Entsendung nach Deutschland – Fragen und Antworten

Für polnische Unternehmen ist Deutschland der wichtigste Handelspartner. Polnische Unternehmen verkaufen nicht nur Waren nach Deutschland, sondern auch polnische Unternehmen erbringen Dienstleistungen in Deutschland. Um diese Dienstleistungen erbringen zu können, müssen Mitarbeiter nach Deutschland entsandt werden. Es gibt jedoch zahlreiche rechtliche und steuerliche Fallen, auf die der polnische Unternehmer achten muss, wenn er einen Arbeitnehmer nach Deutschland entsendet. Was ist bei der Entsendung nach Deutschland zu beachten?

Im Folgenden finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zur Entsendung von Arbeitnehmern nach Deutschland.

Muss ich in Polen noch Sozialbeiträge für ZUS von einem entsandten Arbeitnehmer nach Deutschland bezahlen?

In der Regel ja. Wenn das Unternehmen in Polen tätig ist und seine Mitarbeiter nach Deutschland entsendet, unterliegt der entsandte Mitarbeiter der polnischen Sozialversicherung. Voraussetzung ist, dass die Entsendung nach Deutschland nicht länger als 24 Monate dauert. Darüber hinaus sollte ein nach Deutschland entsandter Mitarbeiter nicht als Ersatz für eine andere Person entsendet werden, deren Entsendezeit abgelaufen ist. Um diese Tatsache zu dokumentieren, dass der Arbeitnehmer der polnischen Sozialversicherung unterliegt, muss man das A1-Beschinigung beantragen. Die A1 ist in der für Arbeitgeber zuständigen ZUS-Abteilung zu erlangen. Für die Mitarbeiter ist auch eine EKUZ-Karte, die Europäische Krankenversicherungskarte zu beantragen.

Ist im Falle der Entsendung nach Deutschland noch Einkommenssteuern von der Arbeitsentgeltung in Polen abzuziehen?

Es hängt von dem Fall ab. Vor allem die Zeitdauer, in der sich ein Mitarbeiter in Deutschland aufhält, ist entscheidend. Die 183-Tage-Regeln ist hier insbesondere zu beachten. Wenn ein Arbeitnehmer über 183 Tage in Deutschland bleibt, zahlt er ab dem ersten Aufenthaltstag in Deutschland Lohnsteuer. Daher ist es notwendig, genau die Tage des Arbeitnehmers in Deutschland zu zählen, nicht nur die Arbeitstage selbst, sondern auch die Tage bei Ankünften und Abreisen nach Deutschland, Urlaubstage, Wochenenden etc. Die physische Anwesenheit in Deutschland zählt. Es gibt eine falsche Überzeugung, dass 183 Tage in einem bestimmten Kalenderjahr (Steuerjahr) zu zählen sind. Wobei sprechen die Vorschriften von einem Zeitraum von 12 Monaten. Sie müssen also regelmäßig kontrollieren, ob sich der Mitarbeiter in den letzten zwölf Monaten mehr als 183 Tage in Deutschland aufgehalten hat. Wenn der Aufenthalt eines entsandten Arbeitnehmers nicht länger als 183 Tage beträgt, zahlt der Arbeitnehmer in Polen in der Regel Einkommensteuer. Die Regel von 183 Tagen ist jedoch ausgeschlossen, wenn in Deutschland eine steuerliche Betriebstätte für Arbeitgeber enstanden ist oder wenn Arbeitnehmer im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung nach Deutschland entsandt wurde.

Und wenn wir im Voraus wissen, dass der Aufenthalt des Mitarbeiters länger als 183 Tage dauert oder aus anderen Gründen gilt die 183-Tage-Regeln nicht? Die Anzulangen für Einkommensteuer in Polen werden einfach = vom ersten Tag der Entsendung nach Deutschland eingestellt. Die polnischen Vorschriften sehen solche Möglichkeit vor. Dies bedarf keiner Benachrichtigung des zuständigen Finanzamt.

Welche Dokumente sollten in Polen eingeholt werden, damit die Entsendung nach Deutschland möglich wäre

Zuallererst müsste die A1-Bescheinigung und die EHIC-Karte erlangt werden. Der Arbeitsvertrag ist so abzuändern, dass der Arbeitsplatz für eine bestimmte Zeit der Entsendung in Deutschland liegt.

Ist die Entsendung nach Deutschland irgendwo zu melden?

Der Arbeitgeber hat eine Reihe von Meldepflichten in Deutschland. Vielen polnischen Unternehmen ist dies leider nicht bekannt,= und nach der Erledigung der Formalitäten in Polen schicken Sie einfach Mitarbeiter zur Ausführung des Vertrags in Deutschland im Rahmen der Entsendung. Dies ist ein sehr schwerwiegender Fehler, der den Arbeitgeber hohen Strafen und Unannehmlichkeiten aussetzen kann. Leider ist es nicht immer einfach, Kenntnisse über alle Registrierungsanforderungen zu erlangen. Sie hängen von der Branche ab. Es gibt Branchen wie die Bauindustrie, wo Sie an mehreren Stellen einen Mitarbeiter melden müssen.

Die wichtigsten Institutionen, in denen Sie Mitarbeiter melden müssen, sind:

• Zollamt – hier berichten wir über das Meldeprotal von entsandten Arbeitnehmern aus vielen Branchen, das ist eine äußerst wichtige Pflicht, die keinesfalls zu vernachlässigen ist
• SOKA-Bau – es ist eine deutsche Urlaubskasse für Bauarbeiter, hier sollen Arbeitnehmer gemeldet werden und für ihr Urlaubsgeld sollten die Beiträge bezahlt werden; Vorsicht, auch Beschäftigte anderer Branchen können unter diese Verpflichtung fallen
• Finanzamt – der Arbeitgeber muss sich aus verschiedenen Gründen an das deutsche Finanzamt melden (z.B. für Freistellungsbescheinigung nach §48b EstG), eine der Voraussetzungen ist dann in der Regel eine Liste entsandter Arbeitnehmer einzureichen; Arbeitnehmer sollten auch gemeldet werden, wenn ihre Vergütung in Deutschland auf die Lohnsteuer erhoben wird
• BG-Bau – diese Einrichtung ist als gesetzlicher Unfallversicherer für die Bauwirtschaft und verwandte Branchen tätig
• Deutsche Rentenversicherung – in mehreren wichtigen Branchen (Bau, Transport, Reinigung) ist der sogenannten Sofortmeldung zu machen; die Meldung eines Arbeitnehmers bedeutet jedoch nicht unmittelbar, dass er unter der deutschen Sozialversicherung fallen wird;
• Meldeamt – wenn ein nach Deutschland entsandter Mitarbeiter länger als drei Monate dort bleibt, muss er sich in Deutschland melden lassen.

Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass bei einer bestimmten Entsendung nach Deutschland auch andere Entsendepflichten auftreten. Es ist empfehlenswert, den Fall mit einem Spezialisten für das internationale Arbeitsrecht zu besprechen.

Kann ich dem entsandten Arbeitnehmer weiterhin ein in Polen festgelegtes Gehalt zahlen?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem nach Deutschland entsandten Arbeitnehmer einen deutschen Mindestlohn zu gewährleisten. Die Mindestlöhne sind für einzelne Branchen unterschiedlich. Der allgemeine Mindestsatz für Branchen, für die keine Sonderregelungen gelten (z. B. Transportindustrie), beträgt in 2021 9,50 EUR. Dies ist der Bruttolohn. In der Bauwirtschaft liegt der Mindestsatz beispielsweise für 2019 bei 12,20 EUR und für qualifiziertere Arbeitnehmer bei 15,20 EUR.

Die deutschen Behörden legen großen Wert darauf zu prüfen, ob ausländische Unternehmen den entsandten Arbeitnehmern nach Deutschland den Mindestlohn zu zahlen. Betrug in diesem Bereich endet oft mit sehr hohen Geldbußen und ist relativ einfach zu erkennen. Deutsche Behörden überprüfen Zahlungen, Gehaltslisten, Arbeitszeiten und sogar ausländische Steuererklärungen von Arbeitnehmern. Es gibt einige legale Wege den Mindestlohn zu optimieren, wie bestimmte Beträge (zB Diäten, Pauschalbeträge) auf den Mindestlohn anzurechnen. Achten Sie jedoch auf häufig verwendete Methoden wie Arbeitszeitverkürzung, fiktive Auszahlungen, gestaltete Anwesenheitslisten oder den Abzug von Reise- oder Aufenthaltskosten von Mitarbeitern. Alle diese Mittel sind im Falle der Kontrolle relativ leicht zu erkennen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass der Mitarbeiter des Unternehmens den Verstoß selbst meldet. Man kann auch immer auf die Wettbewerber hier rechnen.

Sind in Bezug auf den entsandten Arbeitnehmer die Bestimmungen des deutschen Arbeitsrechts anzuwenden?

Trotz der Tatsache, dass ein in Deutschland entsandter Arbeitnehmer nach wie vor in Polen beschäftigt ist und einen Arbeitsvertrag nach polnischem Recht abgeschlossen hat, muss diesem Arbeitnehmer die Mindestbeschäftigungsbedingungen in Deutschland garantiert werden. Die Frage des Mindestlohns wurde oben erwähnt. Dem Arbeitnehmer sollte jedoch auch ein Urlaub in dem in Deutschland geltenden Ausmass garantiert werden. In vielen Branchen wird dies nicht problematisch, denn bezahlter Urlaub in Deutschland beträgt 4 Wochen, was 20/26 Urlaubstagen in Polen entspricht. Der Urlaub in Deutschland beträgt jedoch bereits in der Bauwirtschaft 30 Tage im Jahr. Dies kann dazu führen, dass einem entsandten Arbeitnehmer zusätzliche Urlaubstage gewährt werden müssen.

Zu den Mitarbeitern, die nach Deutschland entsandt werden, finden ebenfalls deutsche Arbeitszeitregelungen Anwendung. Die tägliche Arbeitszeit des Mitarbeiters sollte nicht 8 Stunden überschreiten. Es kann jedoch bis zu 10 Stunden pro Tag verlängert werden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen der durchschnittliche 8-Stunden-Arbeitszeitstandard nicht überschritten wird. Interessanterweise ist der Samstag ein normaler Arbeitstag. Daher ist es möglich, sogar 60 Stunden pro Woche (von Montag bis Samstag für 10 Stunden) zu arbeiten, wenn zum angegebenen Zeitpunkt die durchschnittliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters nicht mehr als 8 Stunden pro Tag beträgt. Überstunden sollten so schnell wie möglich ausgeglichen werden. Wenn die Arbeit von 6 bis 9 Stunden dauert, sollte eine Pause von 30 Minuten vorgesehen werden, wenn die Arbeitszeit mehr als 9 Stunden beträgt, sollte die Pause 45 Minuten betragen. Es gibt keine Vergütung für die Pausenzeit und die Pause ist nicht in der Arbeitszeit enthalten.

Aus den Tarifverträgen, beispielsweise in der Bauwirtschaft, können sich unterschiedliche andere Regelungen ergeben. Im Bau sollte die Arbeitszeit 40 Stunden pro Woche nicht überschreiten. In den Wintermonaten (Januar – März und Dezember) beträgt die Arbeitszeit 38 Stunden, d.h. von Montag bis Donnerstag 8 Stunden und am Freitag 6 Stunden. In der Sommerzeit (April – November) beträgt die Arbeitszeit 41 Stunden, d.h. von Montag bis Donnerstag 8.5 St. und am Freitag 7.00 St. Es ist möglich, an bestimmten Tagen länger zu arbeiten (maximal 10 Stunden), wenn innerhalb von zwei Wochen ausgeglichen wird und die normale Arbeitszeit in diesen zwei Wochen (82 Stunden im Sommer oder 76 im Winter) erreicht wird.

Für Arbeitnehmer, die zur Arbeit in Deutschland entsandt werden, gelten darüber hinaus deutsche Vorschriften:

• Bedingungen für die Ausleihe von Leiharbeitnehmern, insbesondere von Zeitarbeitsfirmen,
• Sicherheit, Gesundheit und Hygiene bei der Arbeit,
• Schutzmaßnahmen im Zusammenhang mit den Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen von schwangeren Frauen und Arbeitnehmerinnen, die vor kurzem geboren haben, Kindern und Jugendlichen,
• Gleichbehandlung von Frauen und Männern und andere Antidiskriminierungsbestimmungen.

Müssen Mitarbeiter Dokumente bei sich haben, wenn sie in Deutschland arbeiten?

Das Gesetz über den Mindestlohn sieht die Verpflichtung vor, die Dokumentation des Arbeitgebers in Bezug auf entsandte Arbeitnehmer nach Deutschland zu führen. Diese Verpflichtung gilt für viele Branchen. Wenn entsandte Mitarbeiter auf dem Zollverwaltungsportal gemeldet, ist die Person anzugeben, die die Dokumente unter bestimter Adresse aufbewahrt. Sie können einen bestimmten Mitarbeiter angeben, der die Dokumentation hält. Die Unterlagen müssen für die gesamte Vertragsdauer in Deutschland aufbewahrt werden, längstens jedoch für zwei Jahre. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Dokumenten soll es den zuständigen Behörden ermöglichen, zu überprüfen, ob der Arbeitgeber die in Deutschland entsandten Arbeitnehmer angemeldet hat und ihnen den Mindestlohn zahlt. Daher sind folgende Dokumente aufzubewahren:

• Verträge mit Mitarbeitern
• Bestätigung der Sozialversicherung (z.B. A1-Bescheinigung)
• Arbeitszeiterfassung
• Gehaltsbelege
• Bestätigung der Zahlung der Vergütung (Quittungen, Kontoauszug etc.)
• Bestätigung der Meldung von Mitarbeitern auf dem Zollverwaltungsportal

Können Sie Mitarbeiter aus der Ukraine nach Deutschland entsenden?

In der Regel ist es möglich, Arbeitnehmer aus der Ukraine nach Deutschland zu entsenden, obwohl zusätzliche Anforderungen zu erfüllen sind. Vor allem sollte ein ukrainischer Arbeitnehmer ein Visum erhalten. Es ist nicht genug, dass ein ukrainischer Arbeitnehmer legal in Polen oder anderem EU-Land arbeitet. Sie müssen eine spezielle Art von Visum erhalten, genannt Vander Elst. Um ein solches Visum zu erhalten, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

• ein Arbeitnehmer aus der Ukraine sollte die Erlaubnis haben, sich in Polen oder anderem EU-Land aufzuhalten und zu arbeiten, versichert zu sein und Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen
• ein ukrainischer Arbeitnehmer sollte einen Arbeitsvertrag mit einem polnischen (lokalen) Arbeitgeber haben
• ein polnischer (lokaler) Arbeitgeber sollte einen Vertrag zur Erbringung einer Dienstleistung in Deutschland haben
• der Arbeitnehmer aus der Ukraine wurde von einem polnischen Arbeitgeber nicht nur dazu beschäftigt, um nach Deutschland entsandt zu werden.

Der Antrag muss persönlich bei der Deutschen Botschaft in Warschau (anderem EU-Land) eingereicht werden. Sie müssen nicht nur eine Reihe von Dokumenten einreichen, sondern auch eine Gebühr von 75 Euro bezahlen.

Ist es möglich, die aufgrund eines zivilrechtlichen Vertrags eingestellten Personen nach Deutschland zu entsenden?

Es gibt keine Hindernisse für die Entsendung nach Deutschland von Personen, die in Polen aufgrund zivilrechtlicher Verträge arbeiten (Auftrag, Werkvertrag). Solche Mitarbeiter erhalten in ZUS auch ein A1-Bescheinigung. Das deutsche Recht behandelt solche Mitarbeiter jedoch als typische Arbeitnehmer. Daher müssen die gleichen Verpflichtungen in Bezug auf die im Rahmen eines Zivilvertrags beschäftigten Personen erfüllt werden. Insbesondere sollte der nach Deutschland entsandte Mitarbeiter mindestens den Mindestlohn erhalten.

Viele polnische Unternehmen entsenden auch selbständig Erwerbstätige nach Deutschland. Obwohl sie sich formal selbstständig machen, können deutsche Behörden solche Selbstständigen als Arbeitnehmer qualifizieren. In Deutschland gibt es oft die Erkenntnis, dass ein entsandter Selbständiger wirklich ein Arbeitnehmer ist und es kommt zur sogenannten Scheinselbständigkeit.

Können Sie Mitarbeiter verleihen, um in Deutschland Dienstleistungen zu erbringen?

Es kommt oft vor, dass ein polnisches Unternehmen einen Vertrag in Deutschland erhält, an dem zusätzliche Mitarbeiter beteiligt sein müssen. Da die Bestellung in Deutschland zeitlich begrenzt ist, greifen polnische Unternehmen auf die Ressourcen von Subunternehmern zurück, die ihre persönlichen Ressourcen an den Kunden übertragen. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter tatsächlich übernommen (Mitarbeiter-Leasing). Daher führt der Subunternehmer keine bestimmte Werkleistung oder einen bestimmten Teil davon für den Auftraggeber aus (z. B. einen bestimmten Umfang von Arbeiten), sondern stellt seinen Auftraggeber nur Personal zur Verfügung.

Die vorübergehende Ausleihe von Arbeitnehmern nach Deutschland erfordert eine besondere Genehmigung (AÜG) in Deutschland. Ein Subunternehmer, der Arbeitnehmer in Deutschland beschäftigt, wird grundsätzlich wie eine Leiharbeitsfirma behandelt. Die Ausleihe von Arbeitnehmern ist grundsätzlich in jeder Branche außer in der Bauindustrie möglich. Die Genehmigung muss bei der Agentur für Arbeit Düsseldorf eingeholt werden. Die Ausleihe von Arbeitnehmern, die ohne Genehmigung in Deutschland arbeiten, kann mit einer Geldstrafe von bis zu 30.000 Euro geahndet werden und in einigen Fällen als Straftat angesehen werden. Insbesondere sollten Bauunternehmen zunächst feststellen, ob sie die Dienstleistung als Subunternehmer erbringen oder an die Kunden ihrer Mitarbeiter verleihen. Ausschlaggebend ist hierbei die Art der Rechnungslegung (z.B. nach Stundensatz der Mitarbeiter), Anweisungsrecht in Bezug auf Arbeit, Verantwortung für Arbeit, Nutzung eigener Werkzeuge usw. Ein Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen ist daher immer durch einen Berater zu prüfen.

Die Beratungsfirma JTL bietet umfassende rechtliche und steuerliche Unterstützung für Unternehmen in Deutschland, einschließlich der Entsendung von Mitarbeitern nach Deutschland. Steuerberatungsleistungen in Deutschland werden im Rahmen der Zusammenarbeit mit deutschen Rechtsanwälten und Steuerberatern erbracht. Die Anwaltskanzlei JLT bereitet auch alle Anträge und Formalitäten im Zusammenhang mit der Entsendung nach Deutschland von Mitarbeitern vor.