Wykonywanie usług budowlanych w Niemczech – o czym warto pamiętać? Część I – kwestie pracownicze
Liczne grono polskich firm budowlanych próbuje podbijać rynek niemiecki swoimi usługami. Obecność w Unii Europejskiej zapewnia swobodę świadczenia usług w innych krajach. Swoboda ta jednak nie jest absolutna. Polska firma budowlana w Niemczech powinna spełnić szereg wymogów i obowiązków prawnych, by móc legalnie działać w Niemczech. Trzeba również pamiętać o poprawnym rozliczeniu usług budowlanych w Niemczech pod kątem podatku.
Poniżej przedstawiamy podstawowe zagadnienia związane ze świadczeniem usług budowlanych w Niemczech związane z kwestiami pracowniczymi. Są to kwestie najistotniejsze, o których powinny pamiętać polskie firmy w Niemczech. Należy pamiętać, że obowiązków jest jednak więcej. Przed rozpoczęciem świadczenia usług budowlanych w Niemczech skonsultuj się więc ze specjalistą od spraw polsko-niemieckich.
Najważniejsze kwestie podatkowe przy usługach budowlanych w Niemczech omówione zostały <<TUTAJ>>.
Więcej o delegowaniu pracowników do Niemiec można dowiedzieć się <<TUTAJ>>.
Płaca minimalna i obowiązki z tym związane
W Niemczech obowiązuje płaca minimalna (Mindestlohn). W 2023 roku wynosi ona 12,00 euro brutto, od 01.01.2024 stawka ta wzrasta do 12,41 euro. Stawki w budownictwie są jednak wyższe. Związki zawodowe pracowników budowlanych wywalczyły sobie znacznie wyższe stawki. Obowiązują one również polskie firmy, które wysyłają pracowników w celu wykonania usług budowlanych w Niemczech. Stawki zależą od kraju związkowego, w którym wykonywane są prace (generalnie w dawnym RFN kwoty są wyższe niż w byłej NRD). Pracownicy wykonujący prace pomocnicze otrzymają nawet 12,85 euro brutto za godzinę. Pracownicy wykwalifikowani mają płacę godzinową zagwarantowaną na poziomie 15,70 euro brutto za godzinę. Stwawki te zapewne wzrosną w 2024 r.
Przed delegowaniem pracowników budowlanych do Niemiec trzeba wpierw ustalić właściwą stawkę danego pracownika.
Pracodawca polski, który deleguje pracowników do Niemiec, musi nie tylko zagwarantować niemiecką płacę minimalną, ale również spełnić szereg obowiązków, które pomogą zweryfikować niemieckim organom, czy faktycznie taka płaca jest wypłacana.
Przede wszystkim trzeba zgłosić każdego pracownika przed wysłaniem go na budowę do Niemiec. Zgłoszenie następuje za pomocą portalu www.meldeportal-mindestlohn.de. Zalecanym jest, by na budowie w Niemczech osoba wyznaczona dysponowała kopią zgłoszenia. Weryfikacją obowiązków zajmuje się urząd celny (Zollamt), który dokonuje częstych kontroli na budowach.
Pracodawca powinien wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna w Niemczech za przechowywanie określonych dokumentów.
Urząd celny jest uprawniony do wglądu w dokumenty płacowe, zgłoszenia i inne dokumenty firmy, z których wynika zakres, sposób i czas zatrudnienia. Do tych dokumentów należą w szczególności:
- dowody dotyczące zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego w Polsce i w Niemczech;
- rozliczenia pensji (listy płac)
- potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia (pokwitowania, potwierdzenia przelewów)
- umowy o pracę / współpracę
- dokumenty dot. czasu pracy (listy obecności, listy urlopowy, ewidencja czasu pracy)
- dowody księgowe
- umowy z podwykonawcy
- umowy o roboty budowlane
Pracodawca powinien ponadto udokumentować początek, koniec i czas trwania dziennego czasu pracy pracowników i te dokumenty przechowywać przez co najmniej 2 lata. Ponadto pracodawca powinien powiadomić swoich pracowników o obowiązku posiadania zawsze przy sobie dokumentu tożsamości.
Kary za nieprzestrzeganie przepisów o płacy minimalnej są bardzo wysokie. 30.000 euro za niezgłoszenie pracownika i nawet 500.000 euro za niewypłacanie należnego wynagrodzenia minimalnego lub wypłacanie go z opóźnieniem. W praktyce firma jest obciążana trzykrotnością niewypłaconej kwoty wynagrodzenia lub różnicą między płacą minimalną a faktycznie wypłacanymi kwotami.
Minimalne wymogi niemieckiego prawa pracy
Delegując pracownika do Niemiec, polski pracodawca zobowiązany jest zapewnić wysyłanemu pracownikowi minimalne wymogi niemieckiego prawa pracy. Do wysyłanego pracownika znajdą zatem zastosowanie te same reguły co do niemieckich pracowników. Chodzi np. o kwestie urlopów czy czasu pracy. Pracodawca powinien więc wpierw ustalić, jakie obowiązki będą na nim ciążyły w Niemczech.
Nie wystarczy znajomość ogólnych przepisów niemieckiego prawa pracy. Sięgnąć trzeba też do układów zbiorowych dla pewnych grup zawodowych. Dotyczy to w szczególności branży budowlanej. Istnieje wiele szczegółowych regulacji, które dotyczą tylko pracowników budowlanych.
Przykładowo pracownikom budowlanym przysługuje 30 dni urlopu w roku. Czas pracy nie powinien przekraczać 8 godzin dziennie. W pewnych sytuacjach dzienny czas pracy może być wydłużony. Nie ma możliwości wykonywania pracy w niedziele i święta, chyba że uzyska się specjalne zezwolenie od organu nadzoru.
Przed wysłaniem pracowników do Niemiec warto zatem wpierw zapoznać się z minimalnymi wymogami niemieckimi. W przeciwnym razie pracodawcy grożą grzywny lub roszczenia ze strony pracowników.
Kasa urlopowa SOKA-BAU
Kasa urlopowa i konieczność uczestnictwa w postępowaniu urlopowym jest często nowością dla polskich firm trudniących się świadczeniem usług budowlanych w Niemczech. W Polsce nie ma odpowiednika kasy urlopowej. Postępowanie urlopowa ma umożliwić pracownikom budowlanym, którzy zmieniają pracodawcę w ciągu roku, wykorzystanie pełnego urlopu wypoczynkowego. Ma ono również odciążyć pracodawcę, który akurat tego urlopu udziela.
W skrócie postępowanie urlopowe polega na tym, że pracodawca odprowadza składki do Urlopowej Kasy Budownictwa (Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der
Bauwirtschaft – tzw. „SOKA-BAU”). Jeżeli pracodawca udzieli pracownikowi płatnego urlopu i wypłaci pracownikowi wynagrodzenie za ten czas, to może żądać zwrotu tych kosztów za kasy urlopowej. Jeżeli pracownik nie otrzyma urlopu i przechodzi do następnego pracodawcy, to nowy pracodawca może uzyskać rekompensatę z kasy urlopowej, jeżeli opłacił urlop nowemu pracownikowi. Jeżeli pracownik w ogóle nie skorzysta z płatnego urlopu, to sam może wystąpić do kasy urlopowej o wypłatę ekwiwalentu.
Składki oblicza się miesięcznie a jej wysokość zależy od zarobków brutto pracowników. Składa do SOKA-BAU to 15,20% wynagrodzenia brutto pracownika. Jeżeli zatem pracownik zarobił brutto 2.000 euro w danym miesiącu, pracodawca będzie zobowiązany odprowadzić do kasy urlopowej kwotę 304 euro. Składki należy odprowadzać za każdego pracownika. Warto pamiętać o odpowiednim obliczaniu i dokumentowaniu udzielanych urlopów, tak by pracodawca mógł się ubiegać o zwrot z kasy urlopowej.
Ubezpieczenie społeczne pracowników
Delegowanie pracownika polega na tym, że polska firma wysyła pracowników do pracy poza granice Polski, aby wykonać umowę zawartą z zagranicznym kontrahentem. Jeżeli polska firma wysyła pracownika, żeby wykonać usługi budowlane w Niemczech, to pracownicy co do zasady podlegają dalej ubezpieczeniom społecznym w Polsce.
Warunkiem jest, aby przewidywany czas pracy wysyłanego pracownika nie przekroczył 24 miesięcy i żeby ten pracownik nie pracował w zastępstwie innej osoby, której okres delegowania zakończył się.
Aby pracownik podlegał polskiemu ubezpieczeniu także w czasie świadczenia usług budowlanych w Niemczech, powinien być on zatrudniony w Polsce co najmniej miesiąc przed wyjazdem.
ZUS potwierdza, że dany pracownik podlega polskiemu ubezpieczeniu społecznemu na zaświadczeniu A1. Każdorazowo pracownik wysyłany do Niemiec powinien mieć zatem aktualne zaświadczenie A1.
Warto pamiętać, że delegowanie pracownika ma mieć charakter tymczasowy i nie przekraczać 24 miesięcy. Jeżeli przerwa pomiędzy okresami delegowania przekracza 2 miesiące, to ten termin liczy się na nowo. Termin powinien być liczony także na nowo, jeżeli pracownik jest wysyłany do wykonania innego kontraktu (z innym przedsiębiorcą) niż poprzednio.
Zgłoszenie świadczenia usług do izby rzemieślniczej
Wykonywanie pewnych zawodów w Niemczech wiąże się z obowiązkową przynależnością do izby rzemieślniczej (Handwerkskammer). Na mocy przepisów unijnych nie ma obowiązku uznawania uprawnień rzemieślniczych w Niemczech. Jednak polski przedsiębiorca powinien dokonać pisemnego zgłoszenia we właściwej izbie rzemieślniczej zamiaru wykonywania po raz pierwszy usługi w Niemczech w stosunku do pewnych zawodów. Lista zawodów powodująca obowiązek zgłoszenia do izby rzemieślniczej obejmuje 41 pozycji. Są to m.in. murarze, dekarze czy cieśle.
Pełna lista zawodów objętych obowiązkiem zgłoszenia dostępna jest <<TUTAJ>>
Jeżeli usługi w stosunku do tych zawodów wykonywane są na terenie Niemiec przejściowo, to nie trzeba uzyskiwać wpisu do rejestru rzemieślników, o ile posiada się prawo w Polsce do wykonywania tego rzemiosła. Jeżeli w Polsce dla danego zawodu nie ma obowiązku posiadania określonych kwalifikacji, to trzeba wykonywać ten zawód minimum przez dwa lata w ciągu ostatnich dziesięciu lat. W Polsce można uzyskać odpowiednie zaświadczenie w urzędzie marszałkowskim lub wojewódzkim urzędzie pracy.
Po dokonaniu zgłoszenia i spełnieniu powyższych wymagań można przystąpić do świadczenia usług budowlanych w Niemczech. Izba rzemieślnicza jest zobowiązana w terminie jednego miesiąca wydać usługodawcy potwierdzenie zgłoszenia.
Więcej o delegowaniu pracowników można dowiedzieć się <<TUTAJ>>.
Kancelaria JLT zapewnia kompleksowe wsparcie prawne i podatkowe dla firm w Niemczech, w tym dokonuje rejestracji i wszelkich zgłoszeń w Niemczech. Usługi doradztwa prawnego i podatkowego w Niemczech świadczone są w ramach współpracy z niemieckimi specjalistami. Sprawy prawe i podatkowe na terenie Niemiec są wtedy koordynowane przez radcę prawnego lub doradcę podatkowego z kancelarii JLT.
