Koszty windykacji i obciążenie nimi dłużnika

Czy można obciążyć dłużnika, który nam nie płaci, kosztami wezwania do zapłaty i kosztami obsługi prawnej? Czy wierzyciel może domagać się rekompensaty za koszty windykacji poniesione przed wniesieniem sprawy do sądu?


JLT koszty windykacjiZatory płatnicze pomiędzy polskimi firmami są od wielu lat typowym zjawiskiem. Wiele podmiotów, w związku ze słabą płynnością finansową, nie reguluje w terminie swoich faktur. Tym samym dłużnik niejako kredytuje swoją działalność kosztem wierzyciela. Wierzyciele najczęściej podejmują pierwsze kroki w celu odzyskania należności we własnym zakresie, bojąc się dodatkowych kosztów obsługi prawnej. Czy wierzyciel ma prawo zlecić profesjonalnemu podmiotowi (kancelarii prawnej) upomnienie dłużnika, podjęcie z nim rozmów lub przeprowadzenie innych kroków windykacyjnych? Czy można takimi kosztami windykacji obciążyć dłużnika?

Rekompensata w kwocie 40 euro

W obrocie pomiędzy przedsiębiorcami, w przypadku braku płatności ze strony dłużnika, wierzycielowi przysługuje rekompensata w kwocie 40 euro. Bez względu na wysokość długu. Co musi zrobić wierzyciel, by dłużnik zobowiązany był do zapłaty tej kwoty? W zasadzie nic. Możliwość uzyskania rekompensaty w kwocie 40 euro regulują przepisy ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.

Kwota 40 euro przysługuje automatycznie. Wystarczy, że upłynie termin zapłaty przewidziany w umowie lub na fakturze. Wierzyciel nie musi nawet wzywać dłużnika do zapłaty tej kwoty. Nie ma też potrzeby wykazywania, że poniosło się jakiekolwiek koszty dodatkowe związane z dochodzeniem należności. Jest to bowiem kwota ryczałtowa. Wierzyciel może doliczyć tę kwotę do kwoty należności w wezwaniu do zapłaty lub wystawić osobną notę obciążeniową na równowartość 40 euro. Kwotę w euro przelicza się na złote według średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. Kwota ryczałtu przysługuje bez względu na wysokość zaległości.

Przykład 1

Wierzyciel doręczył dłużnikowi w dniu 20 marca 2017 r. fakturę z 14-dniowym terminem płatności, na kwotę 1.200 zł. Termin płatności mija zatem 3 kwietnia 2017 r. Dłużnik nie uregulował należności w terminie. W dniu 15 maja 2017 r. dłużnik sporządza wezwanie do zapłaty. Do kwoty należności 1.200 zł może doliczyć kwotę w wysokości 169,79 zł (zgodnie z kursem NBP z dnia 31.03.2017 r. 1 EUR / 4,2198 PLN). Może dochodzić również odsetek ustawowych od dnia 4 kwietnia 2017 r.

Pamiętać należy o dwóch rzeczach, by dochodzić kwoty 40 euro:

  • obie strony – wierzyciel i dłużnik – powinny być przedsiębiorcami, a wierzytelność powstała w wyniku wykonywania przez nich działalności gospodarczej
  • transakcja, w wyniku której powstała wierzytelność, powinna być zawarta po 28 kwietnia 2013 r.

W przypadku umowy ramowej, kwotę 40 euro można dochodzić od każdej pojedynczej umowy (zamówienia), w stosunku do którego dłużnik opóźnia się z zapłatą.

Koszty windykacji powyżej 40 euro

Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych nie ogranicza się tylko do przyznania wierzycielowi ryczałtu za dochodzenie roszczeń w kwocie 40 euro. Przepisy stanowią, że wierzycielowi – oprócz kwoty ryczałtu – przysługuje również zwrot, w uzasadnionej wysokości, poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających tę kwotę.

Wierzycielowi przysługuje zatem zwrot uzasadnionych kosztów dochodzenia wierzytelności, w szczególności związanych ze skorzystaniem z usług kancelarii prawnej.

Zwrot przysługuje w wysokości faktycznie poniesionych kosztów przewyższających kwotę ryczałtu (40 euro). Jeżeli zatem wierzyciel dochodzi wyższych kosztów windykacji, to na poniesione koszty powinien zaliczyć kwotę 40 euro.

Przykład 2

Sytuacja, jak w przykładzie 1 powyżej. Wierzyciel zleca jednak kancelarii prawnej zajmującej się windykacją przygotowanie wezwania do zapłaty oraz podjęcie kontaktu z dłużnikiem. Wierzyciel zapłaci z tego tytułu kancelarii kwotę 350 zł. W takim wypadku wierzyciel może do kwoty ryczałtu doliczyć kwotę 181,21 zł.

W przypadku sporu sądowego, przy dochodzeniu pozwem kosztów windykacji, wierzyciel będzie musiał wykazać, że faktycznie poniósł te koszty. Warto zatem zatroszczyć się o odpowiednie udokumentowanie tych kosztów. Takim dowodem poniesienia kosztów będzie np. faktura VAT od kancelarii, z której będzie wynikał zakres zlecenia i osoba dłużnika. Dochodząc zwrotu kosztów przewyższających 40 euro, należy pamiętać, żeby wpierw wezwać dłużnika do zapłaty tych kosztów. Nie działa tutaj zasada, jak przy ryczałcie 40 euro, że roszczenie o zwrot kosztów powstaje automatycznie, bez odrębnego wzywania.

Jeżeli koszty windykacji są niewspółmierne do dochodzonej należności lub nie powstała potrzeba przeprowadzania postępowania windykacyjnego, to dłużnik nie jest pozbawiony możliwości obrony. Sąd może uznać w danym przypadku, że działanie wierzyciela jest nadużyciem prawa w rozumieniu art. 5 kodeksu cywilnego. Sąd może nawet w uzasadnionych przypadkach odmówić nam 40 euro ryczałtu. Badane są konkretne okoliczności sprawy, a jedynie w wyjątkowych sytuacjach koszty windykacji nie będą uznane.

Przykład 3

Strony zawarły umowę, wierzyciel spełnił swoje świadczenie, a druga strona nie uregulowała należności w kwocie 5.000 zł w terminie. Strony pozostają jednak w stałych stosunkach handlowych, prowadzą korespondencję, ustaliły harmonogram spłat i osiągnęły porozumienie co do spłaty należności. Pomimo tych rozmów wierzyciel zleca firmie windykacyjnej wyegzekwowanie kwoty za wynagrodzeniem 2.000 zł. Dłużnik reguluje należność w kwocie 5.000 zł, ale pomimo to wierzyciel domaga się zwrotu kosztów 2.000 zł, które poniósł na rzecz firmy windykacyjnej. W takiej sytuacji sąd najprawdopodobniej stwierdzi, że wierzyciel nadużywa swojego prawa i oddali roszczenia wierzyciela o zwrot kosztów windykacji.

Wsparcie prawne przy windykacji

Jak widać, wierzyciel co do zasady odzyska koszty windykacji związane z dochodzeniem przeterminowanych należności. Jedynie w skrajnych sytuacjach, w których nadużywa on swojego prawa, koszty te nie zostaną zwrócone. Jeżeli kontrahent zalega nam z zapłatą lub notorycznie przekracza terminy płatności, warto zwrócić się do kancelarii prawnej zajmującej się windykacją należności. Z praktyki obrotu wynika, że dłużnicy szybciej reagują na wezwania do zapłaty skierowane przez radcę prawnego lub adwokata.

Nie musimy obawiać się też o koszty takiej obsługi, ponieważ to dłużnik zostanie nimi obciążony. Zaangażowanie kancelarii na etapie windykacji przedsądowej ułatwi nam też ewentualne dochodzenie roszczeń przed sądem. Prawnik zajmie się bowiem sprawą kompleksowo, od wezwania do zapłaty, przez negocjacje z dłużnikiem, a w razie potrzeby prawnik poprowadzi naszą sprawę przed sądem i przeprowadzi egzekucję wyroku w naszym imieniu. Na wszystkich tych etapach wynagrodzeniem prawnika (radcy prawnego) będzie obciążony nasz dłużnik. Będzie to na pewno rozwiązanie korzystniejsze od działających na rynku firm windykacyjnych, które masowo dochodzą wierzytelności, skupiając się na ilości postępowań, a nie na konkretnym przypadku.

Jeżeli chcieliby Państwo podjąć kroki prawne wobec dłużników lub zmobilizować swoich kontrahentów do terminowej zapłaty, kancelaria JLT służy pomocą w kwestiach windykacji należności.

Zapisz się na nasz newsletter!

Michał Jadżyn

radca prawny i doradca podatkowy

Rechtsanwalt und Steuerberater

JLT Jadżyn Legal & Tax

Poznań / Posen

JLT doradztwo prawne i podatkowe dla firm radca prawny i doradca podatkowy kancelaria Poznań