Registrierung zur Umsatzsteuer in Polen

Wann sollte sich eine deutsche Firma für Zwecke der Umsatzsteuer in Polen registrieren lassen? Muss eine steuerliche Erfassung in Polen erfolgen oder kann eine Rechnung im Reverse Charge-Verfahren (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft) ausgestellt werden.

Die Bestimmungen zum Besteuerungsort bei der Mehrwertsteuer richten sich in der EU nach einheitlichen Regeln. Die Vorschriften der Richtlinie 2006/112/EG des Rates über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem (MwStSystRL) sehen klare Grundsätze vor, in welchem Land die bestimmte Leistung mehrwertsteuerpflichtig ist. Diese Regeln werden in Deutschland in § 3 bis § 3g des Umsatzsteuergesetzes abgebildet. Die polnischen Vorschriften zur Umsatzsteuer stehen mit dem deutschen UStG in Einklang. Die deutschen Firmen, die in Polen Einkäufe tätigen bzw. in Polen Lieferungen ausführen, am meisten Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen oder erhalten, und zwar im Rahmen der innergemeinschaftlichen Lieferung bzw. des innergemeinschaftlichen Erwerbs. Es kommt jedoch vor, dass eine Pflicht zur umsatzsteuerlichen Registrierung in Polen entsteht. Nachstehend werden die meisten Fälle erörtert, in denen ein deutscher Unternehmer eine polnische Umsatzsteuernummer zu beantragen hat.

Als Grundsatz gilt, dass die Pflicht zur Registrierung für Umsatzsteuer in Polen dann entsteht, wenn eine deutsche Firma eine polnische Umsatzsteuer (poln. podatek od wartości dodanej oder podatek VAT) entrichten muss. Es handelt sich dabei um die Situationen, in denen die Umsatzsteuerpflicht (Steuerschuldnerschaft) auf den Erwerber / Leistungsempfänger im Rahmen des Reverse Charge-Verfahrens nicht übergeht.

Bauleistungen in Polen – keine umsatzsteuerliche Registrierung

Die Bauleistungen sind als Leistungen zu betrachten, die im Zusammenhang mit einem Grundstück ausgeführt werden. Als Grundsatz gilt, dass die Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück ausgeführt werden, in diesem Land umsatzsteuerpflichtig sind, wo das Grundstück liegt. Die polnischen Vorschriften (Art. 28e poln. Umsatzsteuergesetz) sind identisch wie in Deutschland (§ 3a Abs. 3 Pkt. 1 UStG).

Entscheidend dabei ist der Belegenheitsort des Grundstück, auf dem die Bauleistungen ausgeführt werden. Es spielt keine Rolle, für wen (umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer, Privatperson) die Leistungen erbracht werden oder wo sich den Sitz des Leistungsempfängers befindet (in Polen oder in Deutschland). Die Ermittlung des umsatzsteuerlichen Besteuerungsort erfolgt unabhängig davon, ob die Beteiligten als Umsatzsteuerpflichtigen registriert sind oder eine europäische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr. oder VAT-UE) besitzen. Der Besteuerungsort bei den mit einem Grundstück verbundenen Leistungen ist immer in dem Land, wo das Grundstück liegt.

Erbringt ein deutscher Unternehmer die Bauleistungen in Polen für einen andren polnischen Unternehmen, so gilt Polen als Besteuerungsort. Diese Bauleistungen unterliegen der polnischen Umsatzsteuer und sollten in Polen abgerechnet werden. Der deutsche Unternehmer kann jedoch die Bauleistungen in Polen im Rahmen der grenzüberschreitenden Leistungserbringung ausführen und die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger (polnischer Steuerpflichtige) übertragen (Reverse Charge). In diesem Fall entsteht für den deutschen Unternehmer kein Pflicht zur Registrierung für Umsatzsteuer in Polen in Polen, weil die deutsche Firma nicht dazu verpflichtet wird, die polnische Umsatzsteuer abzurechnen und zu entrichten (die Pflicht geht auf den Leistungsempfänger über).

Beispiel 1:

Der deutsche Unternehmer A aus Berlin erbringt die Bauleistungen für eine polnische Firma aus Poznań. Die Bauleistungen beziehen sich auf ein Grundstück in Polen. Der deutsche Unternehmer sollte die Rechnung ohne polnische oder deutsche Umsatzsteuer ausstellen. In der Rechnung sollte Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistenden und Leistungsempfängers angegeben werden. Dazu ist ein Hinweis auf Umkehr der Steuerschuld notwendig. Die folgende Formulierung oder deren Übersetzung ist in die Rechnung aufzunehmen: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (poln. „odwrotne obciążenie“ oder EU-weit anerkannte „Revers Charge“).

Bauleistungen in Polen – Pflicht zur umsatzsteuerlichen Registrierung

Eine Pflicht für einen deutschen Bauunternehmer, sich in Polen umsatzsteuerlich erfassen zu lassen, entstehet, wenn die Steuerschuld auf einen polnischen Leistungsempfänger nicht übergeht. Die Registrierung zur Umsatzsteuer in Polen ist daher in folgenden Situationen pflichtig:

• Bauleistungen werden in Polen für eine Privatperson erbracht, die kein Steuerpflichtiger ist;
• Bauleistungen werden in Polen mit Einsatz von Subunternehmern

Werden die Bauleistungen für eine Privatperson ausgeführt, darf das Reverse Charge-Verfahren nicht angewandt werden. Die Privatperson kann nicht die Umsatzsteuer abrechnen (kein Steuerpflichtiger), so die Steuerschuld kann auf sie nicht übertragen werden. Es ist somit eine Rechnung mit der polnischen Umsatzsteuer (podatek VAT) mit dem Steuersatz von 8% (Wohnungsbau) bzw. 23% auszustellen und dann ist die geschuldete Umsatzsteuer an Finanzamt zu entrichten. Um dieser Pflicht nachzukommen, ist die umsatzsteuerliche Registrierung in Polen notwendig.

Beispiel 2:

Eine deutsche Baufirma C aus München modernisiert eine Wohnung für Adam Kowalski in Stettin. C muss eine Rechnung mit polnischer Umsatzsteuer 8% schrieben und dazu sich in Polen für Zwecke der Umsatzsteuer registrieren lassen.

Werden die Bauleistungen von einem deutschen Unternehmer mit dem Einsatz von Subunternehmern ausgeführt, ist die umsatzsteuerliche Erfassung in Polen ebenfalls pflichtig. Irrelevant ist, aus welchem Land der Subunternehmer (Polen, Deutschland, anderem EU-Land, Drittland) kommt. Die Registrierungspflicht zur Umsatzsteuer ergibt sich daraus, dass die deutsche Firma von Subunternehmern eine Rechnung mit dem Hinweis über die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft bekommen wird. Das bedeutet, dass der deutsche Unternehmer verpflichtet ist, die Umsatzsteuer in Polen auszuweisen und abzuführen. Diese Pflicht kann er an seinem Leistungsempfänger nicht übertragen. Ist der deutsche Unternehmer aus Sicht des polnischen Steuerrechts Umsatzsteuerpflichtiger, muss er sich in Polen umsatzsteuerlich registrieren lassen, um die Umsatzsteuer-Voranmeldung (poln. deklaracja VAT) abzugeben. Es ist dabei zu beachten, dass in Polen wie in Deutschland eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft auch für innländliche Bauleistungen anzuwenden ist.

Beispiel 3:

Der deutsche Unternehmer A aus Berlin erbringt die Bauleistungen für eine polnische Firma aus Poznań. Die Bauleistungen beziehen sich auf ein Grundstück in Polen. Grundsätzlich (wie im Beispiel 1) kann die Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. A hat aber einen polnischen (C) und einen deutschen (D) Subunternehmer eingesetzt. C und D stellen eine Rechnung für erbrachte Bauleistungen im Rahmen des Reverse Charge-Verfahren aus. Auf A geht eine Pflicht über, die Umsatzsteuer in Polen auszuweisen. A muss sich in Polen zur Umsatzsteuer registrieren lassen.

Warenverkauf aus dem Lager in Polen

Eine Registrierungspflicht entsteht auch dann, wenn ein deutscher Unternehmer die Waren aus dem Lager in Polen verkauft. Dies bezieht sich sowohl auf den Verkauf für Privatpersonen (B2C) als auch für andere umsatzsteuerpflichtige Unternehmer (B2B). Es spielt keine Rolle, ob der Verkauf für eine inländische oder ausländische Person erfolgt. Eine Registrierungspflicht entsteht in beiden Fällen.

Aus Sicht des deutschen Unternehmers, der Waren nach einem in Polen gelegenen Lager verbringt, kommt zu einem sog. unternehmensinternen Verbringen. Die Waren werden von einem nach anderem Land (von DE nach PL) verbracht. Es ist dabei von keiner Bedeutung, dass die Waren auf dieser Etappe nicht verkauft werden, aber nur von einem nach anderem Lager desselben Unternehmers verschickt. Das unternehmensinterne Verbringen nach Polen führt zur umsatzsteuerlichen Registrierungspflicht in Polen. Der Warenverkauf aus dem polnischen Lager ist als inländischer Verkauf (PL) zu betrachten. Die Rechnung sollte mit polnischer Umsatzsteuer unter Angabe der polnischen Steuernummer (NIP) ausgestellt werden. Der Verkäufer unterliegt daher der Registrierungspflicht in Polen.

Insbesondere können deutsche Amazon-Geschäftspartner, die ihre Waren an die Logistikzentren von Amazon in Polen verbringen, mit dieser Situation zu tun haben. Amazon bietet einen Service Fulfillment by Amazon (FBA) an, wonach die Waren von Amazon gelagert werden und falls diese erworben werden, organisiert Amazon den Versand. Der Verkäufer bleibt weiterhin Eigentümer der Waren. Die Waren werden oft in Logistikzentren in Polen gelagert und aus dieser Stelle erfolgt die Lieferung an Endkunden. In diesem Fall ist die Registrierung für Umsatzsteuer in Polen pflichtig und zwar vor dem ersten Verkauf.

Die deutschen Amazon-Geschäftspartner können sich in Polen für Umsatzsteuer registrieren lassen und sofort auf die Lieferschwelle nach Deutschland im Rahmen des Versandhandels in Polen verzichten. Der Verzicht ist nach 30 Tagen ab Abgabe der Erklärung an die zuständige Behörde gültig. Dadurch könnte der deutsche Unternehmer, dessen Waren aus dem Lager in Polen an deutschen Privatpersonen versandt werden, eine Rechnung mit deutschen Umsatzsteuer auszustellen. Die Umsatzsteuer in Polen (23%) ist höher als in Deutschland (19%). Der Ausweis der deutschen Umsatzsteuer bedeutet also für Endkunden niedrigere Preise für bestellte Waren.

Versandhandel

Tätigt ein deutscher Unternehmer die Lieferungen aus Deutschland nach Polen an Privatpersonen im Rahmen des Versandhandels, so kann in der Rechnung bis eine bestimmte Schwelle eine deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen werden (§ 3c Abs. 3 UStG). Es handelt sich dabei ausschließlich um Transaktionen B2C.

Für Polen beträgt die Lieferschwelle 160.000 PLN (37.300 EUR) jährlich. Bei der Berechnung der Lieferschwelle wird die Umsatzsteuer nicht berücksichtigt (nur Nettowert der Waren). Überschreitet der liefernde Unternehmer die Lieferschwelle in Polen, muss er sich umsatzsteuerlich in Polen registrieren lassen, die polnische Umsatzsteuer in Rechnung stellen und diese dort abführen.

Auf die Lieferschwellen kann in Deutschland in Bezug auf das bestimmte Land (z.B. Polen verzichtet werden. Möchte der liefernde Unternehmer seine Umsätze unabhängig von deren Höhe der Umsatzsteuer des Bestimmungslandes unterwerfen, kann er hierfür optieren (§ 3c Abs. 4 UStG). Die Erklärung ist gegenüber der zuständigen Behörde abzugeben. Die Erklärung bindet den Unternehmer für zwei Kalenderjahre.

Warenverkauf in Polen – Umsatzsteuer in Polen

In bestimmten Fällen ist der Warenverkauf in Polen als eine polnische Transaktion im Sinne der Umsatzsteuer anzusehen. Der Verkäufer unterliegt dann einer Registrierungspflicht in Polen. Dies bezieht sich z.B. auf den Fall, wenn die Waren zuerst in Polen erworben und dann in Polen verkauft werden, wobei die Waren das Gebiet Polens nicht verlassen. Bei solchem Verkauf sollte die polnische Umsatzsteuer ausgewiesen werden und der Verkäufer wird verpflichtet, in Polen Umsatzsteuer abzuführen.

Ähnliches gilt bei dem Verkauf während der Messen oder Ausstellungen in Polen. Verkauft ein deutscher Unternehmer die Waren während der Messen in Polen, muss er sich für Umsatzsteuerzwecke in Polen registrieren lassen.

Personenbeförderung durch das Gebiet Polen

Deutsche Busunternehmen, die in Polen gelegentlich Dienstleistungen der internationalen Personenbeförderung mit außerhalb Polens zugelassenen Omnibussen ausüben, sind verpflichtet, die erbrachten Dienstleistungen in Polen umsatzsteuerlich abzurechnen. Es entsteht dabei eine Registrierungspflicht für Umsatzsteuerzwecke.

Der Steuersatz beträgt zur Zeit 8% und wird für jeden in Polen gefahrenen Kilometer abgerechnet. Es sind zwei Besteuerungsverfahren möglich:

• nach allgemeinen Regeln
• nach vereinfachten Regeln.

Das vereinfachte Besteuerungsverfahren besteht darin, dass die Registrierung der Busunternehmer online erfolgt, unter Angabe von wenigeren Informationen (Name, Sitz, Steuernummer). Die Umsatzsteuererklärung können auch online abgegeben werden. Ein wesentlicher Nachteil: bei dem vereinfachten Besteuerungsverfahren darf keine Vorsteuer abgezogen werden oder keine Vorsteuererstattung beantragt werden.

Tätigt das deutsche Busunternehmer oft die Einkäufe in Polen (Treibstoff, Maut), ist es empfehlenswert, das Besteuerungsverfahren nach allgemeinen Regeln zu wählen und Vorsteuerabzug in Anspruch zu nehmen.

Schon vor dem Vornahme der ersten Transaktion, die in Polen umsatzsteuerpflichtig sein kann, ist es empfehlenswert, eine steuerliche Analyse durchzuführen, ob die Registrierungspflicht in Polen entstehen wird und welche Konsequenzen dies verursachen kann. Die zu späte vorgenommene Registrierung kann die negativen Folgen für einen deutschen Unternehmer nach sich ziehen. Es wäre daher nützlich mit einem Spezialisten zu klären, ob eine Registrierungspflicht in Polen entstehen wird.

Falls Sie weitere Informationen zur umsatzsteuerlichen Registrierung in Polen und die steuerliche Unterstützung dabei benötigen, steht Ihnen die Kanzlei JLT jederzeit gerne zur Verfügung. Unsere, über 10-jährige Erfahrung in der Begleitung von deutschen Mandanten garantiert hochwertige und effiziente Rechts- und Steuerberatung in Polen.