Zgłasza się do nas nowy kontrahent z Niemiec. Co możemy zrobić, by go sprawdzić? Jak sprawdzić NIP niemieckiej firmy? Czy istnieje niemiecki rejestr przedsiębiorców? Jak wyeliminować ryzyko współpracy z nierzetelną firmą?
Współpraca zagraniczna to dla polskiej firmy szansa rozwoju i możliwość podboju nowego rynku. Jednak są też ryzyka związane ze współpracą z zagraniczną firmą. Minęły czasy, gdy niemieckie firmy służyły za wzór rzetelności, a swoje faktury płaciły przed czasem. Co możemy zrobić, by zweryfikować niemieckiego kontrahenta?
I. Weryfikacja urzędowa (Niemiecki Rejestr Przedsiębiorców i inne możliwości)
Jak sprawdzić firmę w Niemczech? W tym kraju znajdziemy sporo źródeł urzędowych, które ułatwią nam weryfikację niemieckiego kontrahenta. Powinny być one punktem wyjścia do naszego prześwietlania niemieckiej firmy.
Rejestr handlowy
Jeżeli mamy do czynienia ze spółką (z wyjątkiem spółki cywilnej), dane kontrahenta możemy uzyskać lub potwierdzić na portalu www.unternehmensregister.de. Jest to odpowiednik naszego rejestru przedsiębiorców KRS. Znajdziemy tam podstawowe dane o spółce, jej członkach zarządu oraz sposobie reprezentacji. Można pobrać aktualny lub historyczny wypis z rejestru (HR-Auszug). Podstawowe dane można uzyskać za darmo; za szczegółowe informacje i wypis zapłacimy 4,5 euro. Możliwa jest płatność kartą.
Na stronie www.bundesanzeiger.de można znaleźć sprawozdania finansowe przedsiębiorców i spółek. Obowiązki publikacyjne zależą od wielkości kontrahenta. Często uda się znaleźć sprawozdanie finansowe niemieckiej firmy, co pozwoli ocenić jej sytuację finansową.
W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność w Niemczech nie jest już tak łatwo. W Niemczech nie ma odpowiednika polskiego CEIDG. Mali przedsiębiorcy (Gewerbetreibende) nie mają obowiązku rejestracji w rejestrze handlowym. Choć niektórzy to robią, warto najpierw sprawdzić daną osobę na portalu www.unternehmensregister.de.
Jeżeli dana osoba fizyczna jest wpisana w niemieckim rejestrze handlowym, widnieje tam pod symbolem e.K. (eingetragener Kaufmann – wpisany kupiec).
Rejestr w gminie
Jeżeli nasz nowy kontrahent jest osobą fizyczną i nie jest wpisany w rejestrze handlowym, dane możemy potwierdzić kontaktując się z gminą (Gemeinde), w której jest zarejestrowany. W niektórych krajach związkowych rejestr jest prowadzony przez izby przemysłowe (Handelskammer). Najlepiej poprosić niemiecką firmę o zaświadczenie o wpisie (Gewerbeschein). Następnie możemy przedzwonić do gminy lub innej instytucji i potwierdzić te dane. Pozwoli to uzyskać informację, czy dana osoba prowadzi działalność gospodarczą.
Uzyskanie potwierdzenia w gminie wymaga opłaty w wysokości kilkunastu euro, zależnie od gminy. Rejestr działalności (Gewerberegister) nie jest ogólnodostępny, więc trzeba wykazać uzasadniony interes w uzyskaniu danych.
Upadłość kontrahenta
Warto sprawdzić, czy w stosunku do kontrahenta nieogłoszona została upadłość. Można to zrobić na stronie www.insolvenzbekanntmachungen.de lub na portalu europejskim e-justice.europa.eu.
Znajdziemy tam informacje o otwarciu postępowania upadłościowego. Jeśli przedsiębiorca złożył wniosek o ogłoszenie upadłości, a nie wydano jeszcze postanowienia, wzmianki o tym nie będzie. Takie sprawdzenie nie daje pewności, że upadłość nie zostanie wkrótce ogłoszona.
Numer VAT
Każdy przedsiębiorca w UE dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych powinien posiadać europejski numer VAT. W Niemczech numer ten nazywa się Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Podmioty niemieckie posługują się dwoma numerami podatkowymi: obok USt-IdNr. warto sprawdzić także Steuernummer (numer identyfikacji podatkowej dla celów krajowych). Więcej informacji o USt-IdNr. można znaleźć tutaj.
Weryfikacja USt-IdNr. powinna odbywać się nie tylko przed rozpoczęciem współpracy, ale także w jej trakcie, aby uniknąć problemów z polskim urzędem skarbowym. Można to zrobić na portalu VIES.
Jeżeli kontrahent podaje USt-IdNr., a portal VIES tego nie potwierdza, jest to sygnał ostrzegawczy.
Jak sprawdzić NIP niemieckiej firmy? Ogólnodostępna wyszukiwarka po Steuernummer nie istnieje. Zadzwońmy do właściwego urzędu skarbowego (Finanzamt) i zweryfikujmy numer. Brak takiego podmiotu lub inna nazwa może wskazywać, że kontrahent podaje się za kogoś innego lub nie zarejestrował działalności.
II. Weryfikacja dostępnych źródeł
Oprócz źródeł urzędowych warto zweryfikować kontrahenta niemieckiego innymi sposobami.
Podstawowe dane o spółce można uzyskać w wyszukiwarkach, np. www.northdata.de. Znajdziemy tam numer wpisu do rejestru, adres i historię kontrahenta.
Wpiszmy też nazwę lub imię i nazwisko kontrahenta w wyszukiwarkę, aby sprawdzić negatywne informacje, artykuły lokalne lub wpisy na forach.
Wielu przedsiębiorców należy do lokalnych izb handlowych (Handelskammer). Kilka telefonów może potwierdzić rzetelność niemieckiej firmy.
Sprawdźmy stronę internetową firmy. Jeżeli podany jest numer telefonu, zweryfikujmy jego działanie. Analiza wpisów, długości działania strony, wizytówki w Google i profilu na Facebooku pozwala ocenić wiarygodność. Oszust rzadko dba o takie szczegóły. Możemy też użyć Google Street View do weryfikacji adresu.
Darmowe narzędzia analityczne strony, np. moz.com lub www.semrush.com, pozwalają ocenić ruch i linkowanie strony, co może świadczyć o wiarygodności firmy.
III. Weryfikacja wiarygodności finansowej
Można zwrócić się do firm zajmujących się oceną wypłacalności przedsiębiorstw w Niemczech. Otrzymamy raport oceniający kontrahenta na podstawie różnych dostępnych danych.
Ceny raportów wahają się od 10 do 20 euro, zależnie od zakresu informacji. Popularne firmy to Creditreform (www.creditreform.de) i Bürgel (www.buergel.de).
IV. Weryfikacja prawna niemieckiego kontrahenta
Jeżeli kontrahent istnieje i działa na rynku, warto przeprowadzić weryfikację prawną dokumentów stosowanych w obrocie.
Poprośmy kontrahenta o ofertę, do której często dołączone są ogólne warunki umów (Allgemeine Geschäftsbedingungen – AGB). Należy zwrócić uwagę, aby nie przegapić zapisów korzystnych tylko dla kontrahenta.
- wybór prawa właściwego (najczęściej niemieckie);
- obowiązywanie konwencji wiedeńskiej o umowach sprzedaży (CISG);
- jurysdykcję sądów (często niemieckie – może utrudnić dochodzenie roszczeń);
- zastrzeżenie prawa własności (einfacher, erweiterter oder verlängerter Eigentumsvorbehalt);
- ograniczenie odpowiedzialności niemieckiego kontrahenta.
Wsparcie prawne
Najlepiej zwrócić się do prawnika specjalizującego się w sprawach polsko-niemieckich. Pomoże zweryfikować kontrahenta, przeanalizować umowę i warunki AGB. Dokładnie zna klasy podatkowe w Niemczech i inne kwestie prawne.
Radca prawny może przygotować własne warunki umów, które będą podstawą negocjacji. Dobre zabezpieczenia prawne działają prewencyjnie – kontrahent widząc solidne warunki, nie rozważa niewykonania umowy.
W Kancelarii JLT dostępna jest obsługa firm w Niemczech, obejmująca pomoc w obrocie polsko-niemieckim i profesjonalną obsługę umów.
FAQ – najczęstsze pytania o niemieckie firmy i NIP
Jak znaleźć NIP niemieckiej firmy?
W Niemczech nie funkcjonuje ogólnodostępny rejestr umożliwiający wyszukiwanie firm po Steuernummer. Można poprosić kontrahenta o numer i potwierdzić go telefonicznie w Finanzamt. W przypadku firm UE warto też sprawdzić numer VAT (USt-IdNr.) na portalu VIES.
Jak sprawdzić NIP niemieckiej firmy?
Weryfikacja numeru VAT (USt-IdNr.) możliwa jest poprzez system VIES. Steuernummer wymaga kontaktu z niemieckim urzędem skarbowym.
Czy niemieckie firmy posiadają odpowiednik polskiego NIP?
Tak, rozróżniamy:
- USt-IdNr. – numer VAT UE, używany przy transakcjach wewnątrzunijnych;
- Steuernummer – numer krajowy, stosowany do rozliczeń wewnętrznych w Niemczech.
Oba mogą być uznawane za niemiecki NIP, zależnie od kontekstu podatkowego. Weryfikacja USt-IdNr. jest podstawą dla rozliczeń międzynarodowych.
Jak wyszukać niemiecką firmę?
Podstawowym źródłem jest niemiecki rejestr przedsiębiorców na www.unternehmensregister.de (odpowiednik polskiego KRS). W przypadku jednoosobowych działalności (Gewerbe) warto poprosić o Gewerbeschein i skontaktować się z właściwą gminą.
