Subunternehmer aus Polen – 10 Tips beim Einsatz einer Baufirma aus Polen

Immer mehr deutsche Firmen suchen einen Subunternehmer aus Polen, insbesondere in der Baubranche. Wie sollte man die polnische Baufirma überprüfen. Welche Pflichten muss ein polnischer Bauunternehmer in Deutschland erfüllen? Was ist beim Einsatz von einem Subunternehmer aus Polen zu beachten?

1. Prüfen Sie, ob der Subunternehmer aus Polen überhaupt existiert

Die polnische Firma muss entweder im Handelsregister (Krajowy Rejestr Sądowy –  KRS) oder im Gewerberegister (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – CEIDG) eingetragen werden.

Welche Unterlagen sind von einem Subunternehmer aus Polen zu fordern?

• ein Auszug aus dem Handelsregister (wyciąg z KRS)
• ein Auszug aus dem Gewerberegister (wpis do CDIDG)

2. Prüfen Sie, ob der polnische Subunternehmer die Steuern und Sozialabgaben in Polen zahlt

Keine Sorge, der Auftraggeber aus Deutschland haftet nicht für steuerliche Schulden des Subunternehmers aus Polen. Es lohnt sich aber zu überprüfen, ob die polnische Firma redlich ist. Bezahlt der polnische Subunternehmer die Steuer bzw. Sozialabgaben in Polen nicht, ist das bestimmt schon ein Signal, die Firma sei in der schlechten Finanzlage oder ihren Pflichten nicht nachkommt. In jedem Fall ist es besser, anderen Subunternehmer zu finden.

Fordern Sie bitte eine Unbedenklichkeitsbescheinigung (zaświadczenie o niezaleganiu) aus polnischem Finanzamt (urząd skarbowy) und Versicherungsanstalt (Zakład Ubezpieczeń Społecznych, ZUS).

3. Fordern Sie die A1-Bescheinigungen für Arbeitnehmer der polnischen Baufirma

Bei einem Subunternehmer aus Polen bleibt aufgrund bestehender EU-Regelungen die Sozialversicherungspflicht des entsandten Arbeitnehmers bis zu 24 Monaten in Polen bestehen. Die gültige Versicherung muss für jeden entsandten Arbeitnehmer mithilfe der A1-Bescheinigung nachgewiesen werden. Diese Bescheinigung wird in Polen durch die Versicherungsanstalt (Zakład Ubezpieczeń Społecznych – ZUS) erteilt.

Für einen deutschen Auftraggeber ist die Überprüfung der A1-Bescheinigungen von entscheidender Bedeutung. Der deutsche Auftraggeber kann für die Erfüllung der Zahlungspflichten seines Nachunternehmers aus Polen in Bezug auf die Sozialversicherungsbeiträge haften. Sind die Mitarbeiter in Polen nicht zur Versicherung angemeldet und somit haben keine A1-Bescheinigung, müssen die Sozialversicherungsbeiträge in Deutschland entrichtet werden. Macht das der polnische Subunternehmer nicht, haftet für die Zahlungen der Auftraggeber.

4. Fragen Sie die polnische Baufirma nach der Freistellungsbescheinigung

Die Freistellungsbescheinigung nach §48b Einkommensteuergesetz dient dazu, Bauabzugsteuer zu vermeiden. Die Pflicht, die Bauabzugsteuer abzuführen, gilt auch dann, wenn die Bauleistungen von einem Subunternehmer aus Polen erbracht werden. Um die Bauabzugsteuer zu vermeiden, muss die polnische Baufirma die Freistellungsbescheinigung beantragen. Verfügt die polnische Baufirma im Zeitpunkt der Zahlung über keine Freistellungsbescheinigung, so ist der Leistungsempfänger verpflichtet, die Bauabzugsteuer in Höhe von 15% vorzunehmen, an das zuständige Finanzamt das anzumelden und die Steuer rechtzeitig abzuführen.

Wird die Bauabzugsteuer abgeführt, kann der Subunternehmer aus Polen einen Antrag auf Erstattung bis zum Ablauf des zweiten Kalenderjahres zu stellen, das auf das Jahr folgt, in dem der Abzugsbetrag angemeldet worden ist. Also die polnische Firma kann das Geld zurückbekommen, sie muss nur einen Antrag stellen und entsprechende Unterlagen dem Finanzamt vorzulegen.

5. Prüfen Sie die Anmeldung bei der Zollverwaltung

Entsendet der polnische Subunternehmer die Mitarbeiter nach Deutschland, so besteht eine Meldepflicht bei der Zollverwaltung. Jederzeit vor Beginn einer Werk- oder Dienstleistung muss eine elektronische Anmeldung in deutscher Sprache bei der Zollverwaltung gemacht werden. In der Anmeldung sind die für die Prüfung wesentliche Angaben (wie z.B. Beginn, Dauer und Ort der Beschäftigung, Namen der Mitarbeiter) anzugeben. Bei einem Verstoß gegen die Meldepflicht drohen dem Auftraggeber zwar keine Geldbußen, aber sollte diese Anmeldung unbedingt geprüft werden. Wurde keine Anmeldung gemacht, kann es bedeuten, dass der Subunternehmer aus Polen illegal in Deutschland arbeitet. Es kann auch bedeuten, dass er keinen Mindestlohn zahlt, wofür der Auftraggeber schon haften kann.

Es ist empfehlenswert, am Beginn und im Laufe des Projekts eine Kontrolle durchzuführen, ob alle Mitarbeiter angemeldet wurde. Vergleichen Sie einfach die Angaben aus der Anmeldung mit den Personalausweisen der Arbeitnehmer einer polnischen Baufirma.

6. Prüfen Sie, ob der polnische Subunternehmer sich für Umsatzsteuer registriert hat

Grundsätzlich muss sich der Subunternehmer aus Polen, der die Bauleistungen an einer deutschen Firma erbringt, nicht für Umsatzsteuer in Deutschland registrieren lassen. Die polnische Baufirma stellt die Rechnung ohne Umsatzsteuer im sog. Reverse-Charge-Verfahren (Umsatzsteuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers). Der Leistungsempfänger schuldet hier die Steuer (§ 13b Abs. 1 bzw. Abs. 2 Nr. 1 in Verbindung mit Abs. 5 UStG).

Beauftragt der polnische Subunternehmer weiteren Nachunternehmer, so geht die Steuerschuld auf den Subunternehmer aus Polen über. Das führt zur Registrierungspflicht der polnischen Baufirma in Deutschland.

7. Fordern Sie die Anmeldung an SOKA-Bau

Bei den Bauleistungen gelten für ausländische Unternehmen Sonderbedingungen. Die entsandten Arbeitnehmer sind bei der Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft (SOKA-Bau) anzumelden. In Polen gibt es keine Urlaubskasse, so die polnischen Baufirmen wissen oft nichts von dieser Pflicht. Die Beiträge (15,40%) stellen für die polnischen Baufirmen eine erhebliche Belastung dar, so dass viele Bauunternehmer aus Polen versuchen, diese Pflicht zu vermeiden. Die Baufirmen aus Polen melden sich überhaupt nicht bei SOKA oder zeigen in monatlichen Meldungen weniger Personal oder weniger gearbeiteten Stunden. Alles, damit die Beiträge niedriger wären.

Auch für die Beiträge an SOKA-Bau kann der Auftraggeber haften. Nach ein paar Monaten kann den Betrag erheblich sein. Daher ist es erforderlich, laufend die Monatsmeldungen an SOKA zu fordern.

8. Fordern Sie Unterlagen zum Mindestlohn

Bei der Entsendung von Arbeitnehmern nach Deutschland sind die Vorschriften des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG) zu beachten. Die Arbeitgeber, die in Deutschland in der Baubranche tätig sind, sind verpflichtet, die für allgemeinverbindlich erklärten Mindestarbeitsbedingungen einzuhalten. Die Mindestarbeitsbedingungen gelten auch für die polnischen Baufirmen.

Mindestarbeitsbedingungen sind:

• Zahlung des Mindestlohns
• Gewährung des Mindesturlaubs
• Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten
• Zahlung von Überstundenzuschlägen

Der deutsche Auftraggeber haftet entsprechend § 14 AEntG wie ein Bürge dafür, dass der von ihm beauftragte Unternehmer oder dessen beauftragter Nachunternehmer, einem Arbeitnehmer den Nettolohn zahlt. Der Mindestlohn stellt für polnische Baufirmen eine erhebliche Belastung dar und die Pflicht zur Zahlung des Mindestlohns wird relativ oft umgegangen. Die Methoden der Umgehung des Mindestlohns sind wie folgt:

• keine Anmeldung der Mitarbeiter an Zoll und SOKA-Bau
• Beschäftigung von Selbständigen (Scheinselbständigkeit)
• Herabsenkung der tatsächlichen Arbeitszeit
• keine Überstunden ausgewiesen
• Arbeit an Urlaubstagen
• Akkordarbeit
• fiktive Lohnabrechnungen und Lohnzahlungen (Mitarbeiter erhalten nicht volle Vergütung, die offiziell ausgewiesen ist)
• Facharbeiter werden als Helfer mit Helferlohn (Lohngruppe 1) abgerechnet

9. Fordern Sie eine Eintragung in die Handwerksrolle

Der Subunternehmer aus Polen muss sich am meisten bei der Handwerkskammer melden, um eine Ausnahmebewilligung nach § 9 HwO zu erhalten. Vor allem ist es zu prüfen, ob die zu erbringenden Leistungen in Deutschland als zulassungspflichtig oder zulassungsfrei gelten.

Falls die Eintragung in die Handwerksrolle nicht erforderlich ist, sollte sich die polnische Baufirma bei der örtlichen IHK anmelden. Hier haftet der Auftraggeber nicht dafür.

10. Wenden Sie sich an einem Rechtsanwalt, der sich auf den Rechtsverkehr zwischen Polen und Deutschland spezialisiert

Die Pflichten eines Subunternehmers in Polen können variieren und müssen immer im Einzelfall geprüft werden. Allgemeine Informationen können eine umfassende Prüfung und Beratung durch einen Rechtsanwalt/Steuerberater im Einzelfall nicht ersetzen. Der geeignete Rechtsanwalt hilft Ihnen den Subunternehmer aus Polen zu überprüfen, unterstützt Ihnen bei der Vertragsgestaltung und hilft auch der polnischen Baufirma alle Erfordernisse des deutschen Rechts zu erfüllen. Dadurch wird das Haftungsrisiko des deutschen Auftraggebers signifikant verringert.

Die Kanzlei JLT bietet eine komplexe Rechts- und Steuerberatung für Unternehmer aus der Baubranche an. Wir unterstützen sowohl die deutschen Firmen in Polen als auch in Deutschland beim Einsatz von Subunternehmern aus Polen. Wir können auch Ihren polnischen Subunternehmer bei allen Formalitäten in Polen und Deutschland unterstützen. Haben Sie Fragen dazu, so stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.