Coraz więcej polskich firm wysyła pracowników do Niemiec do wykonywania usług. Umożliwia to agencja pracy tymczasowej w Niemczech. Na rynku niemieckim brakuje rąk do pracy, tak więc firmy niemieckie chcą korzystać z polskich pracowników tymczasowych. Zobacz, jakie obowiązki wiążą się z działalnością agencji pracy tymczasowej na terenie Niemiec.
Co to jest praca tymczasowa i jak działa agencja pracy tymczasowej w Niemczech?
Praca tymczasowa jest to forma zatrudnienia, w której jeden podmiot (pracodawca) wypożycza pracownika (pracownik tymczasowy) do innej firmy (pracodawca użytkownik). Ta forma zatrudnienia jest też zwana leasingiem pracowniczym. Zaletą dla pracodawcy użytkownika jest pozyskanie siły roboczej bez potrzeby wiązania się z pracownikiem na dłużej. Wypożyczający płaci agencji pracy tymczasowej ustaloną stawkę za wypożyczenie pracownika i generalnie mówiąc, niczym więcej się nie przejmuje. To agencja pracy tymczasowej wypłaca wynagrodzenie, udziela urlopu, załatwia wszystkie formalności.
Czy agencja pracy tymczasowej w Niemczech ma jakieś obowiązki?
Oczywiście, w Niemczech – jak przy każdego rodzaju działalności – nie obejdzie się bez licznych formalności. Działalność jako agencja pracy tymczasowej w Niemczech (Arbeitnehmerüberlassung) wiąże się nawet z większą ilością pracy papierkowej niż w innych branżach. Jest to przy tym też branża, która zdecydowanie najczęściej jest kontrolowana. Jeżeli przy innej działalności niż praca w Niemczech tymczasowa kontrola może się zdarzyć od czasu do czasu, to przy agencji pracy tymczasowej takiej kontroli możemy być pewni. Wynika to z tego, że trzeba postarać się o specjalne zezwolenie, a ono jest wydawane na początku tylko na rok. Żeby je przedłużyć, trzeba wykazać, że spełniło się wszystkie obowiązki w Niemczech. Bez tego zezwolenie nie zostanie przedłużone.
Ważna rzecz, o której należy pamiętać: w Niemczech wypożyczanie pracowników w branży budowlanej jest co do zasady zabronione. Niestety dużo polskich firm o tym nie wie i udostępnia swoich pracowników budowlanych niemieckiej firmie, np. rozliczając się za nich stawką godzinową. Jest to traktowane jako ukryte użyczenie pracowników (verdeckte Arbeitnehmerüberlassung) i zagrożone jest wysokimi karami. Jeśli planują Państwo zatrudnienie pracownika z takiej branży, warto zapoznać się z praktycznym poradnikiem, jak Wykonywanie usług budowlanych w Niemczech – o czym warto pamiętać? Część I.
Jak uzyskać pozwolenie na użyczanie pracowników do Niemiec?
Aby móc działać jako agencja pracy tymczasowej w Niemczech, trzeba spełnić określone warunki. Przede wszystkim trzeba mieć wpis do rejestru agencji zatrudnienia w Polsce.
Wniosek składa się do marszałka województwa tam, gdzie prowadzi się działalność. Wniosek może zostać złożony w formie elektronicznej (za pośrednictwem Systemu Teleinformatycznego Obsługi Rejestrów) lub w wersji papierowej. Po rejestracji marszałek województwa wydaje certyfikat, kosztuje to 200 zł.
Następnie trzeba uzyskać zgodę na prowadzenie agencji pracy tymczasowej w Niemczech. Wniosek składa się do Agentur für Arbeit Düsseldorf, 40180 Düsseldorf.
Do wniosku w Niemczech polska agencja pracy składa następujące dokumenty:
- certyfikat wpisu agencji pracy w Polsce
- wydruk z Krajowego Rejestru Sądowego lub CEIDG
- umowę spółki
- zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach z właściwego Urzędu Skarbowego
- zaświadczenie o niezaleganiu w płaceniu składek z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
- zaświadczenie o niekaralności
- potwierdzenie posiadania środków pieniężnych w kwocie 10.000,- euro (przy pierwszym złożeniu wniosku, później wymagane jest 2.000,- euro od każdego pracownika tymczasowego delegowanego do Niemiec, jednak co najmniej 10.000,- euro), takim potwierdzeniem może być przykładowo wyciąg z rachunku bankowego lub promesa bankowa
- wzór umowy z pracownikiem tymczasowym
- wzór umowy z pracodawcą użytkownikiem
- oświadczenie o wyrażeniu zgody na wgląd do dokumentów firmowych.
Dokumenty trzeba przedłożyć oczywiście z tłumaczeniem na język niemiecki, potrzebne będzie zatem zaangażowanie tłumacza przysięgłego.
Z jakimi kosztami musi liczyć się agencja pracy tymczasowej w Niemczech?
Opłata od wniosku o pozwolenie wynosi 1.300,- euro. Zezwolenie udzielane jest na jeden rok. Przedłużenie na kolejny rok wiąże się z opłatą także w wysokości 1.300 euro. Po trzech latach można wystąpić o pozwolenie bezterminowe. Kosztuje ono wtedy 2.500 euro.
Do opłat należy doliczyć także koszty tłumaczeń. Dokumentów jest sporo, więc może być to znacząca kwota. Nie należy też zapomnieć o kosztach doradztwa. Bez profesjonalnego wsparcia nie da się przygotować dobrej umowy z pracownikiem tymczasowym lub pracodawcą użytkownikiem, a takie wsparcie oczywiście kosztuje. Nie warto tutaj szukać oszczędności, umowy te będą podstawą dla funkcjonowania firmy takiej jak agencja pracy tymczasowej Niemcy. Kompleksowa i profesjonalna obsługa firm w Niemczech jest bardzo istotna. Nieprawidłowo przygotowane dokumenty mogą bowiem nie tylko przedłużyć sam proces, ale zwiększyć koszty wysyłania pracownika tymczasowego do Niemiec.
Na jak długo można delegować pracownika tymczasowego do Niemiec?
Pojawia się jednak pytanie – ile można pracować przez agencję pracy tymczasowej w Niemczech? Pracownik delegowany może otrzymać zaświadczenie A1 maksymalnie na 24 miesiące. Zaświadczenie to pokazuje, że pracownik jest ubezpieczony społecznie w Polsce i nie musi zatem płacić składek w Niemczech. Nie oznacza to jednak, że można wysłać pracownika tymczasowego zawsze na 24 miesiące.
Uważać trzeba na maksymalny czas wypożyczenia pracownika do jednego pracodawcy użytkownika. Okres ten wynosi maksymalnie 18 miesięcy. Co ważne, jeżeli pracownik był wcześniej wypożyczony do tego samego pracodawcy z innej agencji pracy, to okresy te się zlicza. Wystarczy jednak przerwa co najmniej trzymiesięczna, by okres 18 miesięcy liczył się od nowa.
Należy dokładnie pilnować, aby maksymalny okres 18 miesięcy nie został przekroczony. Po przekroczeniu 18 miesięcy pracownik automatycznie staje się bezpośrednim pracownikiem pracodawcy użytkownika. Agencje pracy tymczasowej Niemcy, podobnie jak pracodawca użytkownik, mogą również zostać ukarane grzywną do wysokości 30.000 euro.
Czy pracownik tymczasowy powinien otrzymywać płacę minimalną w Niemczech?
Tak, oczywiście tutaj nie ma wyjątków. Pracownikowi tymczasowemu, którego wysyła agencja pracy tymczasowej do Niemiec, przysługuje płaca minimalna. Podstawowa stawka płacy wynosi obecnie 9,50 euro brutto. W niektórych branżach stawka może być wyższa (np. sprzątanie budynków, branża elektryczna).
W Niemczech do pracy tymczasowej stosuje się najczęściej postanowienia układu zbiorowego iGZ-DGB. Jest on bardzo popularny, ponieważ pomaga w pewnym stopniu obejść obowiązek zapłaty od pierwszego dnia równej płacy (equal pay). Chodzi o to, że pracownik tymczasowy w Niemczech powinien zarabiać tyle, co stała załoga pracodawcy użytkownika. Tak, by pracownicy tymczasowi nie wywierali presji na obniżenie pensji stałej załogi i nie było dumpingu płacowego. Jednak układ zbiorowy iGZ-DGB wyłącza zasadę równej płacy przez pierwsze 9 miesięcy (potem wystarczy odpowiednio długa przerwa w zatrudnieniu i okres ten liczony jest na nowo).
Stawki według układu zbiorowego iGZ-DGB od 01.10.2020 r. wynoszą od 10,15 euro dla landów zachodnich. Dla landów wschodnich stawki te zaczynają się odpowiednio od 10,10 euro. Są to stawki brutto. Wzrastają one wraz ze stopniem zaszeregowania pracownika. Od 01.04.2021 r. obowiązuje jednolita stawka dla całych Niemiec i przy najniższym stopniu zaszeregowania wynosi ona 10,45 euro.
Jak opodatkować pracownika tymczasowego w Niemczech?
Jest to niezmiernie istotna kwestia. Przy pracownikach tymczasowych delegowanych do Niemiec nie stosuje się zasady 183 dni. Niemiecki podatek dochodowy od wynagrodzeń (Lohnsteuer) płaci się od pierwszego dnia użyczenia pracownika do Niemiec. W takim wypadku nie potrąca się zaliczki na polski PIT pracownika. Rozliczenie pracownika w Niemczech należy zlecić zatem profesjonalnemu podmiotowi. Składki ZUS będą nadal rozliczane w Polsce, o ile pracownik dysponuje zaświadczeniem A1 wydanym przez ZUS.
Czy wypożyczanie obcokrajowców do Niemiec jest możliwe?
Agencja pracy tymczasowej może wysyłać do Niemiec obcokrajowców z innych krajów UE. Tutaj obowiązują takie same zasady, jak w przypadku pracowników z Polski. Problem pojawia się jednak w przypadku pracowników spoza UE, np. z Ukrainy, Białorusi. Te osoby, mimo że są legalnie zatrudnione w polskiej agencji pracy tymczasowej, nie mogą być wypożyczane do Niemiec. Do tego wymagana jest specjalna wiza Vander Elst. Jednak zgodnie z informacjami uzyskanymi w Ambasadzie Niemiec w Warszawie tego rodzaju wizy nie są wydawane pracownikom tymczasowym. W takim przypadku praca tymczasowa w Niemczech nie będzie zatem możliwa dla pracowników spoza UE. Takie osoby mogą starać się o zatrudnienie jedynie poprzez niemieckie agencje pracy tymczasowej.
Agencja pracy tymczasowej w Niemczech – czy to się opłaca?
Prowadzenie działalności w Niemczech jako agencja pracy tymczasowej ma swoje wady i zalety. Niewątpliwą zaletą jest to, że firma nie naraża się na zarzut ukrytego użyczania pracowników. Znaczna część polskich firm, pod płaszczykiem wykonywania usług, tak naprawdę wypożycza pracowników. Niemiecka firma jest np. zainteresowana 5 elektrykami, a polska firma ich zatrudnia i deleguje do Niemiec w celu świadczenia usług. Pracownicy z Polski otrzymują polecenia od firmy niemieckiej, są rozliczani stawką godzinową, efekty ich pracy kontrolowane są przez niemieckiego zleceniodawcę. Jest to klasyczne użyczenie pracowników, co wymaga zgody na działalność jako agencja pracy tymczasowej w Niemczech.
Niemieckie władze są zorientowane na walkę z ukrytym użyczaniem pracowników, więc w tym wypadku lepiej nie ryzykować i prowadzić legalne wypożyczanie pracowników.
Agencja pracy tymczasowej ma też swoje wady. Uzyskanie zezwolenia jest skomplikowane i wymaga specjalistycznego doradztwa. Minusem jest też to, że od pierwszego dnia należy płacić podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników w Niemczech. Podatek ten może być znacznie wyższy, jeżeli agencja pracy tymczasowej w Niemczech nie zatroszczy się o odpowiednią klasę podatkową dla pracownika. Podatki przy najgorszej, VI klasie podatkowej mogą być kilkukrotnie wyższe niż w Polsce.
Rosnąca liczba polskich firm, które oferują usługi takie jak praca tymczasowa Niemcy, pokazuje jednak, że ten sposób działalności jest opłacalny. Trzeba jednak wszystko porządnie zaplanować i przygotować dobre umowy, model działalności itd.
W czym możemy pomóc?
Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia przy prowadzeniu działalności jako polska agencja pracy tymczasowej w Niemczech, to kancelaria JLT służy Państwu pomocą. Pomożemy przy przygotowaniu wniosku o pozwolenie na użyczanie pracowników. Przygotujemy dla Państwa umowy z pracownikami tymczasowymi i pracodawcą użytkownikiem. Nasza kancelaria może również wspierać Państwa firmę przy rozliczeniach pracowników w Niemczech. Służymy radą także w kwestii tego, jak założyć agencję pracy w Niemczech. Zapraszamy do kontaktu niezależnie od tego, czy zastanawiają się Państwo jak założyć formę w Niemczech, czy potrzebują pomocy w już istniejącej agencji.
