Dla polskich firm Niemcy są najważniejszym partnerem handlowym. Polskie firmy sprzedają do Niemiec nie tylko towary, ale także polskie firmy świadczą usługi w Niemczech. W celu wykonania tych usług konieczne jest delegowanie pracowników do Niemiec. Z wysłaniem pracownika do Niemiec wiążą się jednak liczne pułapki prawne i podatkowe, na które polski przedsiębiorca musi koniecznie zwrócić uwagę.
Poniżej znajdują się odpowiedzi na najczęstsze pytania związane z delegowaniem pracowników do Niemiec.
Czy od pracownika delegowanego do Niemiec będzie trzeba nadal płacić składki ZUS w Polsce?
Co do zasady tak. Jeżeli firma działa w Polsce i wysyła swoich pracowników do Niemiec, to będą oni podlegać polskim ubezpieczeniom społecznym. Warunkiem jest, by czas oddelegowania do Niemiec nie przekroczył 24 miesięcy. Ponadto pracownik delegowany do Niemiec nie powinien być wysłany w zastępstwie innej osoby, której czas delegowania zakończył się. W celu udokumentowania faktu podlegania polskim ubezpieczeniom społecznym trzeba uzyskać zaświadczenie A1. Uzyskujemy je w właściwym dla pracodawcy oddziale ZUS. Dla pracowników trzeba też uzyskać kartę EKUZ, czyli europejską kartę ubezpieczenia zdrowotnego.
Czy przy delegowanych pracownikach do Niemiec trzeba nadal potrącać podatek dochodowy w Polsce?
To zależy, i to od kilku rzeczy. Przede wszystkim ważny jest czas, w którym pracownik przebywa w Niemczech. Kluczową kwestią jest tutaj reguła 183 dni. Jeżeli pracownik przebywa powyżej 183 dni w Niemczech, to płaci podatek dochodowy w Niemczech i to od pierwszego dnia pobytu. Trzeba więc dokładnie liczyć dni pracownika w Niemczech i to nie tylko dni samej pracy, ale także dni, w których następuje przyjazd i wyjazd do Niemiec, dni urlopu, weekendy itd. Liczy się fizyczna obecność na terenie Niemiec. Pokutuje błędne przekonanie, że 183 dni liczy się w danym roku kalendarzowym. Przepisy tymczasem mówią o okresie 12 miesięcy. Czyli na bieżąco trzeba monitorować, czy pracownik w ostatnich dwunastu miesiącach był w Niemczech dłużej niż 183 dni. Zasadą jest, że jeżeli pobyt delegowanego pracownika nie przekroczy granicy 183 dni, to pracownik nadal płaci podatek dochodowy z tytułu stosunku pracy w Polsce. Zasada 183 dni wyłączona jest jednak w przypadku, gdy w Niemczech powstał zakład podatkowy pracodawcy lub jeżeli pracownicy są „wypożyczani” do Niemiec w ramach leasingu pracowników.
A co, jeśli z góry wiemy, że pobyt pracownika przekroczy 183 dni lub z innych względów ta reguła nie znajdzie zastosowania? Po prostu w Polsce zaprzestajemy pobierania zaliczek na podatek od pierwszego dnia delegowania do Niemiec. Pozwalają nam na to polskie przepisy.
Jakie dokumenty należy uzyskać w Polsce, by możliwe było delegowanie do Niemiec?
Przede wszystkim należy uzyskać zaświadczenie A1 i kartę EKUZ. Z pracownikiem należy też zawrzeć aneks do umowy o pracę lub porozumienie, na mocy którego miejscem pracy przez określony czas będzie miejsce oddelegowania w Niemczech.
Czy trzeba gdzieś zgłaszać jeszcze oddelegowanie pracownika do Niemiec?
Na pracodawcy spoczywa szereg obowiązków zgłoszeniowych w Niemczech. Wiele firm polskich jest niestety tego nieświadoma i po załatwieniu formalności w Polsce po prostu wysyła pracowników do wykonania umowy w Niemczech w ramach delegowania. Jest to bardzo poważny błąd, który może narazić pracodawcę na poważne kary i nieprzyjemności. Niestety nie jest łatwo zdobyć wiedzę o wszystkich obowiązkach zgłoszeniowych. Zależą one bowiem od branży. Są branże, jak np. branża budowlana, gdzie trzeba zgłosić pracownika w kilku miejscach.
Do najważniejszych instytucji, gdzie trzeba zgłosić pracowników należy:
- niemiecki urząd celny (Zollamt) – tutaj zgłaszamy na portalu zgłoszeniowym delegowanych pracowników z licznych branż, jest to niezwykle ważny obowiązek, którego nie należy lekceważyć
- SOKA-Bau – jest to niemiecka kasa urlopowa dla pracowników budowlanych, należy zgłosić tutaj pracowników i odprowadzać za nich składki na urlop; ale uwaga, pracownicy z innych branż (np. elektrycy) też mogą być objęci tym obowiązkiem
- urząd skarbowy (Finanzamt) – pracodawca z różnych względów musi zgłosić się do niemieckiego urzędu skarbowego, jednym z wymogów wtedy jest też najczęściej przedłożenie listy delegowanych pracowników; pracowników należy także zgłosić, jeżeli od ich wynagrodzenia będzie pobierany w Niemczech podatek od wynagrodzeń (Lohnsteuer)
- BG-Bau – instytucja ta pełni rolę ustawowego ubezpieczyciela wypadkowego dla branży budowlanej i branż pokrewnych
- urząd meldunkowy – jeżeli pracownik delegowany do Niemiec będzie tam przebywał ponad trzy miesiące, to obowiązuje go obowiązek meldunkowy w Niemczech.
Nie wykluczone, że przy danym delegowaniu do Niemiec wystąpią także inne obowiązki zgłoszeniowe. Warto tutaj każdorazowo skonsultować sprawę ze specjalistą w sprawach delegowania pracowników do Niemiec.
Czy mogę dalej wypłacać delegowanemu pracownikowi pensję ustaloną w Polsce?
Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi delegowanemu do Niemiec płacy minimalnej (Mindestlohn) obowiązującej w Niemczech. Płace minimalne są różne dla poszczególnych branż. Ogólna stawka minimalna dla branż, w których nie obowiązują szczególne regulacje (np. branża transportowa), wynosi w 2023 r. 12,00 euro (od 01.01.2024 jest to 12,41 euro). Jest to stawka brutto. Ale już np. w branży budowlanej stawka minimalna wynosi w 2023r. 12,85 euro a dla lepiej wykwalifikowanych pracowników nawet 15,70 euro (w Berlinie 15,55 euro).
Niemieckie władze przykładają dużą wagę do weryfikacji, czy polskie firmy płacą delegowanym pracownikom do Niemiec płacę minimalną. Oszukiwanie w tym zakresie kończy się często bardzo wysokimi karami i jest stosunkowo łatwe do wykrycia. Niemieckie organy weryfikują płatności, listy płac, godziny pracy a nawet polskie deklaracje podatkowe pracowników. Są pewne legalne sposoby, by pewne kwoty (np. diety, ryczałty) zaliczyć na poczet płacy minimalnej. Wystrzegać się jednak należy często stosowanych metod jak zaniżanie godzin pracy, fikcyjne wypłaty, spreparowane listy obecności czy potrącanie pracownikom z wynagrodzenia kosztów przejazdu lub noclegu. Wszystkie te metody w razie kontroli są stosunkowo łatwe do wykrycia. Nierzadko zdarza się, że to pracownik firmy sam zgłosi fakt naruszeń.
Czy do pracownika stosuje się przepisy niemieckiego prawa pracy?
Pomimo tego, że pracownik delegowany do Niemiec nadal jest zatrudniony w Polsce i ma umowę o pracę zawartą pod prawem polskim, to należy temu pracownikowi zagwarantować minimalne warunki płacy i pracy w Niemczech. O kwestii płacy minimalnej była mowa powyżej. Pracownikowi należy zagwarantować jednak też urlop w wymiarze obowiązującym w Niemczech. W sporej liczbie branż nie będzie to problemem, ponieważ płatny urlop wypoczynkowy w Niemczech wynosi 4 tygodnie, co pokrywa się z 20/26 dniami urlopu w Polsce. Jednak już w branży budowlanej urlop wypoczynkowy przysługuje w Niemczech w wymiarze 30 dni w roku. Może to powodować konieczność udzielenia pracownikowi delegowanemu do pracy w Niemczech dodatkowych dni urlopu.
Do pracowników delegowanych do Niemiec znajdą też zastosowanie niemieckie przepisy dotyczące czasu pracy. Dzienny czas pracy pracownika nie powinien przekraczać 8 godzin pracy. Może on być jednak wydłużony i to do 10 godzin dziennie, jeżeli w ciągu 6 miesięcy kalendarzowych albo w ciągu 24 tygodni przeciętna 8-godzinna norma czasu pracy nie będzie przekraczana. Co ciekawe, sobota jest normalnym dniem pracy. Możliwa jest zatem praca nawet w wymiarze 60 godzin tygodniowo (od poniedziałku do soboty po 10 godzin), o ile we wskazanym czasie przeciętny czas pracy pracownika nie przekroczy 8 godzin dziennie. Wypracowane nadgodziny powinny być możliwie jak najszybciej wyrównane czasem wolnym. Jeżeli praca trwa od 6 do 9 godzin, to należy zapewnić 30 minut przerwy, jeżeli czas pracy jest powyżej 9 godzin, to przerwa powinna wynosić 45 minut. Za czas przerwy nie należy się wynagrodzenie, a przerwa nie jest wliczana do czasu pracy.
Odmienne regulacje mogą pojawiać się w układach zbiorowych pracy, np. w branży budowlanej. W budowlance czas pracy nie powinien przekraczać 40 godzin tygodniowo. W miesiącach zimowych (styczeń – marzec i grudzień) czas pracy wynosi 38 godzin, czyli od poniedziałku do czwartku po 8 godzin a w piątek 6 godzin. W miesiącach letnich (kwiecień – listopad) czas pracy wynosi 41 godzin, czyli od poniedziałku do czwartku 8,5 godziny a w piątek 7 godzin. Możliwa jest dłuższa praca w niektóre dni (maksymalnie 10 godzin), o ile w ciągu dwóch tygodni nastąpi wyrównanie i osiągnięty będzie w tych dwóch tygodniach normalny czas pracy (82 godziny latem lub 76 zimą).
Ponadto w stosunku do pracowników delegowanych do pracy w Niemczech stosuje się obowiązkowo niemieckie przepisy w następujących zakresach:
- wynagrodzenie wraz ze stawką za godziny nadliczbowe; nie ma zastosowania do uzupełniających pracowniczych programów emerytalnych;
- warunki wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa pracy tymczasowej (agencja pracy tymczasowej w Niemczech);
- zdrowie, bezpieczeństwo i higiena w miejscu pracy;
- środki ochronne w zakresie warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży;
- równe traktowanie kobiet i mężczyzn, a także inne przepisy w zakresie niedyskryminacji;warunki zakwaterowania pracowników, w przypadku gdy jest ono zapewniane przez pracodawcę pracownikom znajdującym się daleko od ich normalnego miejsca pracy;
- stawki dodatków lub zwrot wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania dla pracowników znajdujących się daleko od domu z powodów zawodowych.
Do pracowników długotrwale delegowanych do Niemiec (ponad 12/18 miesięcy) znajdą zastosowanie przepisy niemieckie dotyczące:
- prawa do zachowania wynagrodzenia w dni wolne i święta;
- roszczenia o urlop rodzicielski (bez wynagrodzenia)
- roszczenia wynikające z prawa do przerwania pracy ze względu na opiekę nad bliskimi (bez wynagrodzenia);
- roszczeń o zwrot wydatków;
- odpowiedzialności wobec pracodawcy za wyrządzoną szkodę;
- uprawnień wynikających z zatrudnienia na część etatu.
Czy delegowani do pracy w Niemczech pracownicy muszą posiadać jakieś dokumenty przy sobie?
Ustawa o płacy minimalnej przewiduje obowiązek przechowywania dokumentacji przez pracodawcę w stosunku do delegowanych pracowników do Niemiec. Obowiązek ten dotyczy wielu istotnych branż z punktu widzenia polskich firm. Zgłaszając delegowanych pracowników na portalu administracji celnej należy wskazać osobę, która będzie w imieniu pracodawcy przechowywała dokumenty oraz adres, pod którym te dokumenty będą się znajdować. Wskazać można wyznaczonego pracownika, który będzie przechowywał dokumentację. Dokumenty trzeba przechowywać przez cały okres wykonywania kontraktu w Niemczech, nie dłużej jednak niż przez 2 lata. Obowiązek przechowywania dokumentów ma umożliwić odpowiednim organom weryfikację, czy pracodawca zgłosił delegowanych do Niemiec pracowników i czy wypłaca im należną płacę minimalną. Trzeba więc przechowywać następujące dokumenty:
- umowy z pracownikami
- dowody dotyczące zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego (np. A1)
- ewidencję czasu pracy
- dokumenty płacowe
- potwierdzenie zapłaty wynagrodzenia (pokwitowania, wyciąg z rachunku bankowego itd.)
- potwierdzenie zgłoszenia pracowników na portalu administracji celnej
Czy można delegować do pracy w Niemczech pracowników z Ukrainy?
Co do zasady delegowanie do pracy w Niemczech pracowników z Ukrainy jest możliwe, choć trzeba spełnić dodatkowe wymogi. Przede wszystkim pracownik z Ukrainy powinien uzyskać wizę. Nie wystarczy, że ukraiński pracownik pracuje legalnie w Polsce. Należy uzyskać specjalny rodzaj wizy zwany Vander Elst. Żeby otrzymać taką wizę, trzeba spełnić określone warunki:
- pracownik z Ukrainy powinien posiadać zezwolenie na pobyt i pracę w Polsce, być ubezpieczonym i mieć opłacone składki na ubezpieczenia społeczne
- ukraiński pracownik powinien posiadać umowę o pracę z polskim pracodawcą
- polski pracodawca powinien mieć umowę na wykonanie usługi w Niemczech
- świadczenie pracy na terenie Niemiec nie będzie jedynym celem zatrudnienia pracownika z Ukrainy przez polskiego pracodawcę.
Wniosek należy złożyć osobiście w niemieckiej ambasadzie w Warszawie. Oprócz złożenia kompletu dokumentów, należy także uiścić opłatę w kwocie 75 euro.
Czy można delegować do Niemiec osoby zatrudnione na umowie zlecenia?
Nie ma przeszkód, by do pracy w Niemczech delegować osoby zatrudnione w Polsce na umowach cywilnoprawnych (umowa zlecenia, umowa o dzieło). Tego rodzaju współpracownicy otrzymają także zaświadczenie A1 w ZUS. Niemieckie przepisy traktują jednak tego rodzaju osoby współpracujące jako zwykłych pracowników. Należy zatem w stosunku do zleceniodawców spełnić te same obowiązki co do osób zatrudnionych na umowę o pracę. W szczególności zleceniodawca delegowany do Niemiec otrzymać powinien co najmniej płacę minimalną, trzeba zapewnić mu urlop i przestrzegać przepisów o czasie pracy.
Sporo polskich firm wysyła także do Niemiec osoby samozatrudnione. Choć formalnie prowadzą one własną działalność gospodarczą, to władze niemieckie mogą zakwalifikować takich samozatrudnionych jako pracowników. W Niemczech dochodzi często do uznania, że delegowana osoba samozatrudniona jest tak naprawdę pracownikiem usługodawcy i zachodzi tzw. fikcyjne samozatrudnienie (Scheinselbständigkeit). Więcej na ten temat można dowiedzieć się <<TUTAJ>>.
Czy można wynająć pracowników do świadczenia usługi w Niemczech?
Często zdarza się, że polska firma otrzymuje kontrakt w Niemczech, do którego musi zaangażować dodatkowych pracowników. Ponieważ zlecenie w Niemczech jest tymczasowe, polskie firmy sięgają po zasoby podwykonawców, którzy przekazują swoje zasoby osobowe zleceniodawcy. Dochodzi tym samym do faktycznego wynajęcia pracowników (leasing pracowniczy). Podwykonawca nie wykonuje zatem konkretnego zlecenia lub jego określonej części na rzecz zleceniodawcy (np. pewnego zakresu robót), ale jedynie przekazuje swojemu kontrahentowi pracowników, którzy wykonują polecenia zleceniodawcy.
Czasowe użyczanie pracowników do Niemiec wymaga uzyskania specjalnego zezwolenia w Niemczech. W zasadzie podwykonawca użyczający pracowników do pracy w Niemczech traktowany jest jak agencja pracy tymczasowej. Użyczanie pracowników jest co do zasady możliwe w każdej branży z wyjątkiem branży budowlanej. Pozwolenie uzyskać należy w Agentur für Arbeit Düsseldorf. Użyczanie pracowników do pracy w Niemczech bez uzyskanego zezwolenia może spotkać się z karą grzywny nawet w wysokości 30.000 euro, a w niektórych przypadkach może być to uznane za przestępstwo. W szczególności firmy budowlane powinny wpierw ustalić, czy wykonują usługę jako podwykonawca, czy też użyczają zleceniodawcy swoich pracowników. Decydujący jest tutaj sposób rozliczania (np. wg stawki godzinowej pracowników), kwestie kierownictwa co do prac, odpowiedzialności za efekt prac, posługiwania się własnymi narzędziami itd. Umowę na wykonanie usług zawsze zatem warto skonsultować ze specjalistą od niemieckiego prawa pracy.
Kancelaria JLT zapewnia kompleksowe wsparcie prawne i podatkowe dla polskich firm w Niemczech, w tym delegujących pracowników do Niemiec. Usługi doradztwa podatkowego w Niemczech świadczone są w ramach współpracy z niemieckimi prawnikami i doradcami podatkowymi. W zależności od rodzaju sprawy zapewniamy wsparcie ze strony niemieckiego specjalisty. Kancelaria JLT dokonuje również wszelkich zgłoszeń i formalności związanych z delegowaniem pracowników do Niemiec.
