Dowiedz się, kiedy powstanie obowiązek rejestracji do VAT w Holandii. Kiedy polska firma musi uzyskać holenderski numer podatkowy, jak wygląda rejestracja do VAT w Holandii i jakie wymogi należy spełnić.
Podatek VAT jest podatkiem o charakterze terytorialnym. Zasady określające miejsce opodatkowania są uregulowane przepisami europejskich dyrektyw. Są one wspólne dla całej Unii Europejskiej. Przepisy holenderskiej ustawy o VAT (Wet op de omzetbelasting) są w tym zakresie zbieżne z polskimi przepisami. Polscy przedsiębiorcy, dokonując zakupów w Holandii lub sprzedając do Holandii, wystawiają najczęściej faktury ze stawką 0% lub taką fakturę otrzymują w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy / nabycia towarów. Są jednak sytuacje, w których powstanie obowiązek rejestracji do VAT w Holandii. Poniżej znajduje się przegląd najczęstszych sytuacji, w których polski przedsiębiorca będzie musiał uzyskać holenderski numer VAT (BTW-identificatienummer).
Zasadą jest to, że rejestracja do VAT w Holandii będzie konieczna wtedy, gdy polski podmiot będzie zobowiązany do rozliczenia holenderskiego podatku VAT, czyli to na polskiej firmie będzie spoczywał obowiązek odprowadzenia holenderskiego podatku VAT. Chodzi o sytuację, w których ten obowiązek nie może być przerzucony na odbiorcę usługi / nabywcę towaru w ramach procedury reverse charge (odwrotne obciążenie). W niektórych przypadkach (np. sprzedaż towarów wewnątrz Holandii na rzecz holenderskiego przedsiębiorcy), pomimo zastosowania mechanizmu odwrotnego obciążenia, rejestracja do VAT w Holandii i złożenie tam deklaracji podatkowej i tak będzie konieczne.
Sytuacje, kiedy rejestracja do VAT w Holandii jest konieczna
Rejestracja do celów VAT w Holandii może okazać się obowiązkowa w następujących przypadkach:
Sprzedaż w Holandii na rzecz osób prywatnych
Przykład: Polska firma na targach meblowych w Holandii sprzedaje na rzecz odwiedzającego krzesło.
Sprzedaż z Holandii na rzecz osób prywatnych z innego kraju w UE
Przykład: Polska firma wysyłkowa ze swojego magazynu z Holandii wysyła towar do prywatnego klienta w Niemczech.
Sprzedaż z Holandii na rzecz przedsiębiorców z innych krajów UE w ramach sprzedaży wewnętrznej lub wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
Przykład: Polska firma ma swój magazyn części zamiennych w Holandii i z tego magazynu dostarcza towar w Holandii dla belgijskiej firmy.
Przykład: Polska firma ma swój magazyn części zamiennych w Holandii i z tego magazynu wysyła towar do swojego klienta – firmy z Niemiec.
Wewnątrzwspólnotowe nabycie w Holandii
Przykład: Polska spółka zamawia maszynę z Niemiec i podaje adres dostawy w Holandii.
Otrzymanie faktury z reverse charge z miejscem opodatkowania w Holandii
Przykład: Polska firma wykonuje prace budowlane w Holandii przy pomocy polskiego podwykonawcy. Polski podwykonawca wystawia fakturę z odwrotnym obciążeniem.
Wykonanie prac budowlanych w Holandii na rzecz osoby prywatnej
Przykład: Firma z Polski buduje dom w Holandii na rzecz holenderskiej osoby prywatnej.
Dokonanie importu na terenie Holandii
Przykład: Polska firma zamawia z Chin maszynę i odprawia ją w porcie w Holandii
Sprzedaż wysyłkowa z Polski do Holandii powyżej rocznego limitu 100.000 euro
Przykład: Polska firma wysyłkowa sprzedaje w sprzedaży wysyłkowej z Polski do Holandii towary na rzecz konsumentów o łącznej wartości ponad 100.000 euro w roku kalendarzowym.
Przewóz osób przez terytorium Holandii
Przykład: Polska firma przewozowa świadczy usługi przewozu osób z Polski do Wielkiej Brytanii. Trasa przejazdu przebiega przez Holandię.
Procedura rejestracji
Jeżeli zajdzie jeden z przypadków opisanych powyżej i rejestracja do VAT w Holandii okaże się obowiązkowa, to właściwym organem dla firm nie mających siedziby w Holandii jest:
Belastingdienst/kantoor Buitenland
Postbus 2865
NL-6401 DJ Heerlen
Tel.: +31 (0) 555 385 385
Należy wypełnić i przesłać wniosek do tego urzędu skarbowego w Holandii (Heerlen). We wniosku należy podać dane firmy i powód rejestracji.
Obowiązki po rejestracji
Po dokonaniu rejestracji należy składać w Holandii deklaracje VAT, nawet jeżeli nie wykona się żadnej sprzedaży lub nie wykaże podatku VAT do zwrotu. Co do zasady deklaracje składane są w okresach kwartalnych. Jeżeli sprzedaż przekracza 15.000 euro miesięcznie, to można opcjonalnie wybrać możliwość składania deklaracji miesięcznych. Przy niskich obrotach możliwe jest składanie deklaracji raz w roku.
W Holandii nie składa się rocznej deklaracji VAT, tak jak ma to miejsce np. w Niemczech.
Deklaracje składać można jedynie w formie elektronicznej. Można to zrobić na trzy sposoby:
- samemu za pomocą bezpiecznej strony Belastingdienst.nl
- za pomocą odpowiedniego oprogramowania księgowego
- za pośrednictwem przedstawiciela podatkowego, księgowego lub doradcy podatkowego.
Termin na złożenie deklaracji dla podmiotów zagranicznych to 2 miesiące od końca okresu, za który składana jest deklaracja VAT w Holandii. W tym samym terminie należy uregulować VAT na konto właściwego urzędu skarbowego w Holandii. W przypadku, gdy nie zostanie złożona deklaracja VAT w Holandii lub zostanie złożona z opóźnieniem, holenderski urząd skarbowy może wymierzyć grzywnę.
Zwrot podatku naliczonego w Holandii
Rejestracja do VAT w Holandii umożliwia wykazanie w deklaracji podatku naliczonego (nie trzeba wtedy składać wniosków VAT-REF). Warunkiem odliczenia podatku naliczonego jest posiadanie prawidłowej faktury zakupu. Faktura taka powinna zawierać m.in.:
- nazwę i adres dostawcy
- numer VAT dostawcy
- nazwę i adres nabywcy
- numer faktury
- datę wystawienia faktury
- datę dostawy lub wykonania usługi
- ilość i rodzaj dostarczonych towarów oraz stawkę podatku lub wskazanie na zwolnienie
- zakres i rodzaj wykonanej usługi oraz stawkę podatku lub wskazanie na zwolnienie
- cenę jednostkową bez VAT
- ewentualne upusty, jeżeli nie są one uwzględnione w cenie jednostkowej
- wynagrodzenie
- przy zaliczce – termin płatności, jeżeli różni się od daty faktury
- kwotę holenderskiego podatku VAT
W przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych oraz transakcji, w których zastosowanie znajduje mechanizm odwrotnego obciążenia, należy na holenderskiej fakturze wskazać również numer VAT nabywcy.
Nie można odliczyć podatku naliczonego związanego z zakupem posiłków i napoi w lokalach gastronomicznych. Możliwe jest natomiast odliczenie podatku związanego z zakupem noclegów, oczywiście pod warunkiem, że nocleg jest związany z wykonaniem czynności opodatkowanych VAT.
Zasadą jest, że przy złożeniu pierwszej deklaracji VAT w Holandii należy przedłożyć faktury zakupowe w oryginale, a dokumenty sprzedażowe w kopii. Przy dalszych deklaracjach należy przesyłać jedynie zestawienie faktur ujętych w deklaracji. Urząd skarbowy może wezwać oczywiście do przedłożenia kopii lub oryginałów, celem czynności sprawdzających.
Przed dokonaniem czynności, która może spowodować obowiązek rejestracji do VAT w Holandii, warto wpierw zlecić szczegółową analizę podatkową, czy taki obowiązek w ogóle powstanie i jakie będą jego konsekwencje. Pozwoli uniknąć to sytuacji, gdy polska firma z opóźnieniem dokonuje rejestracji do VAT w Holandii. Spóźniona rejestracja może spowodować liczne, negatywne konsekwencje dla firmy. Dotyczy to w szczególności branży budowlanej. Warto wyjaśnić te kwestie ze specjalistą z zakresu kwestii polsko-holenderskich zanim obowiązek rejestracji powstanie.
Kancelaria JLT zapewnia kompleksowe wsparcie podatkowe dla firm. Zapraszamy do kontaktu.
