej firmy w Austrii. Otrzymamy raport, w którym nasz kontrahent zostanie oceniony na podstawie różnych mniej lub bardziej dostępnych danych. Raport jest dość wiarygodnym źródłem danych, który może uzupełnić naszą weryfikację kontrahenta z Austrii.

Za raport przyjdzie nam zapłacić. Ceny wahają się w zależności od pakietu, który zamówimy (krótki raport, pełna informacja) oraz od ilości zapytań, które skierujemy do wywiadowni gospodarczej. Raport można otrzymać już od 10 euro, koszt pełnego raportu to ok. 20 euro. Nie jest to znaczna kwota, jeżeli weźmiemy pod uwagę, ile odpowiednia weryfikacja kontrahenta może nam oszczędzić kłopotów w przyszłości.

Do najpopularniejszych firm świadczących tego rodzaju usługi na rynku austriackim należy Creditreform (www.creditreform.at) oraz KSV1870 (www.ksv.at).

IV. Weryfikacja prawna kontrahenta z Austrii

Jeżeli stwierdzimy, że nasz kontrahent istnieje, działa na rynku i nie jest jakimś oszustem lub słupem, nie oznacza to, że od razu powinniśmy podpisywać z nim umowę lub składać zamówienia. Warto wpierw przeprowadzić weryfikację prawną dokumentów stosowanych przez przyszłego partnera w obrocie.

Poprośmy kontrahenta z Austrii najpierw o ofertę. Do oferty najczęściej będą dołączone ogólne warunki umów (Allgemeine Geschäftsbedingungen – AGB). Stosowanie ich przez firmy austriackie jest powszechne. Często zdarza się, że w otrzymanych dokumentach jest tylko odwołanie do tych warunków umów, a one same znajdują się na stronie internetowej. Albo są one dołączone na odwrocie oferty. Niestety polskie firmy rzadko do nich zaglądają. Dopiero w przypadku jakiegoś sporu okazuje się, że polska firma jest na gorszej pozycji, ponieważ OWU kontrahenta są dla niego bardzo korzystne.

Na co powinniśmy zwrócić uwagę przy ogólnych warunkach umów kontrahenta austriackiego?

• wybór prawa właściwego (oczywiście najczęściej będzie to prawo austriackie);
• obowiązywanie tzw. konwencji wiedeńskiej o umowach sprzedaży (CISG);
• jurysdykcję sądów (najczęściej będzie zapis, że wyłącznie właściwymi są sądy austriackie – może nam to utrudnić dochodzenie roszczeń w przyszłości);
• zastrzeżenie prawa własności – warto znać konsekwencje prawne takiego zapisu;
• ograniczenie odpowiedzialności austriackiego kontrahenta (firmy austriackie często maksymalnie ograniczają swoją odpowiedzialność).

Wsparcie prawne

Najlepiej zwrócić się o pomoc do prawnika specjalizującego się w sprawach polsko-austriackich. Pomoże on nam nie tylko zweryfikować kontrahenta w Austrii, ale także przeanalizuje umowę lub ogólne warunki umów kontrahenta. Radca prawny specjalizujący się w rynku niemieckojęzycznym pomoże nam też przygotować nasze własne ogólne warunki umów, tak by były one również podstawą do prowadzenia negocjacji ze stroną austriacką. Pozwoli nam to zaoszczędzić kłopotliwych sytuacji w przyszłości.

Stworzenie dobrych podstaw umownych ma także inną zaletą. Ma działanie prewencyjne. Jeżeli nasz kooperant widzi, że jesteśmy dobrze zabezpieczeni prawnie, to w ogóle nie będzie rozważał niewykonania umowy. Niestety stosunki prawne pomiędzy stroną austriacką a polską są często niesymetryczne, a strona austriacka już na wstępie gwarantuje sobie lepszą pozycję wyjściową. Wynika to w szczególności z niekorzystania przez polskie firmy z fachowej pomocy prawnej i podatkowej. Dotyczy to w szczególności obrotu międzynarodowego.

Kancelaria JLT służy Państwu chętnie pomocą we wszystkich sprawach związanych z obrotem polsko-austriackim. Wieloletnie doświadczenie pozwala nam zapewnić profesjonalną obsługę umów z kontrahentami z Austrii.