Zgłasza się do nas nowy kontrahent z Niemiec. Co możemy zrobić, by go sprawdzić? Czy istnieje niemiecki rejestr przedsiębiorców? Jak wyeliminować ryzyko współpracy z nierzetelną firmą?
Współpraca zagraniczna to dla polskiej firmy szansa rozwoju i możliwość podboju nowego rynku. Jednak są też ryzyka związane ze współpracą z zagraniczną firmą. Minęły czasy, gdy niemieckie firmy służyły za wzór rzetelności, a swoje faktury płaciły przed czasem. Co możemy zrobić, by zweryfikować niemieckiego kontrahenta?
I. Weryfikacja urzędowa (Niemiecki Rejestr Przedsiębiorców i inne możliwości)
Jak sprawdzić firmę w Niemczech? W tym kraju znajdziemy sporo źródeł urzędowych, które ułatwią nam weryfikację niemieckiego kontrahenta. Powinny być one punktem wyjścia do naszego prześwietlania niemieckiej firmy.
Rejestr handlowy
Jeżeli mamy do czynienia ze spółką (z wyjątkiem spółki cywilnej), to dane kontrahenta możemy uzyskać lub potwierdzić na portalu www.unternehmensregister.de. Jest to odpowiednik naszego rejestru przedsiębiorców KRS. Znajdziemy tam podstawowe dane o spółce, jej członkach zarządu, sposobie reprezentacji spółki. Można także pobrać aktualny lub historyczny wypis z rejestru (HR-Auszug). Podstawowe dane można uzyskać za darmo. Za szczegółowe informacje i wypis z rejestru zapłacimy 4,5 euro. Możliwa jest płatność kartą.
Na stronie www.bundesanzeiger.de możemy znaleźć sprawozdania finansowe przedsiębiorców i spółek. Obowiązki publikacyjne zależą od wielkości naszego kontrahenta. Często jednak uda nam się znaleźć sprawozdanie finansowe niemieckiej firmy, co pozwoli nam się zorientować o jej sytuacji finansowej.
W stosunku do osób fizycznych prowadzących działalność w Niemczech nie jest już tak łatwo. W Niemczech nie ma odpowiednika polskiego CEIDG. Mali przedsiębiorcy (Gewerbetreibende) nie mają obowiązku rejestracji w rejestrze handlowym. Choć niektórzy to robią, więc warto wpierw sprawdzić daną osobę na podanym już portalu www.unternehmensregister.de.
Jeżeli dana osoba fizyczna jest wpisana w niemieckim rejestrze handlowym, to widnieć tam będzie pod symbolem e.K. (eingetragener Kaufmann wpisany kupiec).
Rejestr w gminie
Jeżeli nasz nowy niemiecki kontrahent jest osobą fizyczną i nie jest wpisany w rejestrze handlowym, to żeby potwierdzić jego dane musimy skontaktować się z gminą (Gemeinde), w której się zarejestrował. W niektórych krajach związkowych rejestr jest prowadzony przez izby przemysłowe (Handelskammer). Najlepiej poprosić niemiecką firmę o zaświadczenie o wpisie (Gewerbeschein). Następnie możemy przedzwonić do gminy lub innej instytucji i potwierdzić te dane. Pozwoli nam to uzyskać informację, czy dana osoba prowadzi w ogóle działalność gospodarczą.
Jeżeli chcemy sami uzyskać takie potwierdzenie w gminie (izbie), to będziemy musieli uiścić opłatę w wysokości kilkunastu euro. Jest ona różna w zależności od gminy (izby). Rejestr działalności (Gewerberegister) nie jest ogólnodostępnym rejestrem, więc będziemy musieli wykazać swój uzasadniony interes w uzyskaniu danych.
Upadłość kontrahenta
Zawsze warto sprawdzić, czy w stosunku do kontrahenta niemieckiego nieogłoszona została upadłość. Można to zrobić na stronie www.insolvenzbekanntmachungen.de lub na portalu europejskim e-justice.europa.eu.
Znajdziemy tam informację o otwarciu postępowania upadłościowego. Jeśli jednak przedsiębiorca złożył wniosek o ogłoszenie upadłości, a nie wydane zostało jeszcze w tym przedmiocie postanowienie, to wzmianki o tym nie będzie w rejestrze. Sprawdzenie kontrahenta niemieckiego w ten sposób nie da nam zatem pewności, że nie zostanie wkrótce ogłoszona w stosunku do niego upadłość.
Numer VAT
Każdy przedsiębiorca w Unii Europejskiej dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych powinien posiadać europejski numer do celów VAT. W Polsce jest to numer NIP poprzedzony przedrostkiem PL, tak zwany numer VAT-UE. Natomiast w Niemczech ten numer nazywa się Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Pamiętać trzeba, że podmioty niemieckie posługują się dwoma numerami podatkowymi, obok USt-IdNr., sprawdzenie firmy powinno obejmować jeszcze Steuernummer (numer identyfikacji podatkowej dla celów transakcji krajowych). Więcej informacji o USt-IdNr., co to jest i czym różni się od Steuernummer, można znaleźć <<TUTAJ>>.
Warto weryfikować USt-IdNr. naszego niemieckiego kontrahenta nie tylko przed rozpoczęciem współpracy, ale także w jej trakcie i to na bieżąco. Pozwoli nam to uniknąć problemów z polskim urzędem skarbowym przy rozliczeniu transakcji z takim podmiotem. Numer USt-IdNr. można zweryfikować na portalu VIES.
Jeżeli nasz kontrahent podaje nam swój USt-IdNr., a portal VIES nam tego nie potwierdza, powinien być to dla nas poważny sygnał ostrzegawczy.
Jak sprawdzić ‘NIP niemieckiej firmy? Właściwie nie istnieje ogólnodostępna wyszukiwarka firm niemieckich po NIP, dokładniej Steuernummer, czyli numerów identyfikacji podatkowej dla celów krajowych. Zadzwońmy jednak do właściwego urzędu skarbowego (Finanzamt) i zweryfikujmy ten numer. Brak takiego podmiotu lub inna jego nazwa wskaże nam, że nasz kontrahent podaje się za kogoś innego lub w ogóle nie zarejestrował działalności.
II. Weryfikacja dostępnych źródeł
To, jak sprawdzić NIP niemieckiej firmy to tylko część weryfikacji. Oprócz źródeł urzędowych powinniśmy zweryfikować kontrahenta niemieckiego w inny dostępny sposób.
Jak znaleźć NIP firmy niemieckiej po nazwie? Podstawowe dane o spółce możemy uzyskać w niektórych wyszukiwarkach, jak np. www.northdata.de. Znajdziemy tam numer wpisu spółki do rejestru, adres i historię kontrahenta niemieckiego.
Wpiszmy też nazwę lub imię i nazwisko naszego przyszłego kontrahenta niemieckiego w wyszukiwarkę. Sprawdźmy, czy znajdziemy jakieś negatywne informacje o nim, np. artykuły z lokalnej pracy, wpisy na forum itd.
Wielu przedsiębiorców w Niemczech należy do lokalnych izb handlowych (Handelskammer) lub innych zrzeszeń przedsiębiorców. Poświęćmy chwilę na kilka telefonów, które mogą potwierdzić rzetelność niemieckiej firmy, z którą chcemy rozpocząć współpracę.
Sprawdźmy też stronę internetową firmy. Jeżeli na stronie podany jest numer telefonu, to zweryfikujmy, czy działa. Na stronie po ilości i dacie wpisów powinno być widać, czy firma działa dłużej, czy też strona internetowa dopiero co powstała. Zobaczmy też, czy jest wizytówka w Google, profil na Facebooku. Jeżeli mamy do czynienia z oszustem, to rzadko dba się o takie szczegóły. Na stronie internetowej powinien być podany też adres firmy. Zobaczmy, co tam się mieści. Google Street View powinien nam to umożliwić w kilka sekund.
W Internecie znajdziemy też wiele darmowych narzędzi do analityki strony. Są to wprawdzie narzędzie wykorzystywane przy tworzeniu i pozycjonowaniu stron internetowych, ale możemy je wykorzystać dla swoich celów. Możemy sprawdzić, ile odwiedzin ma strona naszego przyszłego niemieckiego kontrahenta, ile prowadzi do niej linków itd. Jest to mechanizm wykorzystywany przez wyszukiwarki do oceny wiarygodności strony. Skoro nasz kontrahent ma wiarygodną stronę, to jest duża szansa, że sam będzie rzetelny. Sam korzystam z takich serwisów, jak np. moz.com lub www.semrush.com.
III. Weryfikacja wiarygodności finansowej
Warto również zwrócić się do specjalistycznej firmy o raport na temat wiarygodności i wypłacalności danej firmy w Niemczech. Otrzymamy raport, w którym nasz kontrahent zostanie oceniony na podstawie różnych mniej lub bardziej dostępnych danych. Raport jest dość wiarygodnym źródłem danych, który może uzupełnić naszą weryfikację niemieckiego kontrahenta.
Za raport przyjdzie nam zapłacić. Ceny wahają się w zależności od pakietu, który zamówimy (krótki raport, pełna informacja) oraz od ilości zapytań, które skierujemy do wywiadowni gospodarczej. Raport można otrzymać już od 10 euro, koszt pełnego raportu to ok. 20 euro. Nie jest to znaczna kwota, jeżeli weźmiemy pod uwagę, ile odpowiednia weryfikacja kontrahenta może nam oszczędzić kłopotów w przyszłości.
Do najpopularniejszych firm świadczących tego rodzaju usługi na rynku niemieckim należy Creditreform (www.creditreform.de) oraz Bürgel (www.buergel.de).
IV. Weryfikacja prawna niemieckiego kontrahenta
Jeżeli stwierdzimy, że nasz kontrahent istnieje, działa na rynku i nie jest jakimś oszustem lub słupem, nie oznacza to, że od razu powinniśmy podpisywać z nim umowę lub składać zamówienia. Warto wpierw przeprowadzić weryfikację prawną dokumentów stosowanych przez przyszłego partnera w obrocie.
Poprośmy niemieckiego kontrahenta najpierw o ofertę. Do oferty najczęściej będą dołączone ogólne warunki umów (Allgemeine Geschäftsbedingungen AGB). Stosowanie ich przez firmy niemieckie jest powszechne. Często zdarza się, że w otrzymanych dokumentach jest tylko odwołanie do tych warunków umów, a one same znajdują się na stronie internetowej. Albo są one dołączone na odwrocie oferty. Niestety polskie firmy rzadko do nich zaglądają. Dopiero w przypadku jakiegoś sporu okazuje się, że polska firma jest na gorszej pozycji, ponieważ OWU kontrahenta są dla niego bardzo korzystne.
Na co powinniśmy zwrócić uwagę przy ogólnych warunkach umów kontrahenta niemieckiego?
- wybór prawa właściwego (oczywiście najczęściej będzie to prawo niemieckie);
- obowiązywanie tzw. konwencji wiedeńskiej o umowach sprzedaży (CISG);
- jurysdykcję sądów (najczęściej będzie zapis, że wyłącznie właściwymi są sądy niemieckie może nam to utrudnić dochodzenie roszczeń w przyszłości);
- zastrzeżenie prawa własności (są różne rodzaje zastrzeżonego prawa własności, zwykłe, rozszerzone lub przedłużone einfacher, erweiterter oder verlängerter Eigentumsvorbehalt) warto znać konsekwencje prawne takiego zapisu;
- ograniczenie odpowiedzialności niemieckiego kontrahenta (firmy niemieckie często maksymalnie ograniczają swoją odpowiedzialność).
Wsparcie prawne
Najlepiej zwrócić się o pomoc do prawnika specjalizującego się w sprawach polsko-niemieckich. Pomoże on nam nie tylko zweryfikować kontrahenta w Niemczech, ale także przeanalizuje umowę lub ogólne warunki umów kontrahenta. Doświadczony adwokat wie, jak znaleźć NIP niemieckiej firmy, czyli wspomniany Steuernummer, potrafi przeanalizować warunku umowy i potwierdzić jej zgodność z obowiązującym prawem. Dokładnie zna też klasy podatkowe w Niemczech i inne kwestie związane z tamtejszym systemem prawnym.
Radca prawny specjalizujący się w rynku niemieckim pomoże nam też przygotować nasze własne ogólne warunki umów, tak by były one również podstawą do prowadzenia negocjacji ze stroną niemiecką. Pozwoli nam to zaoszczędzić kłopotliwych sytuacji w przyszłości.
Stworzenie dobrych podstaw umownych ma także inną zaletą. Ma działanie prewencyjne. Jeżeli nasz kooperant widzi, że jesteśmy dobrze zabezpieczeni prawnie, to w ogóle nie będzie rozważał niewykonania umowy. Niestety stosunki prawne pomiędzy stroną niemiecką a polską są często niesymetryczne, a strona niemiecka już na wstępie gwarantuje sobie lepszą pozycję wyjściową. Wynika to w szczególności z niekorzystania przez polskie firmy z fachowej pomocy prawnej i podatkowej. Dotyczy to w szczególności obrotu międzynarodowego.
W Kancelarii JLT dostępna jest obsługa firm w Niemczech, która obejmuje pomoc we wszystkich sprawach związanych z obrotem polsko-niemieckim. Wieloletnie doświadczenie pozwala nam zapewnić profesjonalną obsługę umów z niemieckimi kontrahentami.
